Обеспечение сохранности архивных документов - OXFORDST.RU

Обеспечение сохранности архивных документов

Организация хранения документов в архиве

События хозяйственной жизни организации оформляются и учитываются в первичных, накопительных документах, отражаются в отчетности – налоговой, статистической, ведомственной. По мере накопления количества бумажных документов и отчетности встает вопрос об их хранении. Как хранить документы в архиве организации? Каковы сроки хранения документов? Как заключить договор со сторонним архивом и учесть архивные расходы в БУ? Всегда ли такая услуга носит возмездный характер? Об этом пойдет речь в настоящей статье.

Общие принципы организации архивного дела в России и сроки хранения документов

Работу с архивными документами регулирует ФЗ №125 от 22-10-04 г. Согласно ему архивы создают:

  • госорганы, органы местного самоуправления;
  • компании.

ФЗ вменяет им в обязанность обеспечить сохранность документации, в т.ч. касающейся списочного состава, в продолжение всего срока хранения (ст. 17-1 ФЗ №125). Сроки хранения устанавливаются также ФЗ №125, рядом его статей. Упомянутые в тексте ФЗ списки с указанием сроков хранения документации издаются Росархивом, властными структурами, Банком РФ. Пример: приказ Минкультуры РФ №558 от 25-08-10 г., содержащий сводную информацию по срокам хранения. Относительно АО действует «Положение», в котором особо регламентированы порядок и продолжительность хранения документов Общества. Этот нормативный акт утвержден Постановлением №03-33/пс. ФКЦБ РФ от 16-07-03 г.

Сроки хранения документации БУ подчиняются ФЗ №402 от 06-12-11 г., НУ — НК РФ.

При определении срока хранения документов организации учитываются несколько ключевых моментов:

  1. Документы, касающиеся списочного состава (оформленные до 2003 г.) сохраняются минимум 75 лет.
  2. Документы, касающиеся списочного состава (оформленные после 2003 г.) сохраняются минимально 50 лет.
  3. Кадровая документация, а именно табели, командировочные удостоверения, списки сотрудников и пр. – 5 лет.
  4. Документы по ОТ и ТБ, т.е. ведомости выдачи ИСЗ, журналы инструктажей, задокументированые несчастные случаи на производстве, списки рабочих на вредных условиях производства – от 12 мес. до 75 лет.
  5. Годовая бухгалтерская и аналогичная отчетность в ФСС – постоянно. Квартальная отчетность в ФСС – 6 лет.
  6. Отчетность в пенсионный Фонд – от 6 лет до 75 лет по перс. учету.
  7. Первичная документация по БУ, учетная политика, отчетность и регистры НУ, сведения о доходах физ. лиц – 5 лет.
  8. Счета-фактуры – 4-летний срок.

Архив компании и сторонний архив

Документы, которые имеют постоянный срок хранения и временный, но более 10 лет, передаются в архив компании. Оформленные дела передаются согласно их описи. При отправке дел в сторонний архив (чаще всего это государственное или муниципальное учреждение) в сопровождение им направляются:

  • письмо-отношение с запросом на имя его руководителя, в котором указывается количество дел и их последние даты;
  • описи в 3 экземплярах;
  • историческая справка компании (только при первом обращении);
  • справка, фиксирующая неполную сохранность дел или отдельных документов в них, при необходимости.

Дела сдаются по акту согласно описям. После прохождения экспертизы дела принимаются архивом на хранение.

Договор с архивом

Сторонний архив, равно как и организация — юридические лица. Их взаимоотношения оформляются договором (соглашением). Представляющие общественную, историческую значимость документы, сданные «на сторону», хранятся за счет казенных средств, а документы компании, которые она не хочет или не имеет возможности хранить на своей территории, – возмездно.

Рекомендуемый вариант договора содержит, кроме привычных реквизитов (наименование, дата, наименования сторон договора), такой пункт, как «Порядок реализации договора», в котором детально прописывается:

  • как формируется номенклатура передаваемых дел и как она согласовывается;
  • кто обеспечивает отбор, подготовку и передачу дел, кто доводит их до упорядоченного состояния (обычно это обязанность компании);
  • кто делает экспертизу документации (обычно это обязанность архива);
  • каков состав комиссии, контролирующей передачу дел;
  • в каком виде передаются дела (с использованием тары, в связках) и т.д.

Государственные, муниципальные архивные учреждения указывают в договоре, что документы представляют общественную либо историческую ценность. Формулировка может быть такой: «Настоящий договор регламентирует отношения сторон в процессе передачи в «Архив» документов, образовавшихся в результате деятельности «Организации», а также их последующего использования в научных, практических и иных целях». На основании озвученного выше пункта в договоре фиксируется запись «безвозмездное хранение» или подобная ей по смыслу. Таким образом участники взаимоотношений в области архивного дела выполняют требования ФЗ №125, ст. 17-1.

Если компания не ликвидирована, не закрыта, но хранить документы на своей территории возможности нет, они сдаются «на сторону» на платной основе. В целях уменьшения расходов в договоре с архивом целесообразно не указывать конкретный срок хранения дел. Формулировка может быть такой: «Документы хранятся в архиве до востребования организацией. По истечении срока (лет) документы уничтожаются».

Учет затрат на хранение документов и регистров

Расходы на хранение документов в собственном архиве компании обычно собираются на счете 26 «Общехозяйственные расходы (ОХР)». Такие затраты могут представлять собой:

  • оплату коммунальных услуг;
  • ремонт помещения;
  • арендные платежи, если здание арендуется организацией;
  • заработная плата с отчислениями сотрудникам и т.д.
  • Дт 26 Кт 60, 76 – коммунальные платежи, арендные платежи;
  • Дт 26 Кт 23, 10, 70 и т.д. счета затрат (или 60, 76) – в зависимости от того, проводится ремонт своими силами или силами сторонней организации;
  • Дт 26 К 70, 69, 68 – заработная плата с отчислениями, если оформлен отдельный сотрудник в архив;
  • Дт 19 Кт 60, 76 – зафиксирован НДС по услугам сторонних организаций;
  • Дт 68 Кт 19 – НДС к вычету по услугам сторонних организаций;
  • Дт 60 Кт 51, 50 – оплата услуг сторонних организаций.

Заметим, что ремонт собственными силами организация может проводить и за счет созданного ремонтного фонда. Тогда проводки будут такими:

  • Дт 26 Кт 96 – ежемесячные отчисления в фонд;
  • Дт 96 Кт 23, 10, 70 и т.д. – фактические расходы на ремонт архива.

Для учета услуг стороннего архива используют счет 97 «Расходы будущих периодов»:

  • Дт 97 Кт 60, 76 – стоимость услуг архива зафиксирована в учете;
  • Дт 60, 76 Кт 51 – оплачена стоимость услуг архива;
  • Дт 26 Кт 97 – часть расходов по хранению включена в затраты.

Часть расходов, включаемая в затраты ежемесячно, рассчитывается на основании приказа руководителя с указанием срока списания затрат на услуги архива (например, 12 месяцев).

В налоговом учете «архивные» затраты относят к прочим расходам, непосредственно связанным с производством и реализацией продукции, как управленческие (ст. 264-1 НК РФ, пп. 18). Суммы включаются в расчеты в целях НУ.

Следует иметь в виду, что согласно ст. 149-2 НК РФ, пп. 6, услуги архивов не облагаются НДС, следовательно, исключать из затрат сумму налога не придется.

Обеспечение сохранности и гос. учёт документов архивного фонда РФ

Обеспечение сохранности документов архивного фонда РФ

Система мер по обеспечению их сохранности включает в себя следующие мероприятия: комплекс мер по организации хранения, предусматривающий создание ма­териально-технической базы хранения документов (здания и по­мещения хранилищ, средства охраны и безопасности хранения, средства климатического контроля, средства копирования и восстановления поврежденных материалов и др.), а также комплекс мер по созданию и соблюдению режима хранения документов (температурно-влажностный, световой, санитарно-гигиенический, ох­ранный).

Требования к зданиям и помещениям архива:

· архив должен раз­мещаться в специально построенном или приспособленном для хранения документов здании или помещении;

· не до­пускается прием в эксплуатацию ветхих, сырых, не отапливае­мых, без вентиляции помещений;

· архив должен быть предоставлен несколькими помещениями так называемого основного назначения: хранилище документов; помещения для приема, временного размещения, акклиматиза­ции документов; помещение для использования документов; рабочие комнаты сотрудников архива;

· помещения архива должны быть безопасны в пожарном отношении, гарантированны от затопления и иметь за­пасной выход;

· в помещении архива не должно быть газовых и водонесущих труб;

· в помещениях архива электропроводка должна быть скрытой, а рубильники — распола­гаться вне помещений хранилищ.

Световой режим:

· постоянное хранение документов должно осуществляться в темноте;

· естественное освещение должно быть рассеянно специальными светорассеивателями;

· для искусственного освещения применяют лампы накалива­ния в закрытых плафонах. Допускается применение люминесцен­тных ламп с урезанным ультрафиолетовым участком спектра;

· документы хранят в переплетах, пап­ках, коробках, шкафах, на стеллажах закрытого типа и т. п;

Температурно-влажностный режим:

· бумажные документы должны хранится при температуре 17-19 o С и относительной влажности воздуха 50 — 55%;

· черно-белые пленочные материалы должны хранится при температуре 15 °С и влажности 40-55%;

· документы на магнит­ных лентах и дисковых носителях должны хранится при температуре 15 — 20 °С и влаж­ности воздуха 50-65%;

· в помещениях не должно быть резкого колебания температуры и влажности;

· температурно-влажностный режим в хранили­щах необходимо регулярно измерять, а параметры записывать в регистрационном журнале. Измерения проводятся при помощи спе­циальных контрольно-измерительных приборов: термометров, психрометров, гигрометров, которые размещают в главном про­ходе, вдали от отопительных и вентиляционных систем.

Санитарно-гигиенический режим:

· архивохранилища должны содержаться в чистоте и образцовом порядке, исключающем появление насекомых, грызунов, пле­сени, пыли;

· обязательно проведение влажных уборок, обеспыливания, обра­ботки водными растворами антисептиков;

· при проведении уборок и санитарных обработок антисептика­ми растворы не должны попадать на документы.

Охранный режим:

· Хранилище в рабочее время должно быть закрыто на ключ, право доступа к нему должно быть ограничено и т.д;

· вынос документов из архива осуществляется только по пропус­кам в установленном порядке;

· обязательно должны быть тех­нические средства защиты (решетки на окнах, сигнализация и т.д.).

Размещение документов в хранилище.

· хранилища оборудуются стационарными металлическими стеллажами, в качестве допол­нительных средств хранения могут использоваться сейфы, метал­лические шкафы и др;

· расстояние между рядами стеллажей должно составлять в глав­ном проходе — 120 см, проход между стеллажами — 75 см, такое же расстояние должно быть между наружной стеной здания и стел­лажами, параллельными стене;

· расстояние между полом и нижней полкой стеллажа — не менее 15 см, а в цокольных этажах — 30 см.

· документы в зависимости от вида размещаются в соответству­ющих первичных защитных средствах: коробках, специальных фут­лярах, пакетах и т.д.

Гос. учёт документов архивного фонда РФ

Под учетом архивных документов понимается установление их количества, отражение этого количества в учетных документах архивов и архивных органов.

Учет складывается из следующих этапов:

1.подсчет количества документов в архиве;

2.регистрация сведений о количестве документов во «внутрен­них» учетных документах архива;

3.заполнение на их основе документов централизованного государственного учета, которые представляются в органы управле­ния архивным делом субъектов федерации;

4.составление в органах управления архивным делом сводных документов централизованного государственного учета и представ­ление их в Росархив.

Централизованный государственный учет документов — это си­стема учета, основанная на сосредоточении в органах управления архивным делом сведений о количестве архивных документов.

Научный учет документов осуществляется, исходя из следую­щих принципов:

· централизации учета — регламентация взаимодействия Феде­ральной архивной службы с учреждениями, создающими и хра­нящими документы государственной части АФ РФ, и собствен­никами документов негосударственной части АФ РФ;

· унификации учета — преемственность учета архивных докумен­тов на всех этапах работы с ними (единство учетных документов);

· динамичности учета — любое движение документов архива (поступление, выбытие, описание) должно быть своевременно от­ражено в учетных формах;

· полноты и достоверности государственного учета — документы, давно уничтоженные, а также такие, которые, якобы, поступили на комплектование, не должны числиться хранящимися.

Единицами учета Архивного фонда РФ являются:

архивный фонд (а также приравненная к нему архивная кол­лекция);

отдельный обособленный документ.

Читайте также  Интеллектуальные транспортные системы

Государственному учету подлежат следующие документы:

государственных архивов (федеральных, центральных, краевых, областных, городских, районных);

государственных музеев и библиотек;

научных и научно-отраслевых архивов Российской академии наук, а также других ведомств;

структурных подразделений организаций, хранящих докумен­ты (ведомственных архивов);

негосударственных архивов юридических и физических лиц, отнесенных к составу Архивного фонда РФ на основе соглашения с Федеральной архивной службой.

Литература

ü Алексеева Е.В. Архивоведение/ Е.В. Алексеева, Л.П. Афанасьева, Е.М., Бурова. – М.: Академия, 2007.- 270 с.

Основные учётные документы

Под учетным документом понимается документ установленной формы, фиксирующий поступление, выбытие, количество, со­став и состояние архивных документов в единицах учета.

Все учетные документы делятся на внутренние и централизо­ванного государственного учета и различаются по составу в него­сударственных, государственных, ведомственных архивах, архи­вах РАН, отраслевых фондах, органах управления архивным де­лом субъектов РФ и Росархиве.

Внутренние учетные документы.

К внутренним документам относится:

Книга поступлений предназначена для первичного учета посту­пающих в архив документов. С ее помощью можно узнать откуда, когда, в каком состоянии и в каком количестве получены доку­менты для архива. Можно установить поступления в архив фондов и дел за любой период времени. Книга поступлений помогает пра­вильно раскрыть динамику роста архивных фондов за определен­ный отрезок времени.

В книгу поступлений в хронологической последовательности заносятся все поступления независимо от того, является поступ­ление первичным или вторичным. При ведении книги необходи­мо обратить внимание на следующие моменты: сдатчик-фондо­держатель может не совпадать с фондообразователем, в таком слу­чае следует указать их обоих.

Состав документов указывается на основании сдаточной опи­си, а если ее нет, то на основании хотя бы приблизительного знакомства с документами поступления.

Список фондов представляет собой перечень наименований ар­хивных фондов в порядке их номеров, которые они получают по мере поступления.

Указывается официально принятое название учреждения-фондообразователя и официально принятое сокращенное на­звание.

Если название фондообразователя менялось, то указывается его последнее наименование. Главная цель списка фондов — закрепить за каждым фондом свой уникальный номер.

Лист фонда включает сведения о названии со всеми его переименованиями и номере архивного фонда, количестве, хронологических границах и составе документов фонда и наличии описей.

Лист фонда раскрывает и динамику изменений состава и со­стояния фонда. Это осуществляется на основе записей о поступле­нии и выбытии документов.

Лист фонда состоит из трех основных разделов:

1) сведения о переименованиях фондообразователя;

2) сведения о местонахождении фонда и его номере;

3)сведения о движении (поступлении и выбытии) документов фонда.

Архивная опись является учетным справочником, на основе ко­торого ведется поединичный и суммарный учет (путем сложения данных итоговых записей всех описей фонда).

Дело фонда — комплекс документов, отражающих историю архивного фонда.

Из дела фонда можно получить следующие све­дения:

• о дате создания учреждения; подчиненности; функциях; реорганизации;

• условиях хранения материалов;

• видах научно-технической обработки материалов.

Документы централизованного государственного учета. Основным документом централизованного учета в государствен­ном архиве и архиве учреждения является паспорт архива органи­зации, который составляется архивами учреждений в зависимости от состава документов (на управленческую, КФД и НТД). В него включаются данные об условиях хранения документов, количе­стве единиц хранения и обеспеченности кадрами ведомственного архива на 1 декабря каждого года.

Паспорт государственного архива на 1 января каждого года со­держит значительно большее число показателей и состоит из сле­дующих разделов:

страховой фонд копий;

условия хранения документов.

Карточка фонда служит основой для создания фондового ката­лога субъекта Федерации и Центрального фондового каталога Федеральной архивной службы. Она содержит сводные данные из листа фонда.

Карточки фонда составляются только в государственных архи­вах и архивах Российской академии наук. В архивах учреждений и архивах отраслевых фондов они не составляются.

Литература

ü Алексеева Е.В. Архивоведение/ Е.В. Алексеева, Л.П. Афанасьева, Е.М., Бурова. – М.: Академия, 2007.- 270 с.

ОБЕСПЕЧЕНИЕ СОХРАННОСТИ ДОКУМЕНТОВ В ЭЛЕКТРОННОЙ ФОРМЕ. АРХИВНОЕ ХРАНЕНИЕ

Аннотация. Хранение является одной из основных операций, осуществляемых над информацией, и главным способом обеспечения ее доступности в течение определенного промежутка времени. Основное содержание процесса хранения и накопления информации состоит в создании, записи, пополнении и поддержании информационных массивов и баз данных в активном состоянии.

Ключевые слова: документирование, информация, электронные документы, хранение.

Abstract. Storage is one of the main transactions carried out over the information, and the main way of ensuring its accessibility within a certain period of time. The main content of the process of storage and accumulation of information is to create, record, completing and maintaining information files and databases in the active state.

Key words: documentation, information, electronic documents, storage.

Деятельность любой организации непременно сопровождается сбором, обработкой, накоплением и хранением информации, при этом информация фиксируется в документах. В соответствии с ГОСТ Р 51141 -98 «документ, документированная информация – это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать» [1] .

Необходимость фиксировать информацию появилась еще в древности, и, естественно, менялись способы фиксирования информации и носители. Способы фиксирования и передачи информации постоянно видоизменялись во времени – от письменности до книгопечатания, от литографии до аудиозаписи, фотокопирования, кинозаписи, микрофильмирования, топографии, лазерной и компьютерной техники. Запись информации на различных носителях в соответствии с установленными правилами называется документированием, это процесс создания и оформления документов [4].

Федеральным законом РФ «Об информации, информационных технологиях и защите информации» от 27 июля 2006 г. №149 – ФЗ установлено, что информационные ресурсы являются объектами отношений физических и юридических лиц, а также государства, защищаются законом наряду с другими ресурсами. Закон определяет правовой режим создания, хранения и использования информационных ресурсов, а именно: порядок документирования информации и правовой защиты, право собственности на отдельные документы и категории информации по уровню доступа к ней [3].

ФЗ РФ «Об информации, информационных технологиях и защите информации» определяет, что документирование информации является обязательным условием включения информации в информационные ресурсы. Документирование осуществляется в порядке, устанавливаемом органами государственной власти, ответственными за организацию и стандартизацию делопроизводства[3].

Возможность сохранять информацию во времени позволяет различать документы – носители оперативной информации и документы – носители ретроспективной информации. Эффективность хранения документов в значительной степени предопределяется тем, насколько продумана номенклатура дел предприятия. Номенклатура дел – это систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения [5].

В свою очередь, делом называется совокупность документов или документ, относящийся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную папку. Такое определение содержится в ГОСТ Р 51141– 98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» [1].

Номенклатура дел составляется для обеспечения оптимального распределения документов и формирования дел, и, в итоге – для обеспечения эффективного поиска документов в процессе повседневной работы с ними [6].

Архив размещается в специально построенном или приспособленном для хранения архивных документов здании или отдельных помещениях здания, удаленных от опасных в пожарном отношении объектов и промышленных объектов, загрязняющих воздух.

Архивные документы в архивохранилище располагаются в порядке, обеспечивающем их учет и хранение, а также быстрый поиск. Порядок расположения документов в архивохранилище определяется планом их размещения. Все помещения ар хива, а также стеллажи, сейфы, шкафы и полки нумеруются. Каждое первичное средство хранения архивных документов снабжается ярлыком, на котором указываются название и номер архивного фонда, а также номер описи дел, документов, номера единиц хранения, находящихся в коробке. Обеспечение сохранности архивных документов – одно из главных направлений работы архивистов [7].

Процедуры по обеспечению сохранности электронных документов можно разделить на три вида:

–обеспечение физической сохранности файлов с электронными документами;

–обеспечение условий для считывания информации в долговременной перспективе;

–обеспечение условий для воспроизведения электронных документов в так называемом «человекочитаемом» виде.

Для того чтобы компьютерные файлы не были утрачены, необходимо их хранить в двух или более экземплярах, размещенных на отдельных электронных носителях.

При выборе режимов хранения электронных носителей следует учитывать множество факторов и соотносить интенсивность использования носителей, затраты на поддержание режимов хранения (которые могут оказаться весьма существенными) с затратами на регулярное копирование документов на «свежие» носители [4].

В архив должны приниматься и храниться «информационные объекты» (файлы), включающие, главным образом, содержательную и контекстную информацию. Прием на хранение информационных ресурсов в комплекте с исполняемыми программами со временем может вызвать правовые и технологические проблемы их использования. Прием компьютерных программ необходим в исключительных случаях, когда без этого невозможно воспроизведение принимаемых на хранение электронных документов [5].

В краткосрочной перспективе (5– 10 лет) сохранность документов обеспечивается созданием резервного и рабочего экземпляров электронных документов на отдельных носителях. В долговременной перспективе (более 10 лет) необходимо проведение миграции документов в так называемые программно независимые форматы, причем таким образом, чтобы в дальнейшем полученное поколение документов можно было признать подлинниками [6].

Оперативность доступа к архивным электронным документам может обеспечиваться тем, что они будут приниматься, храниться и своевременно переводиться в форматы текущей информационной системы организации – пользовательские форматы. Процедура миграции в пользовательские форматы также должна быть ориентирована на возможное признание полученных документов подлинниками. Эта мера необходима в связи с тем, что заранее трудно определить, какие из форматов могут стать основой для создания миграционных страховых копий последующих поколений.

При обеспечении сохранности электронных документов большое внимание следует также уделять вопросам информационной безопасности: обеспечению их аутентичности, защите от вредоносных компьютерных программ (вирусов) и от несанкционированного доступа [7].

1. Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (утв. постановлением Госстандарта РФ от 27 февраля 1998 г. N 28)

2. Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 6.30 -2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (принят и введен в действие постановлением Госстандарта РФ от 3 марта 2003 г. N 65 -ст)

3. Федеральным законом РФ «Об информации, информационных технологиях и защите информации» от 27 июля 2006 г. №149 — ФЗ

4. Басаков М.И. Справочник секретаря по делопроизводству Издательство «Март», 2006 г.

5. Кудряев В.А. Организация работы с документами: Учебник / М.: ИНФРА -М, 1998 г. — 575 с.

6. Кузнецова Т.В. Делопроизводство: (Документационное обеспечение управления). – М., 2007 г.

7. Рогожин М.Ю. Документационное обеспечение управления: Учебно -практическое пособие. – М., 2006 г.

8. Сергиенко Е. Г., Атанасова А. С. в сборнике: информационные системы и технологии как фактор развития экономики региона 2013. С. 144–146

Обеспечение сохранности архивных документов

Обеспечение сохранности архивных документов

Обеспечение сохранности архивных документов

документ архив хранение

.История законодательства и основы обеспечения сохранности документов архива

.Устройство, оборудование и эксплуатация помещений архива

.Режимы хранения документов

.Топографирование и учет движения документов

.Хранение документов в электронной форме

Актуальность темы . Документы являются информационной основой деятельности организации, поскольку именно в них сосредоточено более 80% ее информационных ресурсов. При архивном хранении документов они в той или иной мере подвергаются воздействию различных факторов, которые вызывают необратимое изменение свойств материалов — старение. Массовым разрушением документов, находящихся на длительном хранении обусловлена актуальность проблемы обеспечения сохранности и консервации фондов. В Российской национальной библиотеке около 25% книг требует консервации. Аналогичная ситуация наблюдается в других библиотеках России.

Библиотечные, музейные и архивные фонды содержат издания и рукописи, выполненные, в основном, на бумаге, неуклонно разрушающейся в процессе хранения и использования. Цель хранения — снизить воздействие неблагоприятных факторов и увеличить долговечность документов. В различных странах мира ведется интенсивный поиск современных технологий обеспечивающих сохранность памятников культуры на бумажных носителях.

Читайте также  Инженерная защита населения в ЧС

В настоящее время в архивах нашей страны хранится огромное количество документов, свидетельствующих о многогранной деятельности народа. Обеспечение их длительной сохранности является первоочередной задачей работников архивов. О важности этой проблемы говорят и соответствующие постановления нашего правительства.

Целью работы является выяснить оптимальные условия для обеспечения сохранности архивных документов.

Цель работы определяет следующие задачи :

2. Рассмотреть устройство, оборудование и эксплуатацию помещений архива

3. Показать различные режимы хранения документов

. Проанализировать топографирование и учет движения документов

. Обратить внимание на хранение документов в электронной форме

Объектом исследования являются архивные документы, их место и значение их сохранности в истории государства.

Предмет исследования — система обеспечения сохранности

Степень изученности темы

Существует множество исследований, которые раскрывают различные аспекты данной темы. Каждый автор показывает ситуацию со своей точки зрения. Это позволяет нам взглянуть на полученную информацию с различных сторон, что способствует получению более объективного знания по данному вопросу.

Горфейн Г.М. 1 в своем исследовании «Архивоведение» показывает не только условия сохранности архивных документов, но и историю архивного дела в России, а так же организацию документов и дел Архивного фонда Российской Федерации.

Труды Охотникова А.В. 2 «Документоведение и делопроизводство» обращает внимание на классификацию документов, системы документаций, документную коммуникацию и документную деятельность, где рассматривается хранение документов. Статьи Алексеевой Е.В. 3 «Архивоведческие аспекты в делопроизводстве: обеспечение сохранности документов архива и организация их хранения» послужили информационной базой для раскрытия заявленной темы. В данных статьях очень широко освещена тема обеспечения сохранности документов.

1.История законодательства и основы обеспечения сохранности документов архива

Архивы недостаточно собрать — не менее важно обеспечить сохранность документов. К сожалению, вся история развития архивной сферы в нашей стране насыщена безвозвратной гибелью документов. Причиной этого явились не только стихийные бедствия, но и очень часто безответственное, бездумное отношение к документам, в том числе и со стороны государства, выступавшего в качестве организатора «макулатурных кампаний». Среди граждан так же бытует мнение о «бесполезности бумаг», о «пыльном архиве» — (а ведь архив в идеале должен быть обеспылен) как о чем-то не нужном. И только тогда, когда человек лично сталкивается с необходимостью получить какую-либо справку из архива, от которой зависит его социальное, материальное и прочее благополучие, он начинает понимать всю важность архивов. К сожалению, в 1990-е годы ХХ века были утрачены многие ценные документы ликвидируемых фирм, банков, в том числе документы по личному составу, необходимые для защиты прав и интересов их сотрудников 4 .

Но ведь архивы это еще и уникальные хранилища сведений о прошлом нашей страны и наших предков. Как часто всего один сохранившийся документ может поменять наше представление и знание о чем-либо или о ком-либо. Это только в романах «рукописи не горят», в жизни все прозаичнее и трагичнее — горят, гибнут и в наши дни. Нет ничего страшнее, чем потерять память, забыть свои корни — это в равной мере страшно и для отдельного человека, и для целых народов. Вот почему призыв, прозвучавший в начале 20-х годов ХХ века — «Сохраняйте архивы!» — столь же актуален и сегодня.

Необходимость сохранения архивных документов и ответственность за их гибель закреплена в законе. И за этим стоит давняя правовая традиция. Судебник 1550 года предусматривал такое суровое наказание как битье кнутом за порчу «государственных дел». Однако в петровские времена на смену наказанию телесному приходит наказание рублем — пеня: «А буде впредь какие помеченные выписки и указы начнут держать в каком небрежении, или что потеряют, или челобитчикам и кому какое дело надобно без указу показывать (будут) или списывать дадут, и про то по указу Великого государя будет учинен розыск со всякою жесточью, а по розыску виноватым наказание нещадное, по вине и по делу смотря, или доправлены будут пени большие».

В советские времена закон также был строг к архивистам. Положение о ГАФ СССР 29 марта 1941 года также угрожало уголовной ответственностью за гибель и хищение документов, а также за разглашение секретных сведений из документов.

Одним из первых специальных Законодательных актов по проблемам защиты архивных документов стал Закон СССР «Об охране и использовании памятников истории и культуры» от 29 октября 1976 года. Закон подчеркивал, что памятники истории и культуры являются достоянием народа и составляют неотъемлемую часть мирового культурного наследия 5 . К числу этих памятников закон относит и документальные памятники.

В Основах законодательства РФ «Об Архивном фонде РФ и архивах» сказано: «Собственники документов, отнесенных к составу Архивного фонда Российской Федерации, обязаны обеспечить их сохранность. На особо ценные и уникальные документы создаются страховые копии». Таким образом, учреждение обязано сохранять документы независимо от формы собственности на них.

Помимо административной ответственности за нарушение правил хранения архивных документов, их уничтожение, хищение и гибель предусмотрена уголовная ответственность. В Уголовном кодексе РФ (1996 года) есть несколько статей, устанавливающих ответственность за эти правонарушения: ст. 164 — «Хищение предметов, имеющих особую ценность»; ст. 284 — «Утрата документов, содержащих государственную тайну»; ст. 324 — «Приобретение или сбыт официальных документов и государственных наград» и другие статьи.

Специалистам решившим связать свою профессиональную деятельность с архивоведением, необходимо знать основы обеспечения сохранности документов. Система мер по организации хранения включает в себя следующие направления:

1. обеспечение физико-химической сохранности документов;

2. создание материально-технической базы хранения документов, включающей здания и помещения хранилищ, средства охраны и безопасности хранения;

. учет движения и контроль за физическим состоянием документов, что предполагает отражение всех изменений в учетных формах архива;

. копирование документов с целью создания страхового фонда и фонда пользования;

2.Устройство, оборудование и эксплуатация помещений архива

Следует помнить, что документы хранятся в архиве для того, чтобы ими пользоваться в течение тех сроков, пока они представляют ценность: 3, 5, 10, 25, 40, 75 лет, века. Весь период хранения документы должны быть ограждены от неблагоприятных условий, порчи их физической основы и нанесенного на них текста, а так же от хищений и потерь по небрежности.

Первым требованием создания оптимальных условий хранения документов является наличие здания, отвечающего по всем параметрам обеспечению их сохранности. Для государственных архивов строятся специальные здания. Чаще всего применяются типовые проекты, разработанные для архивов с различным объемом документов 7 .

В том случае, если здание архива сооружается специально, его строительство и эксплуатация должны осуществляться с соблюдением требований пожарной безопасности, предусмотренных ГОСТ 12.1.004-76 «Инструкцией по проектированию архивов», «Противопожарными нормами проектирования зданий и сооружений», правилами и инструкциями по пожарной безопасности в учреждениях Федеральной архивной службы. Если выделяется здание (помещение) для переоборудования под архив, признать его годным можно только после экспертизы. Экспертная комиссия в составе всех профильных служб (архивных, пожарных, санитарных, охранных) внимательно изучает площадь выделенного помещения; расположение данного помещения в здании (этаж); месторасположение здания; состояние физико-химической среды помещения. По этим критериям должны получить конкретные данные. Если установлено соответствие помещение вышеперечисленным критериям, составляется акт, который подписывают все члены экспертной комиссии 8 .

Требования, предъявляемые к помещениям архива, зафиксированы в современных нормативных и методических документах, прежде всего в Основных правилах работы архивов организации, а также ряде ГОСТов и методических разработок. Условия хранения документов дифференцируются в зависимости от состава документов (кино, фото, видео, фоно) архива и носителей информации (бумажные, пленочные и др.). Есть общие требования к помещению архивохранилища. Прежде всего, нужно знать, что недопустимо для архивных помещений:

1. помещение не должно быть ветхим, деревянным, подвальным, чердачным, не отапливаемым, лишенным естественной вентиляции;

2. поблизости от архивного помещения не должно быть пожароопасных объектов и организаций, применяющих пожароопасную технологию;

. поблизости от архивных помещений не должно быть промышленных объектов, загрязняющих воздух агрессивными газами и пылью

. архив нельзя размещать поблизости от помещения, занятого службами общественного питания, пищевыми складами. Их обитатели — как микроорганизмы, так и грызуны могут употребить в пищу архивные документы.

Основные площади здания отводятся под хранилища; они изолируются от читального зала и административных помещений. Кроме них обязательны: комната для приема и разбора поступающих дел; комната для документов, пораженных вредителями (изолятор); рабочие комнаты для сотрудников; читальный зал с отдельной комнатой для временного хранения документов; помещение для обезвреживания документов с автономной вытяжной вентиляцией, где при необходимости может быть установлена дезинфекционная камера; комнаты для реставрации и переплета документов и другое 9 .

Хранилище организуется в изолированном помещении. К хранилищу предъявляются наиболее строгие требования:

. совмещение хранилищ и рабочих помещений любого назначения не допускается;

. не допускается размещение хранилищ в не отапливаемых, сырых, неприспособленных помещениях, а также в помещениях с печным отоплением;

. помещение хранилищ должны иметь удобные для эвакуации выходы к лифтам и лестничным клеткам, запасной выход;

. в помещениях хранилищ не допускается прокладка труб водоснабжения и канализации, а также технологические или бытовые вводы воды;

. помещение должно быть как пожаробезопасным, так и гарантированным от затопления;

. электропроводка в помещениях хранилищ должна быть скрытой, штепсельные розетки герметичными или полугерметичными. Хранилища оборудуются общими или поэтажными электрическими рубильниками;

. хранилища отделяются от соседних помещений архива несгораемыми стенами и перекрытиями с пределом огнестойкости не менее 2 часов;

. вывода пожарного водопровода должны находиться на лестничных клетках;

. размещение хранилищ в помещении без окон допускается только при наличии вентиляции обеспечивающей 2-3-кратный воздухообмен в час;

. лабораторные и производственные помещения должны быть максимально удалены от помещений хранилищ и не иметь общих с ним вентиляционных каналов 10 .

Работа с архивами

Зачем существуют архивы?

Самые большие архивы

О чем и как можно попросить архив

Директору архива такого-то

От (ваше ФИО и адрес)

 Я, (ФИО), (если вы предполагаете, что вам могут быть предоставлены льготы, напишите это сразу, то есть ветеран войны, многодетная мать, персональный пенсионер и т.п.) прошу помочь мне в генеалогическом поиске (если вы считаете, что это может рассматриваться как тематический запрос или запрос социально правового характера, напишите об этом здесь, для этого нужно указать причину поиска, например, в связи с вопросом о наследстве).
Мой (степень родства) (ФИО), (такого-то) вероисповедания, родился в таком-то населенном пункте такого-то числа такого-то года, что указано в (таком-то документе, допустим, в свидетельстве о браке). Прошу, используя имеющиеся в вашем архиве метрические книги или другие фонды, сообщить мне сведения о его родителях и прислать копии имеющихся документов. Оплату гарантирую (этот пункт можете опустить, некоторые архивы выполняют часть запросов бесплатно).
С уважением
ФИО
Дата.

Если вы не знаете точно, когда ваш предок родился, можете быть менее конкретны, тогда надо написать: «по семейному преданию родился в таком-то населенном пункте примерно в таком-то году» и, соответственно, в заявлении попросите уточнить дату рождения. Если ваш предок жил не в деревне, а в городе, особенно в большом, где было много церковных приходов, желательно знать его адрес (тогда, скорее всего, он был прихожанином ближайшего к месту жительства прихода). Может быть, архив и согласится просмотреть сведения обо всех приходах, но стоить это будет очень дорого.
Когда вам пришлют информацию, пишите следующий запрос, про следующего предка.
От директора архива запросы направляются на исполнение в соответствующее подразделение или непосредственно исполнителю.
Если поступил непрофильный запрос (например, вы перепутали Великий и Нижний Новгород и отправили письмо не туда), архив направляет его в нужный архив или пишет в ответе, что вы ошиблись, объясняя, куда нужно обратиться. Реакция на непрофильный запрос по закону не должна быть более 5 дней с момента поступления запроса в архив.
Запросы организаций и граждан рассматриваются руководством архива, направляются на исполнение в соответствующее подразделение или непосредственно исполнителю, и должны исполняться по всем, хранящимся в архиве документам и печатным изданиям, относящимся к предмету запроса.
При поступлении непрофильного запроса архив направляет его по месту хранения запрашиваемых документов или дает организациям и гражданам соответствующие рекомендации.
Архив проводит работу по исполнению тематических запросов пользователей в порядке оказания платных услуг (в том числе на основе договора) или безвозмездно. Сроки и стоимость работ по исполнению запросов пользователей согласовываются с ними – обратите внимание на этот пункт, вам должны заранее сказать о том, сколько вам придется заплатить.
При необходимости проведения поиска по значительному комплексу документов и организации их копирования архив письменно сообщает пользователю о промежуточных результатах работы

Читайте также  Виды инфузионной терапии

Что архивы сделают для вас бесплатно

Что архивы делают за деньги

Что хранится в архивах

Какой можно получить ответ

Что можно и чего нельзя

Особые случаи

Если документов нет

Самостоятельная работа в архиве

Предположим, вы собираетесь поехать в другой город, поработать в архиве и найти сведения о своих предках. Если вас туда не приглашали, что случается, не надо бросаться туда очертя голову, не исключено, что в архиве и нет нужной вам информации. Прежде чем ехать, советую написать туда письмо следующего содержания на имя директора архива.

Сначала шапка – адрес архива, директору, фамилия имя отчество директора.

От такого-то (ваша ФИО), проживающего по адресу (это чтобы вам могли ответить).

Потом, конечно, обращение.
Потом сообщаете, что вам собственно нужно:
Я занимаюсь исследованием своей родословной (или назовите другой повод, ну, например должен получить подтверждение родства для получения наследства, или занимаюсь научными исследованиями по такой-то проблеме) и хотел бы поработать в читальном зале вашего архива. Меня интересуют следующие документы: (перечислите). Не могли бы вы сообщить, имеются ли в ваших фондах эти документы, выдаются ли они исследователям и каковы условия работы в читальном зале вашего архива.
С уважением
Подпись.

Можно, конечно, поехать и без подготовки, и без предварительного письма, но, тем не менее, лучше спросить. Вам обязательно ответят – архивы отвечают на письма.
Если вам ответили положительно, покупаете билет и отправляетесь. Если нужных вам документов нет, напряженно соображаете, в каких других документах может быть информация о ваших предках, и по их поводу уже звоните по телефону. Вас уже знают, вы скажете, что писали письмо, получили ответ, что нужных вам документов нет, а нет ли случайно других, таких-то и таких-то… Директор вам ответит, у нее список есть.
Кстати, если нужны были вам метрические книги и в архиве говорят, что их нет, позвоните на всякий случай в соответствующий ЗАГС. Известны случаи, когда метрические книги, которым по все правилам полагалось бы быть в архиве, обнаруживались в «родном» ЗАГСЕ, и никто их не собирался никуда сдавать. Может, имеет смысл и в ЗАГС заодно съездить.
Ехать нужно не меньше, чем на неделю, иначе ничего не найдете. Поселиться в гостинице, сейчас, как правило, можно без проблем в любом городе (если, конечно, там в это время не проходят крупные спортивные соревнования или что-то в этом роде). Кроме того, совсем не обязательно все время пребывания в архиве жить в одной гостинице, вы можете и переехать. Если наладить хорошие отношения с работниками архива, они вам могут и дешевую гостиницу посоветовать. Я сама слышала, как одной женщине советовали остановиться при монастыре, где имелось что-то вроде гостиницы для паломников.
Как только поселились, отправляйтесь в архив. Дело в том, что ни в одном архиве не выдают документы сразу, сначала надо их заказать, а выдают их, как правило, на следующий день. В некоторых архивах (в Воронежском, например), даже и описи нельзя посмотреть без предварительного заказа. Бывают архивы, в которых документы выдают через неделю после заказа (хотя и очень редко), тогда вам точно не на неделю надо ехать, а, как минимум, на целый отпуск.
Так вот. В архиве вам надо сначала записаться в читальный зал (не стесняйтесь спрашивать как, вам все с готовностью объяснят), посмотреть описи, заказать нужные вам документы, узнать, когда вам их выдадут…
Кстати…
Люди часто злятся, что им медленно выдают заказанные дела. Им кажется, что это как в библиотеке — чтобы принести заказанное дело, нужно просто взять его на полке и принести. А вот ничего подобного. Допустим, вы заказали метрическую книгу. Это огромный талмуд, по площади чуть больше канцелярского дела, но по толщине не меньше двадцати сантиметров. Все это дело нужно внимательно перелистать, прежде чем вам его дать, и проверить, нет ли каких повреждений, все ли листочки на месте. Допустим, в архиве сидит 30 человек, каждый заказал по метрической книге, а перелистывает их все одна усталая женщина. Конечно, она делает это медленно и долго.
Допустим, она устала до такой степени, что не заметила вырванного листа.
В начале каждого дела есть листочек, на котором вы расписываетесь, подтверждая, что вы это дело получали. Так вот, если в следующий раз, когда она отдохнула, отсутствующий лист заметила, то. Что произойдет, по вашему? Посмотрят на листочек, там ваша подпись последняя, до этого вырванных листов не было и все. Ваша репутация загублена.
Или вот еще раздражают посетителей архивов женщины, которые сидят в читальном зале и смотрят, что посетители делают с заказанными делами, и не разрешают им передавать дела друг другу. Зря раздражаетесь. Они вас же берегут. Вот устанет эта женщина, задумается, а в это время, кто-то возьмет и сделает что-то плохое с полученным вами делом. И опять-таки, пострадаете вы. И это не выдумки, такие случаи бывали.
Так что, не раздражайте архивистов, не утомляйте их своими криками, от этого только хуже будет. Ну, а если они увидят, что вы это понимаете, может, они будут к вам получше относиться, помогут побыстрее скопировать, например, нужные страницы.
Кстати, один совет. Описи не всегда бывают достаточно подробными, но во всех архивах медленно, но целенаправленно, потихоньку идет работа по улучшению учета, по систематизации, по оцифровыванию и так далее и тому подобное. Допустим, в основной описи просто написано, что есть ревизская сказка за такой-то год. А в подробной описи, которая еще только готовится и в читальный зал не выложена, эта ревизская сказка описана подробно, с указанием того, какая деревня находится на какой странице. Без этой, отсутствующей в читальном зале описи, вы будете два дня листать эту жуткой величины ревизскую сказку, только чтобы найти нужную деревню. А с ней вы сразу откроете нужную страницу и найдете все за пять минут. Работники разных отделов архива, как правило, не знают, что происходит в чужих отделах, так что если вы спросите в читальном зале, вам скажут, что ничего подобного нет. Все знает только директор. Если директор будет к вам хорошо относиться (а вы уже познакомились, переписывались и разговаривали по телефону), она вас направит к нужному человеку, если такой есть, и это значительно облегчит процесс.
Итак, ваша цель – найти своих предков. До этого вы отправляетесь, допустим, после обеда в архив (потому что вам обещали дело выдать только тогда), работаете там до вечера, уходите, а что делать все остальное время?
Да, опять кстати, если дело вы не досмотрите, то оно останется лежать в читальном зале, и на следующий день вы сможете его начать смотреть прямо с момента открытия читального зала.
Очень советую в этом городе посетить краеведческий музей, там тоже может быть полезная информация, которая натолкнет вас на мысль, какие документы еще заказать. Запишитесь в самую крупную местную библиотеку, поищите там разнообразные справочники, сходите в зал периодики, поищите старые газеты и журналы, где может содержаться нужная вам информация. Найдите интернет-кафе (или интернет-зал в той самой крупной библиотеке, куда вы уже записались) – если у вас возникнут трудности в поиске, можно ведь зайти на наш форум и посоветоваться.
Постарайтесь познакомиться с каким-нибудь местным жителем, который одновременно с вами работает в архиве. Вдруг вам что-нибудь еще понадобится, тогда вы сможете его попросить об этом – за деньги или за ответную аналогичную услугу. Знакомиться удобно в начале и конце работы читального зала, в обед или выходя покурить – приставать к людям в читальном зале крайне неудобно. Там все молчат.
Если вы имеете склонность к поиску однофамильцев, найдите их в этом городе заранее и встречайтесь с ними по возможности. Лучше не напрашиваться в гости, а ходить, допустим, в кафе чай пить – кто знает, понравитесь вы друг другу или нет.
Допустим, вы целую неделю ходили в архив каждый день и нашли то, что хотели. Выписать вы, конечно, все можете, но скопировать – далеко не всегда. Чтобы получить заверенную выписку из документа или его копию, надо, чтобы эту выписку или копию сделали. Вам могут сказать, что копия будет готова через месяц, архив ничего не высылает, приезжайте через месяц и возьмите. Или, скажут вам, познакомьтесь с кем-нибудь и попросите знакомого получить копию или выписку и переслать.
Во-первых, их можно уговорить. Как ни странно, работники архивов в большинстве своем не берут взяток, но уговорить их, попросить, и даже заплатить за сверхурочную работу можно, только постарайтесь, чтобы это не выглядело как взятка. Не знаю, почему, но не любят они этого.
Во-вторых, можно уехать и сделать заказ по почте на копирование нужных вам страниц – фонд такой-то, дело такое-то, страницы такие-то. Но в этом случае, с вас попытаются, скорее всего, взять плату как за полноценный поиск. Выбирайте этот путь только в том случае, если способны по телефону объяснить, что уже приезжали, сами все нашли, и это не было поиском, это было копированием. Это сложно.
В-третьих, вы можете действительно попросить знакомого, с которым познакомились, работая в читальном зале.
Главное — не скандалить и не паниковать.
Если будете работать в каком-либо областном архиве, разыскивая своих предков, очень советую почитать опись губернского жандармского управления. Во-первых, чтение это полезное — вы там можете найти сведения о каких-то своих предках и родственниках, которые могли и не совершать противоправных действий, но стать их жертвами, это значительно облегчит дальнейший поиск, в самом деле даже и фотография может оказаться (в некоторых случаях), и адрес, и много интересных деталей. Во-вторых, описи напечатаны, как правило, на машинке и их просто удобно и легко читать. Да их просто интересно читать, эти описи. Кажый заголовок дела — как роман, состоящий из одного названия. А вот пример: Дело по обвинению крестьянина хутора Чернышевка Острогожского уезда Моисеенко С.С. за высказывание против царского правительства о неумении вести войну и пропаганду содержания сказки «Конек-Горбунок».

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: