Виды и разновидности деловых писем - OXFORDST.RU

Виды и разновидности деловых писем

Деловое письмо: виды, правила оформления, структура

Деловое письмо является неотъемлемым элементов поддержания партнерских отношений между клиентами, поставщиками и заказчиками.

Грамотный текст, корректное оформление и соблюдение этики деловой переписки позволяет наладить не только взаимовыгодное сотрудничество, но и повысить имидж компании.

Прежде, чем приступить к оформлению делового письма, стоит определиться с основной целью. Это может быть выражение благодарности, приглашение, поздравление или предложение сотрудничества. Деловое письмо должно максимально четко выражать основную мысль и составлено с учетом требований деловой переписки.

Основные требования, предъявляемые к оформлению делового письма

  • Наличие фирменного бланка с наименованием организации, адресом, логотипом и печати;
  • Обязательно наличие полей: слева — 3 см, справа –1,5 см;
  • В шапке делового письма обязательно указывается получатель (ФИО, должность);
  • В соответствии с требованиями делопроизводства, в левом верхнем углу указывается дата отправки письма и его регистрационный номер;
  • Деловое письмо подписывается отправителем (ФИО, должность);
  • Традиционно, деловое письмо составляется с использованием шрифта Times New Roman с 12-м размером и одинарным интервалом.

Яркими примерами писем деловой переписки являются оферта, гарантийные или сопроводительные письма, которые отличаются рядом характеристик.

  • Оферта представляет собой деловое предложение о сотрудничестве с указанием деталей договора и является предварительным этапом заключения основного договора;
  • Основная цель сопроводительного письма – предоставление дополнительной информации, сведений или фактов, которые могут заинтересовать потенциального клиента или работодателя. Такие виды писем могут прекрасно дополнить резюме, оферту или коммерческое предложение;
  • Гарантийное письмо относится к виду некоммерческой документации и представляет собой обязательство выполните те или иные действия (оплату, прием на работу или поставку товаров).

Чтобы корректно донести информацию до получателя, за основу можно взять образец делового письма, структура которого легко адаптируется для каждого из видов переписки.

  • Вступление, содержащее обращение, заголовок и основную цель;
  • Главная часть, в которой излагается суть письма и необходимые детали;
  • В заключении указывается ФИО отправителя, должность и пожелания, если таковые уместны.

Образцы деловых писем

Образцы благодарственных писем:

Благодарственное письмо – это деловое письмо, которое содержит слова благодарности по какому-то поводу: за профессиональную работу, качественно оказанные услуги и т.п. Письмо-благодарность может быть адресовано организации в целом либо какому-то конкретному человеку. Оно может являться письмом-ответом на инициативное письмо: письмо-поздравление, письмо-приглашение либо инициативным письмом, написанным по собственной инициативе составителя.

Образцы гарантийных писем:

Гарантийное письмо – это некоммерческое деловое письмо, которое содержит в себе подтверждение (гарантию) выполнения каких-то действий или соблюдение определенных условий: сроков и факта оплаты за полученную продукцию, выполненную работу либо оказанные услуги, гарантии качества и прочее. Иными словами, гарантийное письмо является способом обеспечения исполнения обязательства стороной сделки. Гарантийное письмо может составляться в ответ на письмо-претензию.

Информационное письмо – некоммерческое деловое письмо, основной целью которого является информирование, реклама, извещение о дальнейшем сотрудничестве, о сроке действия договора, об аспектах деятельности компании, продукции компании и т.п. Информационное письмо может выступать в качестве маркетингового инструмента на пути продвижения продукции компании, привлечения новых клиентов и увеличения продаж.

Оферта. Образцы писем-предложений

Оферта (договор оферты) — это предложение о заключении договора о сотрудничестве с указанием основных деталей сделки: наименования, количества, качества, цены товара, условий и срока поставки, оплаты, способа доставки. Она является предварительной стадией заключения договора. Лицо, делающее предложение, называют оферентом, принимающее – акцептантом. Предложение, сделанное неопределенному кругу людей, называется публичной офертой.

Рекламация. Образец рекламации (письма-претензии)

Рекламация — это претензия, которая составляется при совершении сделки в случае неудовлетворенности одной стороной качеством, количеством, ассортиментом полученного товара, сроками поставки и т.п. Письмо-претензия (рекламация) содержит претензии к стороне, нарушившей свои обязательства по договору и требования о возмещении убытков: о замене некачественного товара, устранении дефектов, снижении цены и прочее.

Сопроводительное письмо — это вид делового письма, которое составляется при отправке документов, коммерческого предложения, резюме и т.п.

Рекомендательное письмо – это документ, который представляет собой отзыв о соискателе со стороны его бывшего руководителя либо сотрудника с профессиональной точки зрения.

Рекомендательное письмо содержит в себе краткую характеристику профессиональных навыков, достижений человека, его основных успехов во время учебы либо работы, сильных сторон. С помощью рекомендаций работодатель может увидеть более четкую картину профессиональной деятельности кандидата, узнать мнение о нем как о сотруднике со стороны людей, которые с ним работали либо учились. Рекомендательное письмо требуют не все работодатели, но при поиске новой работы лучше все-таки позаботиться о его наличии и, как и сопроводительное письмо, приложить к резюме — это придаст большую солидность кандидатуре соискателя.

Письмо-напоминание. Образец письма-напоминания

Письмо-напоминание — это побуждения получателя к какому-то еще невыполненному обязательному действию и меры, которые будут приняты в случае невыполнения обязательств. Такое письмо может содержать напоминание об оплате, о долге, может отправляться в случае отсутствия ответа на письмо, отправленное ранее и т.п. Составляют письмо-напоминание в том случае, если не удается с помощью переговоров добиться желаемого результата. Часто напоминание является одновременно просьбой.

Письмо-подтверждение. Образец письма-подтверждения

Письмо-подтверждение – это некоммерческое деловое письмо, которое составляется с целью подтверждения о получении переданных материалов, информации, документации, достигнутых ранее договоренностей и т.п. Оно может заканчиваться просьбой, пожеланием, предложением. Письмо-подтверждение является знаком глубокого внимания и уважения к получателю.

Письмо-поздравление. Образец письма-поздравления

Письмо-поздравление – это некоммерческое деловое письмо, которое составляется с целью поздравления человека либо организации по какому-то поводу: личному празднику либо достижению, государственному, корпоративному празднику и т.п.

Письмо-приглашение. Образец письма-приглашения

Деловое письмо-приглашение — это приглашение на какое-то мероприятие: конференцию, работу, собеседование, выставку, встречу, концерт, благотворительный вечер, семинар, совещание и т.п.

Текст приглашения должен содержать четкую и конкретную информацию о дате и месте проведения торжества. Письмо может быть адресовано как одному лицу, так и нескольким одновременно.

Отправляется письмо-приглашение, как правило, за несколько дней или даже недель до проведения мероприятия, чтобы приглашенный человек имел время и возможность принять решение и собраться на торжество.

Желательно отправлять письмо-ответ на предложение, даже в случае отказа от предложения. Отказ необходимо сформулировать вежливо, указать причину отказа, пусть даже выдуманную. Оформление письма-приглашения осуществляется согласно правил, установленных для делового письма.

Письмо-просьба. Образец письма-просьбы

Письмо-просьба — это просьба о получении необходимой информации, товаров, услуг, документов, о предоставлении рекомендаций, об организации встречи и др. При его составлении нужно обосновать необходимость выполнения просьбы. Оно может быть адресовано какому-то конкретному физическому лицу либо юридическому лицу — организации. Данный вид письма может содержать в себе не одну просьбу.

Письмо-соболезнование. Образец письма-соболезнования

Письмо-соболезнование — это выражение сочувствия по поводу какого-то печального события либо утраты: соболезнования по поводу смерти, аварии и т.п.

Какие бывают виды деловых писем в деловой переписке

Какие бывают виды деловых писем в деловой переписке? Деловые письма подразделяется на виды по следующим категориям:
  1. По тематическому признаку
  2. По функциональному признаку
  3. По признаку получателя
  4. По композиционному признаку
  5. По структуре
  6. По форме отправления
По тематическому признаку письма бывают:

Коммерческие – используются при подготовке к заключению коммерческой сделки, а также при выполнении условий договоров:

  • оферта (письмо-предложение) – заявление лица о желании заключить сделку с указанием конкретных условий сделки;
  • письмо-запрос — обращение одной стороны к другой о желании заключить сделку, как правило, без указания условий сделки либо уточнить какой-то вопрос при осуществлении сделки;
  • рекламация (письмо-претензия) — претензии к стороне сделки, которая нарушила принятые на себя по договору обязательства, и требование возмещение убытков.

Некоммерческие (собственно деловые письма) – используются при решении различных организационных, правовых вопросов, экономических взаимоотношений:

  • благодарственное письмо – содержит выражение благодарности по какому-то поводу;
  • гарантийное письмо – содержит в себе подтверждение определенных обязательств;
  • информационное письмо (письмо-извещение, письмо-сообщение, письмо-уведомление) — предполагает информирование о каких-то событиях либо фактах, которые составляют интерес либо могут заинтересовать адресата;
  • письмо-напоминание — содержит напоминание о выполнении договоренностей, обязательств и меры, которые будут приняты в случае их невыполнения;
  • письмо-подтверждение – содержит подтверждение получения какого-товара, согласия с чем-либо, какого-то факта и т.п.;
  • письмо-поздравление – содержит поздравление по какому-то поводу;
  • письмо-приглашение – содержит приглашение на какое-то мероприятие;
  • письмо-просьба – содержит просьбу совершить либо прекратить какое-то действие, побудить к действию и т.п.;
  • письмо-соболезнование – содержит сочувствие по какому-то поводу;
  • сопроводительное письмо – составляется для сообщения адресату о направлении каких-то сопроводительных документов, материальных ценностей и т.п.
Читайте также  Корпоративная культура сбербанка

По функциональному признаку:

  • письма-ответы – ответы на инициативные письма;
  • инициативные письма – составляются по инициативе адресанта с определенной целью;
  • письма, требующие ответа (письмо-запрос, письмо-предложение, письмо-рекламация, письмо-просьба, письмо-обращение);
  • письма, не требующие ответа (письмо-напоминание, письмо-предупреждение, письмо-извещение, сопроводительное письмо, письмо-подтверждение).
  • По признаку получателя:
  • циркулярные письма – письма, адресованные нескольким получателям одновременно;
  • обычные письма — адресованные одному конкретному получателю.

По композиционному признаку:

  • одноаспектные – рассматривают один вопрос;
  • многоаспектные – затрагивают несколько вопросов одновременно.

По структуре:

  • регламентированные – составляются по определенному установленному образцу;
  • нерегламентированные – содержат авторский текст и составляются в свободной форме, не имеют установленного образца.

По форме отправления:

  • конвертные – отправленные с помощью почты в конверте;
  • электронные – отправленные в электронном виде на e-mail;
  • факсовые – отправленные по факсу

Деловые письма: виды и правила составления

Сегодня деловое письмо – неотъемлемая часть ведения бизнеса и других официальных отношений. Деловое письмо может быть составлено любым человеком или организацией, если в этом существует объективная необходимость. Но важно уметь составить его правильно.

Виды деловых писем

Существует масса видов деловых писем, классифицируемых по тому или иному признаку. Различаться они могут как по составлению, так и по целевому назначению.

Классификация

На данный момент насчитывается не менее пяти признаков, по которым осуществляется классификация деловых писем.

Один из них – функциональный признак. Согласно данному критерию письма в деловой речи подразделяются на:

  1. Письма, на которые нужно составлять письмо-ответ. В письме-ответе непременно должен использоваться индекс письма, на которое отвечает отправитель.
  2. Не нуждающиеся в письме-ответе.

Классифицируют письма и по структурному признаку:

  1. Нерегламентированные. Тип делового письма, содержание которого представляет текст, написанный полностью на усмотрение автора. Главные критерии – формально-логическое представление и правила делового этикета.
  2. Регламентированные. Обладают стандартными синтаксическими конструкциями и призваны решать вопросы регулярного экономико-правового характера.

Тематический признак – также основание для классификации:

  1. Коммерческая корреспонденция. Письма, относящиеся к вопросам по материально-техническому обеспечению, снабжению и сбыту.
  2. Деловая корреспонденция. Письма, затрагивающие экономическую, правовую, финансовую и другие формы деятельности организации.

Классификация писем по признаку адресата:

  1. Обычные. Деловое письмо составляется одним адресатом в адрес другого.
  2. Циркулярные. Письмо может быть направлено от одного отправителя по двум и более получателям.

Наконец, деловые письма также могут классифицироваться согласно композиционным особенностям:

  1. Одноаспектные. В таком письме указывается какая-либо одна конкретная проблема, сложность или вопрос, нуждающиеся в решении. Также целью этого письма может быть донесение до получателя сведений о возникновении какой-либо проблемы.
  2. Многоаспектные. Многоаспектные деловые письма могут доносить до получателя информацию или сведения сразу по нескольким вопросам.

Разновидности деловой письменности

Помимо общей классификации существуют также следующие разновидности деловых писем:

1. Письмо-просьба (запрос). Деловое письмо, содержащее изложение какой-либо просьбы, подчёркивая нужду предприятия в её выполнении. Излагается только от первого и третьего лица (как в единственном, так и множественном числе).

2. Письмо-напоминание. Письмо необходимо при невозможности получить ответ от получателя любым другим образом (например, когда отсутствует возможность личной встречи, телефонного звонка). Состоит из напоминания об обещанных действиях и указания мер, которые будут выполнены при отказе от исполнения договорённостей.

3. Письмо-подтверждение. Деловое письмо, подтверждающее факт, действие или отвечающее на поставленные раннее вопросы или предложения.

4. Письмо-благодарность. Выражение благодарности за оказание какой-либо услуги в письменном виде.

5. Сопроводительное письмо. Письмо, составляемое при направлении получателю материальных объектов или документации. Необходимо в случаях, когда отправляемые ценности нуждаются в разъяснениях.

6. Письмо-сообщение. Деловое письмо информационного характера, не нуждающееся в ответе, целью которого является поставить в известность адресата о чём-либо.

7. Письмо-приглашение. Составляется в случае, когда одно предприятие желает пригласить другое на мероприятие какого-либо характера. В письме должны быть указаны место, дата и время проведения.

8. Гарантийное письмо. Подтверждает определённые обязательства. Адресуется как предприятию или организации, так и конкретному физическому лицу.

9. Электронная почта. Электронная деловая переписка – абсолютно новый вид деловых коммуникаций, пришедший в XXI веке, подразумевающий общение в режиме диалогов, телеконференций и т. п. Любое из перечисленных выше видов деловых писем может быть составлено в электронном виде наравне с бумажным классическим форматом.

Составление делового письма

Использование в ведении бизнеса деловых писем позволяет не только вести с партнёрами переписку, но и создавать имидж предприятия в целом, а репутация в современных реалиях имеет весьма солидное значение. К тому же деловые письма часто выступают связующими звеньями между отделами в рамках одного предприятия. В связи с этим полезно знать, как правильно написать деловое письмо.

Структура

Вне зависимости от разновидности делового письма, оно должно обладать чёткой структурой. Это позволит экономить время на составление письма автором и прочтение адресатом, верно донесёт суть и поможет получить адекватный ответ.

Письмо в деловой речи обладает следующей структурой:

  1. Реквизиты отправителя. Это информация об авторе. Как правило, эти сведения можно найти на бланках предприятия-отправителя.
  2. Реквизиты получателя. Информация об адресате (например, должность, Ф. И. О. и др.).
  3. Дата написания. Зачастую, этот реквизит уже находится на бланке.
  4. Заголовок. Кратко, но ёмко описывает содержимое делового письма. Позволяет получателю быстро ознакомиться с тематикой письма и степенью важности. Правильно подобранный заголовок, написанный в строгом и лаконичном стиле, – залог того, что письмо не затеряется среди десятков других.
  5. Обращение. Расположенное по центру письма, оно содержит должность, фамилию, имя или имя и отчество получателя. Допустимо использование классического «Уважаемый».
  6. Преамбула. Здесь должны быть указаны мотивы написания данного конкретного письма данному конкретному получателю. В преамбуле нередко встречаются ссылки на разного рода информацию (даты, мероприятия, события и т. д.), которая известна получателю, но могла быть забыта.
  7. Основная часть. Часть делового письма, содержащая развёрнутую информацию. Например, непосредственное предложение, просьба, обращение и т. д.
  8. Заключение. Вежливое завершение письма.
  9. Подпись. Деловое письмо должно быть окончено подписью отправителя и стандартной формулой вежливости (например, «Искренне Ваш», «С уважением» и т. д.).
  10. Дополнительно письмо может также содержать постскриптум и приложения.

Стиль и форма

Стилистика делового письма требует:

  • нейтральную и надличностную форму изложения письма;
  • термины и речевые средства, применяемые в таком письме, должны быть единообразными и стандартизированными;
  • конкретные части делового письма должны содержать шаблонные для них языковые формы.

Составляя деловое письмо, необходимо как можно больше придерживаться сухих фактов, полностью исключив просторечия, уменьшительно-ласкательные словосочетания и так далее. Диапазон речевых средств должен быть минимален.

Требования

К данному виду писем предъявляется ряд требований, отличающих деловое письмо от других:

  1. Лаконичность. Суть делового письма – изложить максимум информации в минимуме слов.
  2. Чёткая структура. Деловое письмо обязательно должно быть жёстко структурировано по шаблону, приведённому выше.
  3. Отсутствие эмоций. Следует избегать эмоциональной составляющей при написании. Главное в письме – информация, которую необходимо донести или запросить, стараясь при этом не демонстрировать субъективное отношение.
  4. Простота изложения. Несмотря на максимальную концентрацию информации и минимальную – эмоций, это вовсе не означает, что текст делового письма должен содержать исключительно терминологию. Напротив, текст должен быть легко читаем и понятен.

Особенности электронного делового письма

Существует ряд особенностей и требований по оформлению электронного делового письма:

  1. Поле «Тема» всегда должно быть заполнено. Это помогает адресату распознать письмо автора среди множества других, поступающих на электронную почту. Тема, как и заголовок, должна кратко и ёмко отображать содержание письма.
  2. «Важность письма». Если отправляемое деловое письмо носит важный или срочный характер – в электронном его варианте необходимо поставить соответствующий флажок.
  3. Не рекомендуется в тексте использовать слова, написанные в верхнем регистре (когда все буквы в слове – прописные). В сети Интернет такое написание может быть воспринято как агрессия.
  4. Чересчур специфические термины, сленг или сокращения – недопустимы, особенно если нет уверенности, что адресат знает их значение.
  5. Для демонстрации дружелюбия или другого позитивного настроя допускается использование смайликов, но в умеренных количествах.
  6. В конце делового письма, отправляемого как сообщение по электронной почте, должна быть подпись с контактами (например, номер телефона, аккаунт в социальной сети и др.).
  7. Если к сообщению прикрепляется какой-либо файл как приложение, о его наличии должно быть упоминание в тексте сообщения.
Читайте также  Влияние физических факторов на микроорганизмы

Распространённые ошибки

Любому человеку свойственно ошибаться, особенно если речь идёт о формальном общении. В деловых письмах чаще всего допускаются такие ошибки:

  1. Приветствие «Доброго времени суток». Данное словосочетание у многих получателей вызывает раздражение. Вряд ли это именно та реакция, на которую рассчитывал автор письма.
  2. Пунктуационные, орфографические и другие ошибки в письме. При составлении делового письма крайне важно следить за тем, чтобы оно было написано по всем правилам русского языка.
  3. «Вы» и «вы». Многие люди до сих не ощущают разницы между этими местоимениями и часто путают их. «Вы» – вежливое и почтительное обращение к одному человеку, а «вы» – к группе людей.
  4. Точка после подписи. В деловом письме после подписи точка никогда не ставится.

Ответ на деловое письмо

На некоторые деловые письма необходимо отвечать. Как и когда это сделать правильно?

Согласно нормам делового этикета, на важные деловые письма ответить следует не позднее, чем через 48 часов. Менее важная корреспонденция допускает отсрочки ответа до 14 дней.

К письму-ответу (например, письмо-подтверждение) предъявляются те же требования, что и к иному другому письму делового стиля. Отличительной чертой является лишь то, что в ответах используется прямая ссылка на деловое письмо, на которое отвечает отправитель. Это может быть определённый номер, дата получения, индекс и так далее.

Следует помнить, что ответ также должен быть точен, лаконичен, неэмоционален и понятен к прочтению.

Деловое письмо – важный атрибут официальных взаимоотношений как между людьми, так и между организациями. Составление требует знания правил и требований, но умение писать деловые письма может понадобиться любому человеку. Главные условия – умение излагать мысли точно, прямо и кратко, не забывая о вежливости и этикете.

Виды делового письма.

В управленческой и коммерческой деятельности всегда решаются многочисленные вопросы, при этом часто используется обмен официальными сообщениями ( деловая корреспонденция , деловое письмо ). Деловые письма всегда регистрируются.

Существует не менее пяти видов классификации деловых писем, в основе которых лежат различные классификационные признаки^

1) по функциональному признаку деловые письма можно разделить на две группы:

— письма, требующие письма-ответа (письмо-вопрос; письмо-просьба; письмо-обращение; письмо-предложение и др.). Письма-ответы должны всегда содержать индекс того письма, которое явилось причиной для переписки.

— письма, не требующие письма-ответа (письмо-предупреждение; письмо-напоминание; письмо-приглашение и др.).

2) по структурным признакам деловые письма делятся также на две группы:

— регламентированные (стандартные) – письма, решающие типичные вопросы регулярных экономико-правовых ситуаций и реализуемые в виде стандартных синтаксических конструкций.

— нерегламентированные – деловые письма, представляющие собой авторский текст, реализующийся в виде формально-логического повествования или этикетного текста.

3) по тематическому признаку проводится условное разделение, на деловую и коммерческую корреспонденцию. Принято считать, что переписка, касаемая экономических, правовых, финансовых и всех других форм деятельности предприятия, называется деловой корреспонденцией, а переписка по вопросам материально-технического снабжения и сбыта относится к коммерческой корреспонденции.

4) по признаку адресата деловые письма делятся: на обычные и циркулярные. Циркулярное письмо направляется из одного источника в несколько адресов.

5) по композиционным особенностям деловые письма делятся: на одноаспектные и многоаспектные. Одноаспектное письмо рассматривает одну проблему, один вопрос, а многоаспектное — несколько. Также многоаспектным считается письмо, содержащее однотипные и разнотипные аспекты — просьбы, сообщения и предложения.

Деловые письма, в свою очередь, подразделяются на следующие виды:

В таком письме излагается какая-либо просьба, при этом подчеркивается заинтересованность организации в ее исполнении. Просьба может излагаться от первого лица единственного числа, от первоголица множественного числа; от третьего лица единственного числа и от третьего лица множественного числа.

Сопроводительное письмо составляется при отправке адресату документов или материальных ценностей. Подобного рода письмо оправдывает себя в тех случаях, когда содержит дополнительные разъяснения к приложенному документу.

В таком деловом письме дается какая-либо информация, не требующая ответа или подтверждения со стороны, которой высылается данное письмо.

Содержит сообщение о получении какого-либо отправления, о том, что ранее составленный документ остается в силе, подтверждает факт либо действие.

Такое письмо направляется в тех случаях, когда нет возможности получить ответ с помощью телефонных переговоров или личных встреч. Оно состоит из двух элементов: напоминании о выполнении действия и меры, которая будет принята в случае невыполнения ранее заключенного договора или соглашения.

Пишется в том случае, когда одна организация хочет пригласить другую организацию на какое-либо торжество или мероприятие. В таком деловом письме необходимо указывать время, место и дату проведения мероприятия.

В данном виде делового письма выражается благодарность за выполнение какого-либо рода деятельности.

Составляется с целью подтверждения определенных обязательств и адресуется организации, либо отдельному лицу.

Коммерческие письма, в свою очередь, подразделяются на следующие виды:

Запрос — обращение лица, желающего заключить сделку. В запросе обязательно указывается наименование товара (услуги); условия, на которых желательно получить товар (услугу); условия платежа; количество и качество товара (услуги).

Оферта и ответ на нее. В таком письме обычно указывается, на каких условиях должен произойти обмен товарами (услугами). А в ответе выражается согласие либо несогласие с выдвинутыми условиями.

Письмо-претензия (рекламация) и ответ на него. Рекламация содержит претензии к стороне, которая нарушила принятые на себя по договору обязательства, и требования возмещения убытков. Она может быть предъявлена в отношении качества или количества товаров, сроков поставки и т.п.

В рекламации обязательно указывают:

— основания для предъявления претензий;

— доказательства произошедшего ущерба;

— конкретные требования стороны, предъявляющей претензию.

Рекламация представляется в письменном виде, с приложением всех необходимых документов. Если она не может быть урегулирована сторонами, то она переноситься в арбитраж.

В ответе на рекламацию сообщается, что: информация принята к рассмотрению; она рассматривается полностью, частично либо отклоняется; денежная оплата произведена.

Новым видом делового письма сегодня является электронная деловая переписка. Электронная почта – совершенно особый вид коммуникаций XXI века, позволяющий при желании общаться в диалоговом режиме, в режиме телеконференций и т.п. и представляющий как огромные возможности, так и большие трудности из-за специфики ведения электронной переписки. С точки зрения вышеперечисленной классификации электронные письма почти ничем не отличаются от своих обычных предшественников – бумажных писем.

Очень сложно разобраться сразу с такой объемной классификацией. Доверьтесь профессионалам. Сотрудники нашей компании быстро подберут необходимый Вам вид делового письма и составят документ в течение одного дня!

Запись на консультацию в г.Одессе производится по телефону 048-771-91-05

Виды деловых писем

Цель лекции: познакомить студентов с различными видами деловых писем, научить правильно выбирать вид письма в соответствии с целью написания и релевантные языковые средства.

5.1. Виды деловых писем

Существует огромное количество самых разнообразных деловых писем, соответствующих разным ситуациям в бизнесе: заказ товаров, отказ, приглашение, и т.д. Как уже отмечалось выше, самой яркой характеристикой официально-делового стиля английского языка является особый набор клише и устойчивых выражений, которые дают возможность без труда узнать каждый из подстилей. В деловой переписке также существует своя система клишированных фраз, которые и будут рассмотрены в этой лекции. Клишированная фраза (клише) — это стандартная и частотная формулировка, которую используют в готовом виде. Например, клишированные фразы используются в формулах этикета:

I am looking forward to hearing from you soon.

Мы разделим все деловые письма на группы по цели написания (цель написания может быть следующей: пригласить, информировать, извиниться, высказать жалобу и т.д.). После описания того или иного вида делового письма даётся список необходимых клишированных фраз. Обозначение (Б) рядом с клишированной фразой указывает на то, что данное клише можно использовать при составлении писем на бумажных носителях. Для данного курса мы будем использовать следующую классификацию деловых писем:

  1. Информационное письмо, или письмо-уведомление
  2. Письмо-жалоба и письмо-претензия
  3. Письмо-приглашение и письмо-благодарность
  4. Письмо-запрос (и ответ на запрос)
  5. Письмо-заказ
  6. Рекламное письмо
  7. Письмо-рекомендация
  8. Письмо-поздравление
  9. Мотивационное письмо
  10. Сопроводительное письмо
Читайте также  Льготы в системе налогообложения доходов физических лиц

Информационное письмо, или письмо-уведомление — письмо, в котором сообщают некоторую информацию: о получении счёта или письма, о наличии определенных видов товара на складе, и так далее (цель — to inform).

I am writing to inform you.
(Б) We carefully considered your (proposal) and.
I will be happy to meet you.
I am sorry to inform you that I will not be able to join you.
Б) It is our intention to.

Письмо-жалоба и письмо-претензия — в таком письме покупатели или клиенты указывают на некоторое несоответствие полученных товаров или оказанных услуг (цель — to complain). При написании такого рода писем очень важно быть как можно более вежливым и тактичным. Жалобы и требования действий по исправлению сложившейся ситуации должны быть выражены корректно, лаконично и без эмоций.

(Б) I am writing to complain about.
(Б) I am writing to express my dissatisfaction with.
(Б) I regret to inform you that.
(Б) I would like to query. which seem unusually high/low/bad/inefficient/.

Письмо-приглашение (invitation letter) и письмо-благодарность (letter of gratitude) — цель такого письма — пригласить кого-либо на конференцию, промо-акцию или любое другое мероприятие, или выразить благодарность за что-либо (цель — to invite/to express thanks). Также как и письма-поздравления, такие письма пишутся по определенному шаблону, что значительно упрощает задачу.

Клишированные фразы Invitation Letter:

(Б) I/we are happy to invite you to.
(Б) I/we would like to invite you.
(Б) Great Cherry Committee cordially invites you to.
(Б) I/we request you to attend.

Клишированные фразы для Letter of Gratitude:

(Б) I would like to express my gratitude for.
Thank you for.
Thank you again for.
(Б) We appreciate your.
I wanted to thank you for.
(Б) With gratitude for your.

В письмах-приглашениях важно правильно указать имя приглашенного, название мероприятия, дату и место проведения. Также стоит написать о любых дополнительных условиях и указать контактные данные человека, к которому можно обратиться с вопросом.

Письма — благодарности могут представлять собой пару строк, отправленных по электронной почте, а могут — официальное письмо на фирменном бланке компании. В зависимости от ситуации письма-благодарности могут не только выражать непосредственно саму благодарность, но и содержать некоторые элементы рекомендации, информацию о значимости того или иного события, а также выражать надежду на дальнейшее сотрудничество.

Письмо-запрос (и ответ на запрос) — в таких письмах содержится запрос на предоставление некоторых данных: о товаре, об услугах, и т.д. Сюда же входят и письма о бронировании и организации встреч (цель — to request)

(Б) I am writing to request some information on.
(Б) Could you please send me/us information on/details of.
(Б) I/we would appreciate if you could send me/us.
(Б) I/we would be grateful if you could/would.

Письмо-заказ (и ответ на заказ) — следом за письмом-запросом часто приходит письмо-заказ, в котором покупатель заказывает те или иные товары или услуги (цель — to order/to place an order). В таких письмах следует четко и ясно указывать всю необходимую информацию — номер заказа и количество заказываемых товаров, адрес и предпочтительные условия доставки и оплаты.

(Б) Please send me/us the following articles/items.
(Б) I wish/would like to buy/order/make an order/place an order.
(Б) I/we are pleased to place an order with your company.
I/we would like to cancel our order.
Please confirm the receipt of our order.
(Б) Your order will be processed within 5 working/business days.

Рекламное письмо — это письмо рассказывает и предлагает товар или услугу (цель — to advertise). В таких письмах обычно содержатся изображения товаров, их характеристики и преимущества, доступные акции и специальные предложения. Так как написание рекламного текста (в том числе и письма) — это тема для отдельного курса, в данной лекции мы не будем подробно останавливаться на этом виде делового письма.

Письмо-рекомендация (reference letters, letters of recommendation) — эти письма содержат рекомендации самого разного рода (цель — to recommend). Обычно указывается, откуда рекомендующий знает кандидата, каков характер их сотрудничества, причины, почему кандидат (не)подходит на данную вакансию, преимущества кандидата.

(Б) I am writing to recommend.
I am happy to recommend.
(Б) I feel confident in recommending Mr White.
(Б) Mr White has been a pleasure to work with.
(Б) I can highly recommend her for.
(Б) I believe that Mr White will be a positive addition to your programme.
(Б) Mr White would be a tremendous asset for your company.
(Б) If/Should you need any additional information, please contact/feel free to contact me.

Письмо-поздравление — название этого типа писем говорит само за себя (цель — to congratulate. Письмо-поздравление на английском языке составить совсем не так трудно, как кажется — достаточно знать традиционные формулировки.

(Б) Congratulations on.
(Б) Best wishes for continued success
Good luck as you.
(Б) I am writing (this letter) to commend your business success.
(Б) I/we would like to wish you all/every success in.
(Б) Please accept my heartiest congratulations on.

Мотивационное письмо — в этом письме вы объясняете, почему вы хотите принять участие в том или ином мероприятии (цель — to motivate). Здесь важно указать ваш предыдущий опыт в данной сфере, причины вашего интереса к вакансии, программе, курсу и т.д., а также рассказать о том, чем вы будете полезны на данной должности, программе и т.д. Мотивационные письма для поступления на образовательные программы часто называются Personal Statement. Очень часто формат и содержание подобных мотивационных писем оговаривается, например:

Personal Statement
The personal statement offers you an opportunity to discuss the talents, experiences and goals that qualify you for acceptance to the graduate program at Binghamton University. In preparing your statement, please realize that the Graduate Admission Committee is seeking evidence of your qualifications and aptitude, as well as your ability to communicate clearly and professionally.
Please refer to your program’s web pages for specific content and page length/word count requirements (if any). Typically, the personal statement will incorporate the following:
  • Your reasons for pursuing graduate study at Binghamton University
  • Your personal background
  • Your academic background
  • Your work experience
  • Your future plans

Other information that may be of special interest and importance to the Graduate Admission Committee [11]

Кроме того, в разнообразных application forms мотивационное письмо может быть разделено на несколько вопросов:

PART B: Professional Background and Leadership

PART C: Programme Objectives

PART D: Attachments Programme

Сопроводительное письмо (Cover Letter) — высылается вместе с резюме; такое письмо помогает работодателю больше узнать о вас как о потенциальном кандидате на позицию. В сопроводительных письмах указывается образование, релевантный (имеющий отношение к конкретной позиции) опыт работы, навыки и умения. Также в сопроводительных письмах обосновываются ваши преимущества как кандидата, ваш интерес в данной вакансии, а также ваш возможный вклад. Довольно часто сопроводительные и мотивационные письма отличаются только названием: сопроводительные «сопровождают» резюме, а мотивационные — рассказывают о вашем интересе к чему-либо. На деле содержание таких писем примерно одно и то же.

Рекламные, мотивационные и сопроводительные письма и письма-рекомендации представляют собой отдельную большую группу писем с особыми правилами написания, поэтому в данной лекции мы ограничимся лишь общей характеристикой данных писем.

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: