Использование аутсорсинга в работе предприятий - OXFORDST.RU

Использование аутсорсинга в работе предприятий

Аутсорсинг услуг для бизнеса: кому выгодно и сколько стоит

Отказываются от услуг штатных исполнителей в пользу специализированных компаний не только мелкие фирмы. В качестве классического примера приводят компании IKEA и NOKIA. Шведский мебельный гигант сотрудничает более чем с 2 500 сторонними организациями для оформления бухгалтерской отчетной документации. По зарубежным исследованиям, еще четверть века назад удельный вес компаний в США, передающих по аутсорсингу производственные или сервисные операции, составлял 86%.

Какие функции отдают

Аутсорсинг (англ. Outsourcing) — передача по договору непрофильных функций компании внешним исполнителям, специализирующимся на реализации этих конкретных видов услуг. Традиционно в Новосибирске чаще используют услуги бухгалтеров, системного администрирования, юристов и рабочего персонала: охранников, уборщиц, кассиров. В последнее время на аутсорсинг отдают функции маркетологов, pr-менеджеров, операторов колл-центров, рекрутеров.

По словам Рады Малышевой, управляющего директора компании APRA, пока услуги аутсорсинга маркетинга развиты достаточно слабо, по сравнению с аутсорсингом бухгалтерских или IT-услуг. «Далеко не все компании регионального масштаба задумываются о необходимости маркетолога в принципе. Это сегодня своего рода не необходимость, а роскошь. Как правило, сегмент ограничен компаниями, находящимися в условиях активной конкуренции, либо на переломном этапе развития — создание нового продукта, выход на новые рынки».

Алла Рауд, директор компании «Маркетинг-под-ключ.рф»:

— В интернет-маркетинге на аутсорсинг часто отдают разработку сайтов, исследования в интернете конкурентов, рынка, спроса и потребителя, настройку рекламных каналов. А более продвинутые заказчики привязывают работу к ЛИДам (заявкам), показателям SaaS (стоимостные оценки клиентов). Ценообразование зависит от времени, которое будет потрачено на поиск и подтверждение гипотез для продвижения, на прирост в лидах (заявках), на командную работу. В нашем случае метаморфозы продвижения в интернете могли случаться и через 2 недели командной работы и затраты на наши услуги окупались. А был пример, когда затраты начали окупаться только после 3 месяцев активных тестов, трафика, аналитики поведения посетителей.

Чем выгодно

Системы передачи определенных функций на откуп сторонним исполнителям имеют для компании-заказчика довольно много плюсов. К ним относят: сокращение фонда зарплат по сотрудникам, налогов на эти зарплаты, трат на обучение работников (скажем, повышение квалификации бухгалтеров). Аутсорсеры не ходят на больничный и в отпуск, не опаздывают и не сидят в рабочее время в социальных сетях.

Кроме экономии на персонале, к плюсам аутсорсинга стандартно относят экономию на оборудовании рабочего места и арендной плате за него. Скажем, в Новосибирске эта статья затрат (аренда в месяц + стоимость мебели и оборудования, разделенная на количество месяцев полезного использования) составит порядка 2,5 тыс. руб. в месяц. К этому надо добавить необходимость установки 1С, программ передачи электронной отчетности. Юлия Шаройкова, руководитель аутсорсинговой компании «Умный совет» оценивает итоговую экономию порядка 15-20 тыс. руб в месяц. В бухгалтерском аутсорсинге есть некая сезонность. «Основной приток клиентов происходит в период годовой отчетности», — комментирует Юлия.

Менее очевидные плюсы аутсорсинга — возможность доступа к практикам, опыту и знаниям провайдера. «За счет специализации глубина и объем профильных компетенций провайдера значительно выше рядового бухгалтера», — комментирует Елена Сазонова, учредитель компании «Профи». Также отмечают перспективы повышения финансовой эффективности бизнеса (оптимизация налогов, бюджетирование) и перенос рисков на провайдера (штрафы за несданные отчеты и неправильно оформленные декларации).

Юлия Шаройкова, руководитель аутсорсинговой компании «Умный совет»:

— Очень важным критерием выбора компании-провайдера я считаю отзывы клиентов, желательно знакомых. То есть «сарафанное радио». Вторым критерием я бы отметила квалификацию руководителя компании: является ли он профессиональным бухгалтером и имеет ли действующий аттестат. Третий критерий — ощущение от личной встречи: понравился ли Вам бухгалтер, ответил ли на все Ваши вопросы, заинтересовал ли он Вас. Необходимо, чтобы клиент и бухгалтер понимали друг друга и им было легко общаться. В принципе Вы выбираете сотрудника для себя, следовательно критерии выбора при собеседовании тоже подойдут для выбора компании по бухгалтерскому обслуживанию.

Все эти же плюсы переносимы и на другие специальности, с добавлением определенных нюансов. Скажем, для непрофессионала свой программист или системный администратор в штате — это головная боль при отборе и контроле, поскольку у управленца нет достаточного уровня знаний для проверки качества работ. Также страдает оценка трудозатрат, где возможно лукавство со стороны исполнителя. Часто программисты, как и системные администраторы, являются специалистами по одной платформе или операционной системе (скажем, программисты на «Битриксе» встречаются реже и платить им надо больше, есть проблема с настройками linux-серверов). Сторонние специалисты получают деньги за решение задачи, а не за человекочасы работы.

Передача функций рабочего персонала вообще порядком облегчает жизнь управленцам. Скажем, в Москве компании предлагают услуги летучих бригад грузчиков, которые с утра три часа разгружают товар в одном супермаркете, потом три часа в другом. Таким образом, работа выполняется в сжатые сроки и не требует содержания в магазине избыточного персонала. Плюс рабочие позиции, — охрана, грузчики, рабочие, уборщицы, — предполагают обычно сложности в поиске, собеседовании, найме и контроле этих работников.

Елена Баянова, директор консалтинговой компании IACA:

— Если у ключевого состава бухгалтерской компании нет сертификатов Минфина, можно предположить, что ребята решили пойти и попробовать попродавать услуги. И в случае, если не получится, можно и свернуть деятельность. Получение сертификата требует значительного времени, усилий и вовлеченности в дело. Важно при заключении договора четко определить ответственность: при каких ситуациях и в каком размере ее несет бухгалтерская компания. Жизни без ошибок или спорных ситуаций не бывает, и важно знать наперед, какие бывают риски и как они минимизируются, как решаются спорные ситуации. Например, через страхование профессиональной ответственности бухгалтерской компании в страховой компании.

Риски для бизнеса

Естественно, что кроме ощутимых выгод передача части функций на аутсорсинг влечет за собой и ряд рисков для компании. Во-первых, придется передавать на сторону конфиденциальную внутрифирменную информацию. Это всегда риск, даже если в договоре есть пункт о неразглашении. Для крупных компаний или бизнесов с высокими темпами работы негативом может оказаться снижение оперативности в учете. В случае с ИТ-аутсорсингом в договоре обычно прописывают время реагирования на определенные аварии, однако оно может составлять 4-8 часов.

Стороннего провайдера слабо возможно контролировать извне. Если заказчик платит за результат, то он не имеет права досконального контроля в процессе.

Кому выгодно

По мнению экспертов, для представителей малого и среднего бизнеса аутсорсинг — реальная возможность получить услуги высокого качества по приемлемой цене. Чем крупнее компания, тем более ощутимы нюансы аутсорсинга. В таком случае часто функции отдела передают на аутсорсинг, а в штате компании оставляют одиночного специалиста для решения оперативных вопросов и координации работы по данной функции.

Перспективы аутосорсинга

По словам Малышевой, развитие рыка неминуемо приводит к выделению в пользу внешних специалистов рутинных функций: контекстная реклама, текущее обслуживание офиса, снабжение офиса. «Задача должна быть: рутинной, несрочной (редко возникают форс-мажоры), поддающейся планированию и расписанию. Второй вариант — задача должна быть слишком сложной, чтобы ею мог заниматься первый встречный, или очень редко востребуемой, чтобы невыгодно было постоянно заботиться об этой функции в компании.

Алла Рауд полагает, что на аутсорсинг могут быть отданы все узкие специализации, например, «Инженер по технике безопасности»: «Также это специализации, которые могут быть оптимизированы и объединены в одну, например коммерческий директор, который отвечает за работоспособность бизнеса со стороны ритейла, может на аутсорсинг отдавать узкие поручения по аналитике ROI например. Но мы только-только к этому идем, ведь далеко не все готовы говорить о своем бизнесе голыми цифрами»

Сазонова полагает, что перспективы в сочетанности технологий и работы специалистов. «Скажем, есть технологии, позволяющие в минуты совершать массовый обзвон потенциальных кандидатов по резюме, или уточнять контакты нужного вам сотрудника, проводить автоматизированный холодный прозвон по упрощенному сценарию. Даже при невысокой по сравнению с «ручным» прозвоном воронке по результатам из-за низкой цены такие способы порядком экономят бюджеты».

Рада Малышева, управляющий директор компании АПРА:

Аутсорсинг сегодня все-таки больше способ привлечения квалифицированного специалиста, чем способ сэкономить. Если ваше продвижение ограничивается вопросами ежемесячного анализа клиентской базы, размещением в 2ГИС и поздравлением клиентов с Новым годом, вам вообще маркетолог не нужен. Мы имеем дело с объемными бюджетами и масштабными задачами. Я в своей практике еще ни разу не сталкивалась с ситуацией, когда клиент, которому нужен аутсорсинг, решил все базовые задачи, и ему нужно только текущее сопровождение. Как правило, в маркетинге хаос, приходится заниматься и стратегическим планированием, и медиапланированием, и консалтингом для собственников. Наводить порядок, все расставлять по полочкам.

Аутсорсинг: что это такое простыми словами — понятие и виды аутсорса, что означает outsourcing персонала

Для современного бизнеса держать большой штат сотрудников – нерентабельное и неэффективное решение. Более рационально вынести часть задач на выполнение другой организации. Каждый предприниматель должен знать, что это есть такое — аутсорсинг или аутсорсинговая компания, что означает понятие простыми словами и изучив примеры подобного варианта формирования рабочего процесса, решить необходимо ли это для его деятельности.

Расшифровка понятия

Полное название «outer-source-using», что в переводе значит привлечение ресурсов извне, более расширенно описывает определение. Иными словами – это задействование в работе компании специалистов со стороны для осуществления каких-либо непрофильных функций.

Отличия от иных форм сотрудничества

  1. Аутсорсинговое соглашение действует длительный промежуток времени.
  2. Подрядчикам отдают на выполнение только второстепенные операции (создание сайтов, реклама, клининг помещений и т.д.).
  3. Также подразумевается передача на сторону бизнес-мероприятий (подбор персонала, техобслуживание, работа с бухгалтерией и др.).
Читайте также  Модели прогнозирования на основе временных рядов

Готовые решения для всех направлений

Мобильность, точность и скорость пересчёта товара в торговом зале и на складе, позволят вам не потерять дни продаж во время проведения инвентаризации и при приёмке товара.

Ускорь работу сотрудников склада при помощи мобильной автоматизации. Навсегда устраните ошибки при приёмке, отгрузке, инвентаризации и перемещении товара.

Обязательная маркировка товаров — это возможность для каждой организации на 100% исключить приёмку на свой склад контрафактного товара и отследить цепочку поставок от производителя.

Скорость, точность приёмки и отгрузки товаров на складе — краеугольный камень в E-commerce бизнесе. Начни использовать современные, более эффективные мобильные инструменты.

Повысь точность учета имущества организации, уровень контроля сохранности и перемещения каждой единицы. Мобильный учет снизит вероятность краж и естественных потерь.

Повысь эффективность деятельности производственного предприятия за счет внедрения мобильной автоматизации для учёта товарно-материальных ценностей.

Исключи ошибки сопоставления и считывания акцизных марок алкогольной продукции при помощи мобильных инструментов учёта.

Первое в России готовое решение для учёта товара по RFID-меткам на каждом из этапов цепочки поставок.

Получение сертифицированного статуса партнёра «Клеверенс» позволит вашей компании выйти на новый уровень решения задач на предприятиях ваших клиентов..

Используй современные мобильные инструменты для проведения инвентаризации товара. Повысь скорость и точность бизнес-процесса.

Используй современные мобильные инструменты в учете товара и основных средств на вашем предприятии. Полностью откажитесь от учета «на бумаге».

Для чего используют

Рассмотрим основные варианты, когда уместно использование аутсорсинга:

  1. У небольшой компании недостаточно средств для полноценного содержания и оплаты труда всех работников, либо их услуги нужны не постоянно, а раз в определенный период. В обоих случаях гораздо выгоднее нанять стороннюю организацию, которая выполнит разовую или периодическую работу.
  2. Если у крупной фирмы в составе много непрофильных подразделений, которые не приносят прибыли, но задействованы в обслуживании – это плохо отражается на общей отчетности.
  3. Если фирма не в состоянии выделять на неосновные мероприятия достаточно средств – она не способна конкурировать на рынке трудоустройства, поэтому зачастую поиск сотрудников становится проблемой.
  4. Конторе необходимо сократить штат или расходы на заработную плату. Бывает и такое, что бухгалтерии нужно отчитаться или достичь запланированного уровня средней зарплаты персонала. В этом помогают вывод на аутсорсинг низкооплачиваемых категорий, к примеру, клининг, столовая, транспорт.

Функции аутсорсинга

Обычно предприятия передают аутсорсинговым компаниям подобные задачи:

  • ведение бухучета;
  • подбор и привлечение кадров;
  • расчет зарплаты;
  • операции с налогообложением;
  • обслуживание техники и оборудования;
  • обеспечение функционирования работы в офисе;
  • разработка ПО;
  • переводы;
  • охранные мероприятия;
  • проектирование;
  • создание рекламы;
  • логистика;
  • клининг помещений;
  • транспортные процессы.

Основные виды

Наем третьих фирм для осуществления каких-либо необходимых мероприятий подразделяют по специфике деятельности, объемам передаваемых функций, геополитическим данным.

Держать в штате сотрудников хорошего программиста – недешево, а вот загрузить его заданиями каждый рабочий день месяца достаточно проблематично. Причем это касается не только малых мощностей, где ИТ-сеть ограничивается 10-ю абонентами, но и крупных банковских и промышленных систем. К примеру, Роснефть и Сбербанк уже давно перевели на аутсорс все ит-подразделения, оставив в своем составе лишь стратегически важные сегменты. Такой аутсорсинг делят на две группы: поддержание в рабочем состоянии техники и компьютерного оборудования либо создание ПО и сети предприятия.

Бухгалтерский

Подобные услуги часто применяют для организации труда небольшие фирмы, которые не нуждаются в разветвленной бухгалтерии. Передав бухгалтерскую работу удаленной компании, удается не только экономить на заработной плате персоналу, но и на обновлении и установке специализированных программ.

Полный

Задачи и функции можно передать сторонней организации в разных объемах: полном, частичном, совместном и промежуточном. Полный аутсорсинг — это значит, что суть применения системы построена на передаче другим людям всех видов работ по данному сегменту.

Охрана труда

По нормам, если на предприятии трудится более 50 человек – то обязательным условием его функционирования является наличие службы, занимающейся вопросами охраны труда. Даже если в вашем штате до полусотни мастеров – все равно в коллективе должен быть человек отвечающий за безопасность. Подобные задачи можно передать специалистам извне. Их стоимость будет зависеть от особенностей вашей фирмы, специфики производства, численности коллектива.

Юридический

Обычно, услуги юриста нужны всего несколько раз в году, поэтому держать его в штате на постоянной основе нет никакого смысла. Заключив договор с юридической компанией, вы сэкономите не только на выплате окладов, но и за необходимые несколько задач в году рассчитаетесь исключительно по факту их выполнения.

Аутсорсинг персонала: что это такое простыми словами

Кадровый аутстаффинг упрощает процесс поиска сотрудников, а соответственно и затраты на него, особенно когда команда нужна для осуществления временных задач. Формально работник будет числиться в аутсорсинговом подразделении, но по факту находится под влиянием заказчика.

Как правило, этот способ используют в рамках проектной деятельности, которая ограничена по времени и ресурсам.

Стороннее взаимодействие

Делят сотрудничество с подрядчиками и по геополитическим характеристикам. Внешний аутсорсинг – это контракт между сторонами, функционирующими в рамках одной страны.

В продажах

Это процесс передачи полномочий отдела продаж другой организации. Бывает полный или частичный. Список задач может быть самый разный: от создания презентаций, информирования клиентов об акциях и скидках, до работы с возражениями и жалобами. На аутсорс можно отдать только один сегмент товаров: самый простой, который уже пользуется спросом, является значимым для прибыли, но уже не нуждается в пристальном контроле, либо наоборот, самый сложный, где необходим креативный подход, а у компании нет на него материальных ресурсов.

В бизнес-процессах

Корпорация передает дела, не являющиеся основными в ее деятельности, на ведение сторонним специалистам. Понять лучше, что это такое — подобные аутсорсинговые услуги, поможет простой пример: передача функций бухгалтера, юриста, правоведа.

Также многие компании пользуются помощью 3PL (логистика третьего поколения) — это целый комплекс различных видов деятельности, которые берет на себя сторонняя организация: ответственное хранение, перевозка, упаковка, перегрузка, маркировка и т. д. Все процессы можно автоматизировать с помощью различного оборудования и ПО, в том числе это могут быть терминалы сбора данных, которые представлены в ассортименте «Клеверенс».

Производственный

Внедряется на больших предприятиях с внушительным производством, где нет надобности некоторые этапы включать в рамки личных мощностей. К примеру, заводы по созданию автомобилей, авиа и космической отраслей отдают на сторону более 65 процентов обязанностей, включая разработку составляющих и запчастей для сборки конечного продукта. Есть фирмы, в структуре которых и вовсе не предусмотрено производственная деятельность, зато в партнерах более 2500 производств, которые делают за них всю продукцию. В основные цели такого предприятия входит обеспечение продаж.

Оплата аутсорсинга

Аутсорсинговая деятельность — это процесс выполнения задач, за которые нанятая компания получает прибыль. Существует три типа оплаты труда.

За выполненный объем

Плата осуществляется по факту приемки работ, а нужный объем прописан изначально в контракте. Пример фирмы, предоставляющей услуги бухгалтера:

Тип программы обслуживания

Облегченная (на 30 дней)

Стандартная (до 9 сотрудников) на 30 дней

Стандартная расширенная (до 30 сотрудников) на 30 дней

Качественный аутсорсинг от А до Ё: работаем с типовыми слабостями

На каждой фазе жизненного цикла сервиса всплывают то одни, то другие проблемы. Это зависит от специфики сервиса, ожиданий и уровня зрелости обеих сторон. Я выделил 8 типичных проблем, с которыми сталкиваюсь при аутсорсинге. Я обращаю на них внимание, чтобы у участников процесса сформировался своеобразный чек-лист вопросов, которые необходимо проработать с потенциальным поставщиком.

А) Дорого

Целесообразен ли аутсорсинг вообще? Для некоторых компаний внутренний сервис будет дешевле. Например, для таких, в которых работа похожа на «конвейер». Сотрудники таких компаний всегда знают, что делать и как делать. Для этого у них прописаны инструкции и процессы, установлены стандарты. В любой предметной области работает от 3 человек и каждый может заменить другого. Если в вашей компании выстроен такой «конвейер», то внутренний сервис – ваш выбор. Сэкономите компании деньги.

Если «конвейера» нет или же масштаб задач не позволяет его построить, то на помощь приходит аутсорсинг. Вот почему это будет выгоднее:

  1. Гибкое распределение специалистов между аналогичными задачами и клиентами. Специалист A эффективно справляется с задачами типа B. Как только он справился с задачей B1, отправляете его решать B2. Так вы экономите время и деньги компании на поиске или обучении другого специалиста.
  2. Обеспечение высокой загрузки специалистов. Это не значит, что сотрудники будут пухнуть от нагрузки. Они будут знать, что им делать сейчас и что им делать потом. Сотрудники даже смогут с чистой совестью прерываться на чай или медитацию, а потом возвращаться к работе. Даже если что-то пойдёт не так и вспыхнет срочная задача, вам не нужно будет сломя голову искать специалиста, который её решит – у ваших специалистов будет на это время.
  3. Возможность найма сотрудников из регионов, в которых дешевле жить. В таком случае и стоимость услуг специалиста будет дешевле.
  4. Повторное использование процессов, тулов, стандартов и практик.

Учитывая эти выгоды, компании-поставщики услуг аутсорсинга предпочитают долгосрочные контракты. Обе стороны не расточают ресурсы на выстраивание процессов, организацию людей, и согласования. Здесь главное не допустить застоя в сервисе.

Читайте также  Клиническая характеристика детей с различными отклонениями в развитии

С другой стороны может имеет смысл менять поставщика каждый год, каждый раз добиваясь снижения цены? Оба варианта являются крайностями.

Б) Долго

Завести нового пользователя – 3 дня. Сбросить пароль – 5 дней. Дать права, как у Иванова, но с ограниченным доступом – 10 дней. Знакомые ситуации? Мне – да. Когда простые задачи решаются так долго – хочется не работать, а биться головой об мягкую стену. Чем больше висит невыполненных задач, тем хуже. Можно ли заранее измерить этот аспект? Можно.

В) Негибко, бюрократично

Случаются творческие задачи, которые нужно решать креативно. Только вот «давайте сделаем» разбивается о «надо согласовать». Начинаются перестраховки, тестирования, «консультации» и т.д. Решение задачи превращается в долгую и унылую песню. Как пишут в лучших практиках — всё должно быть обосновано ценностью для бизнеса. Очень расплывчатая формулировка, т.к. непонятно что важнее: ценность в долгосрочной перспективе (минимальный риск, доступность системы) или результат здесь и сейчас.

К сожалению универсального решения нет, всё зависит от конкретных людей. Исполнители должны вникать в ситуацию, а их руководители должны выстроить соответствующую культуру производства и отношений. Тогда проще прийти к пониманию. Аргументом в защиту аутсорсинга является более развитая дисциплина.

Г) Непрофессионально

Случается, что поставщик набрал студентов и сразу бросил их в бой. Это дёшево, но экономия всегда приносит свои последствия. Выливается это в ошибки, на решение которых тратятся время, силы и репутация. Конечно у всех есть текучка кадров, и надо не забывать про передачу знаний.
Важный аспект – личный контакт между специалистами исполнителя и ключевыми пользователями клиента. Поэтому поставщик еще на фазе внедрения сервиса должен познакомить команду с заказчиком и установить рабочие отношения между исполнителями и командами заказчика (ИБ, функциональные заказчики, ключевые пользователи и т.д.).

Д) Непрозрачно

Выстроенные процессы это конечно хорошо, но у этого есть оборотная стороны: формальные процессы позволяют скрывать просчёты, уменьшают личную ответственность. Кто конкретно сейчас решает мою задачу? Кто отвечает за результат в целом? Почему задача забуксовала в отделе бизнес-анализа? Кто виноват, что делать и когда это кончится? Вот здесь то и нужны выстроенные отношения и гибкие процессы. Менеджер сервиса должен выполнять руководящую и направляющую роль и являться контактом для эскалации. Нет практики по назначению ответственного за результат? Будет долго и бюрократично.

Е) Нет доверия (небезопасно)

Когда видишь сотрудников вживую, доверяешь им больше. В аутсорсинге, сотрудники непонятно где и как выглядят. Как довериться и дать доступ тем, кого не знаешь и не видишь? Мы рекомендуем ехать к поставщику и знакомиться. Приезжаете к нему и оцениваете как он работает, проводите свой Due Diligence.

  1. Как поставщик защищает себя от разного рода случайностей?
  2. Как поставщик контролирует работу сотрудников?
  3. Выстроена ли у поставщика система контрольных процедур и лучших практик? Насколько они разумны?
  4. Наблюдается ли микро-менеджмент?
  5. Умеют ли сотрудники работать самостоятельно?
  6. Готовы ли сотрудники отвечать за результат своей работы?

Ё) Не клиентоориентированно

Мы много сказали про выстроенные процессы и автоматизацию, а что насчёт живых людей? Выполняются ли задачи по принципу «претензии к пуговицам есть?». Несмотря на внедрённую автоматизацию, установленные процессы, поддержанные «правильными» системами учета тикетов, несмотря на это всё – в сервисе должен остаться человеческий фактор, который сделает сервис индивидуальным под конкретного клиента.

Речь идет о core-команде, которая в значительной степени (>60%) выделена на этого клиента, знает его особенности. Core-команда способна предоставлять целостный сервис, понимая чем живёт компания. Здесь требуется раскрыть человеческий потенциал, перестать фокусироваться только на приложениях или ИТ-инфраструктуре, постоянно адаптироваться к изменяющейся действительности, перестать делить людей на «ваших» и «наших». Вместо этого надо учить людей широкому кругозору в сочетании с специализацией в конкретной области (T-shaped people).

Теперь мы знаем про недостатки аутсорсинга. Что дальше?

Когда выбираете поставщика аутсорсинг-услуг, помните про перечисленные критерии. Общаясь с возможным поставщиком, спросите, как у него обстоят дела с этим пунктом, с другим, третьим и т.д. По ответам можно будет понять, насколько конкретная команда в состоянии сработаться с вами.

Пресс-центр

В современном мире аутсорсинг становится все более популярным. Если раньше было принято иметь в штате компании отдельного бухгалтера, IT-специалиста, работника call-центра, уборщицу, то сейчас бизнес-организации отказываются от этого. Вместо расширения основного штата они просто заказывают необходимые услуги у профессионалов. В результате это позволяет получить высококачественную помощь в решении задач и сэкономить.
Выбирая такой алгоритм работы, руководитель должен учитывать преимущества и недостатки аутсорсинга, так как бывают ситуации, в которых подобная помощь оказывается неподходящей.

Ключевые преимущества

Главным плюсом современного аутсорсинга выступает уменьшение затрат на содержание штатного персонала. Руководитель оплачивает выполненную работу, а не время, проведенное на рабочем месте. Он не берет на себя обязанности оплачивать отпуск, декрет и другие обязательные социальные выплаты. Особенно это удобно, если помощь конкретного специалиста требуется в отдельные периоды времени, например, при поломке техники или в конце квартала.

К другим преимуществам аутсорсинга относятся:

  1. Отсутствие необходимости управлять бизнес-процессами – руководитель дает задание и получает нужный результат, промежуточные этапы остаются вне его руководства, что освобождает дополнительное время для проведения других видов работы.
  2. Получение высококвалифицированной помощи – обычно аутсорсеры являются профессионалами с большим опытом, благодаря чему не потребуют дополнительного обучения для проведения работы.
  3. Улучшение результатов в основной деятельности – благодаря тому, что предприятие часть заданий может переложить на аутсорсинговое агентство, ему удается больше усилий перебросить на выполнение основных корпоративных задач.
  4. Отсутствие необходимости менять юридический статус – так как часть работы выполняют люди, фактически не находящиеся в штате организации, ей не придется изменять статус. Это позволит экономить на налогах.
  5. Экономия на HR-отделе – подбирая специалистов на аутсорсинг, их отсеиванием занимается отдельное агентство, и руководству нет необходимости в организации отдельного кадрового отдела.
  6. Уменьшение разногласий с персоналом – обычно аутсорсеры работают удаленно, кроме тех случаев, когда нужно провести деятельность в офисе и сдать отчет. Благодаря этому частые контакты с начальством отсутствуют, соответственно, конфликтные ситуации (которых в бизнесе сложно избежать) не случаются. Каждый имеет возможность спокойно заниматься основной деятельностью.

Аутсорсеры числятся в том агентстве, которое предлагает их услуги, поэтому проверки государственных служб, которые проводятся в бизнес-организации, их не затрагивают. Это позволяет руководству снять любую ответственность, так как документально оно не нанимает этих людей.
Аутсорсинг можно назвать действительно универсальным. Сегодня можно заказать помощь специалистов практически любой сферы. Часто даже представителей руководящего звена берут из аутсорсинга если, нужно возглавить временный проект.

Основные недостатки

Несмотря на то, что аутсорсинг имеет столько значимых плюсов, без минусов не обошлось. Хотя их заметно меньше по сравнению с преимуществами.

К главным недостаткам услуг относятся:

  1. Наличие рисков – люди, которые не числятся в организации, могут менее ответственно подходить к поставленным заданиям. Они не боятся потерять рабочее место, изначально его не имея. Конечно, начальство может не оплатить некачественные результаты, но будет потеряно время, что негативно отразится на ведении бизнеса.
  2. Отсутствие понимания корпоративного стиля – так как аутсорсер попадает в организацию, в которой он раньше не был, он может не до конца понимать стилистику. Особенно это чувствуется, если речь идет о творческих профессиях, например, журналистах или режиссерах. Их услуги могут потребоваться, если предприниматель захочет вести YouTube-канал. В этом случае ему придется потратить определенное количество времени, чтобы донести до работников идею бизнеса и другие корпоративные особенности.
  3. Повышение зависимости от исполнителей – если подчиненных руководитель может жестко контролировать в плане выполнения сроков и объемов задач, то с аутсорсерами чаще придется идти на компромиссы – соглашаться на их дедлайны, учитывать профессиональные рекомендации. Обычно это не влияет на качество результата, но может стать причиной конфликтной ситуации.
  4. Отсутствие полноценного контроля за видением бизнес-процессов и риск утери конфиденциальной информации – несмотря на то, что аутсорсеры обязуются держать в тайне информацию, доверенную им, полностью проконтролировать это нельзя, особенно если речь идет о финансовых и политических вопросах. Поэтому многие компании вынуждены отказаться от подобной помощи и делать все самостоятельно.

Не стоит забывать, что сегодня нет полноценной законодательной базы для аутсорсинга. Специалисты, работающие по такому принципу, не застрахованы от банкротства подрядных компаний и тех предприятий, для которых они выполняют работу. Они попросту могут остаться без оплаты проделанного труда.

При необходимости воспользоваться услугами аутсорсинга важно обращаться в проверенные компании, занимающиеся такой деятельностью не один год. Они предоставят специалистов любого направления, гарантируя их ответственность и продуктивность работы, возьмут на себя контроль за качеством выполнения поставленных задач и обеспечат компенсацию в случае халатного отношения со стороны исполнителей.

Аутсорсинг: оптимизация расходов на персонал и производство

В кризис повышается спрос на услуги аутсорсинговых компаний. Крупные бренды, промышленные предприятия и малый бизнес столкнулись со значительными экономическими потерями. Перевод офисного штата на удаленную работу, незапланированные выходные, простой производственных мощностей и торговых точек привели к необходимости разработать четкую стратегию и план тактических действий на ближайшие месяцы.

Реорганизация некоторых отделов и передача их на аутсорсинг становится естественным вариантом оптимизации расходов. Даже топ-менеджеры и эйчары, которые придерживаются традиционных моделей организации работы внутри компании, вдруг поняли – большинство задач можно выполнять удаленно.

Читайте также  Лыжный спорт - фристайл

Что такое аутсорсинг

Аутсорсинг – это передача компанией определенных задач другой на исполнение. Слово пришло к нам из английского языка, если разобрать его по частям, получится – «внешний источник». Фактически, вы передаете функции некоторых отделов внештатным исполнителям. Аутсорсинг персонала позволяет оптимизировать затраты на содержание штата, оформленного по ТК РФ, сэкономить на соцпакете и налогах.

Отдать задачу на аутсорсинг и на выполнение фрилансеру – разные понятия и подходы. Первый случай предполагает выполнение функций сотрудника или отдела на постоянной основе, второй – разовые задачи. Пример, который лучше всего иллюстрирует разницу в подходах – на аутсорсинг, кроме интеллектуальной работы, можно передать полностью или частично производство продукции, что позволяет сэкономить средства на обслуживании мощностей. Фриланс же – это разовые или проектные задачи, которые выполняет узкопрофильный специалист.

Аутстаффинг – еще одно понятие, которое мы затронем сегодня только в этом разделе. Допустим, вы хотите сохранить персонал в офисе, как и до кризиса. Проконсультируйтесь с юристом о возможных выгодах аутстаффинга конкретно в вашем случае. Это юридический вывод сотрудника из штата компании, который может снизить налоговую нагрузку. У ваших сотрудников по документам изменится только работодатель, им станет агентство аутстаффинга. Рабочий процесс останется прежним. Также бизнесу выгоднее сотрудничать с самозанятыми, чем нанимать сотрудника по ТК РФ в штат или работать по гражданско-правовому договору. Это один из вариантов снизить налоговую нагрузку для бизнеса.

Какие задачи позволяет решить аутсорсинг

Часто на аутсорсинг передают задачи, которые не относятся к основной деятельности компании. Например, можно вывести из офиса СММ-отдел и отдать на аутсорсинг ведение социальных сетей, коммуникацию с блогерами, продвижение бренда в Интернете. В IT можно отдать внештатному отделу даже разработку ПО, как это сделала компания Dell.

Какие задачи решает аутсорсинг:

  1. Сокращение расходов на персонал, производство и техническое обслуживание.
  2. Возможность не тратить время на тестирование и подбор узких специалистов, а передать задачу профессионалу или команде, которые уже имеют репутацию.
  3. Сокращение налоговой нагрузки на предприятие.
  4. Повышение продуктивности отделов за счет оптимизации процессов и рабочего времени.
  5. Гарантии эффективности и качества от аутсорсингового агентства.

Только на первый взгляд аутсорс вызывает недоверие. На самом деле это очень удобно благодаря высокому уровню ответственности подрядчика. Приведем распространенный пример аутсорсинга персонала: вы сами обращаетесь в кадровое агентство, которое предоставляет специалистов за определенную плату. Сотрудники посещают работу по согласованному графику, но оформлены в штат кадрового агентства и получает зарплату там же. Вы можете нанимать персонал под сокращенный день и любой график, хоть на два дня в неделю – по необходимости.

В чем преимущество аутсорсинга в кризис

Аутсорсинг в первую очередь позволяет сократить расходы на содержание определенных отделов или частей производства. В кризис повышается не только спрос на рынок фриланса и аутсорсинговых компаний, но и растет конкуренция между ними. Поэтому можно рассчитывать на лояльные цены, тестовый период за неполную стоимость и специальные предложения для вашей компании.

Что вы можете сделать прямо сейчас:

  1. Отдать текущие задачи определенных отделов одному специалисту или команде с фиксированной помесячной оплатой ниже, чем оклад всех штатных сотрудников, занятых на этих проектах.
  2. Полностью реорганизовать отделы, выделить только основные задачи, которые сейчас необходимы и оплачивать их попроектно.
  3. Сократить количество сотрудников в отделах, распределить задачи между теми, кто остался в штате и перевести их на удаленную работу с окладом в зависимости от выполнения KPI.

Такие меры требуют также изменений в статусе сотрудников, заключении новых и переоформлении старых договоров. Также вам пригодится понимание между понятиями «подрядчик» и «субподрядчик» – первая категория отвечает перед заказчиком за весь проект, исполнители из второй категории – за реализацию конкретной задачи.

Торгово-производственные компании могут пересмотреть свои затраты на содержание цехов, оборудования, рабочих, логистики и складских помещений, отдела продаж. Все это можно передать на аутсорсинг, сохранив за собой управление компанией и небольшой штат менеджеров.

Когда это может быть выгодно? Если расходы на аренду цехов и мощностей, оплату труда рабочих превышают затраты на услуги такого же производства на аутсорсе. На примере бренда одежды: если арендная плата и содержание производства стали непосильны, откажитесь от них, и передайте пошив готовой продукции по вашим лекалам фабрике-субподрядчику.

Модели аутсорсинга и сферы, в которых он востребован

Сегодня практически все компании пользуются услугами аутсорсинга. Даже малый бизнес заключает договоры с самозанятыми на выполнение бухгалтерских услуг, с клинингами на еженедельную уборку, с СММ-щиками и таргетологами на ведение соцсетей. Крупные компании переносят на аутсорс целые подразделения и производства.

Чтобы определиться, какие отделы и сегменты производства вы можете отдать на выполнение подрядчикам и субподрядчикам, рассмотрите классические модели аутсорсинга.

  • Промышленный – передача выполнения производственных задач. Например, вы заказываете изготовление продукции у завода, при этом другие работы по разработке, улучшению, рекламе, тестированию продукта оставляете за собой.
  • ITO – передача задач подрядчику в сфере IT. Варианты: обслуживание компьютерной техники – экономия на штатном сисадмине; разработка ПО и другие в зависимости от нужд предприятия.
  • Финансовый – передача учета, отчетности, инвентаризационного аудита и расчета заработной платы бухгалтерской компании. При этом каждую из этих задач можно отдать разным подрядчикам.
  • Юридический – передача ведения юридической документации и консультационной поддержки частному юристу или юридической компании.
  • Издательский – передача выпуска печатных материалов, а также выполнения переводов иностранных статей и других функций подрядчику от издательства.
  • HRO – аутсорсинг персонала. Фактически вы отдаете обязанности штатных сотрудников на аутсорсинг и освобождаете себя от необходимости содержать целые отделы в офисе, на складе.
  • В сфере розничной торговли – мерчендайзинг, транспортировка, обслуживание склада, фасовка и упаковка.
  • Маркетинговый в сфере PR – СММ, таргет, SЕО-продвижение, коммуникация со СМИ, блогерами, создание видео, фото и других рекламных материалов для продвижения в Интернете.
  • Телемаркетинговый – колл-центры отдела продаж, клиентской и технической поддержки.

Любую из этих моделей можно реализовать с помощью нишевых аутсорсинговых агентств. Также на рынке существуют компании, которые могут взять на себя обеспечение жизнедеятельности не одного отдела, а целого участка бизнеса.

Если говорить о реорганизации офиса, простейшая модель сотрудничества с внештатными сотрудниками без привлечения кадровых и аутсорсинговых агентств выглядит так. За каждым отделом закрепляется руководитель, у него в подчинении есть менеджеры проектов. Каждый из этих менеджеров курирует работу удаленных сотрудников, отвечает за отчетность и соблюдение KPI по проектам перед руководителем.

Эта модель имеет слабые места. Главные – несоблюдение дедлайнов удаленщиками, текучка кадров, сложности в составлении ТЗ и контроля выполнения. Сейчас организация такой модели имеет место благодаря изменениям на рынке IT. В последние 5 лет CRM-системы из простейших рабочих чатов и дашбордов для постановки и контроля выполнения задач с привязкой к 1C превратились в интегрированные системы по управлению бизнесом. Это значительно упрощает задачи и для менеджеров, и для руководителей при работе с сотрудниками на аутсорсе.

Что отдать на аутсорсинг в кризис

Кому передать свои задачи и как реорганизовать работу внутри компании? Первое, что нужно сделать – определите, какие отделы вы можете реформировать и отдать на аутсорс. Второе – пересмотрите KPI и текущие задачи, которые выполняют выбранные подразделения, и составьте регламент работы для аутсорсеров. По опыту многих эйчаров такие реформы часто открывают слабые места:

  • на выполнение текущих задач уходит больше рабочего времени, чем нужно;
  • перечень обязанностей можно сократить;
  • схема работы внутри отдела устарела, тормозит весь процесс и нуждается в реорганизации;
  • некоторые должности можно упразднить.

Если вы хотите сэкономить, вам также придется сократить и список обязанностей или объем задач. Это получится сделать не во всех подразделениях, но стоит рассмотреть возможность упростить работу. Например, у вас есть штатный дизайнер, который создает креативы, картинки, инфографику, моушн-дизайн для ваших корпоративных соцсетей и публикаций в СМИ. Он готовит каждый день медиафайлы по ТЗ и контент-плану. Вы можете сократить количество картинок, убрать сложный и дорогостоящий моушн-дизайн для соцсетей, готовить ТЗ для дизайнера раз в неделю и заказывать выполнение этой работы у фрилансера.

Если ваша компания занята в сфере IT, веб-разработки, вам не так легко сократить дизайнера. Но UI-, UX-, Web-дизайн можно передать внештатным специалистам или агентству. Какие еще задачи можно отдать на аутсорсинг:

  • работу PR отдела или некоторые его функции;
  • ведение бухгалтерской отчетности;
  • техническое обслуживание оргтехники;
  • уборку офисов;
  • разработку ПО;
  • изготовление продукции;
  • изготовление упаковки товара;
  • складское дело, логистику, упаковку и транспортировку конечному потребителю.

Этот список можно еще дополнить многими вариантами. Наверняка после тестирования удаленной работы с сотрудниками в контексте последних событий вы уже определили, какие отделы легко справляются с задачами на удаленке, а чье присутствие в офисе жизненно необходимо. Эта ситуация стала хорошей встряской для бизнеса, выявила слабые места, но и указала на новые возможности. При разработке дальнейшей стратегии не бойтесь внедрять аутсорсинг. Возможно, это откроет новые горизонты для вашей компании.

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: