Информационные связи предприятия - OXFORDST.RU

Информационные связи предприятия

Тема 2. Понятие документа, документопотока. Правила составления документов

Цели обучения — познакомить студентов:

Оглавление

Понятие документа, документопотока

Информационные связи предприятия и документопотоки

Документопоток — это процесс передвижения документов одного типа от источника возникновения или пункта обработки к потребителю. Документопотоки связывают все подразделения экономической системы в единую информационную систему. Документопотоки экономической системы делятся:

  • на внешние, входящие в систему;
  • внутренние документопотоки, имеющие обращение в системе и предназначенные для удовлетворения внутренних информационных потребностей;
  • исходящие, связывающие данную систему с другими организациями и предприятиями.

Свойства управленческой информации

Каждый вид деятельности вызывает появление своего класса информации, поэтому в экономической системе можно выделить несколько eе видов:

  • управленческая,
  • экономико-статистическая,
  • научно-техническая,
  • юридическая и др.

Ведущее место занимает управленческая информация, содержащая цели и подцели функционирования предприятия, определяемые на базе использования всех остальных классов информации и, в первую очередь, экономической информации.

К каждому классу информации предъявляются особые требования. Так, к управленческой информации предъявляются следующие:

  • полнота информации для принятия управленческого решения;
  • оперативность и срочность ее получения точно в заданные сроки;
  • достоверность информации, под которой подразумевается ее безошибочность и непротиворечивость;
  • адресность информации, т. е. точность поступления информации конкретному адресату в соответствии с его компетенцией;
  • доступность для восприятия, зависящая от качества спроектированного пользовательского интерфейса и в том числе правильности разработки документов, степени их читабельности.

Основные понятия делопроизводства

Наиболее массовой и удобной для восприятия является документальная форма существования информации.

Делопроизводство — деятельность, охватывающая процесс создания документов и организацию работы ними.

Документ — зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Документ содержит сведения, отражающие:

  • состояние системы или
  • принятое решение строго установленного содержания по строго регламентированной форме.

Он обладает двумя отличительными свойствами: полифункциональностью и наличием юридической силы.

Функции документа

К числу функций, которые реализуются с помощью документа, относятся:

  • регистрация первичной информации или принятого решения,
  • передача,
  • обработка,
  • хранение информации.

Наличие юридической силы обеспечивается наличием реквизитов, присущих данному виду документа.

Реквизит – информационный элемент документа, расположенный в строго определенном месте (ГОСТ).

Поскольку документы возникают и передвигаются в системе по мере выполнения функций управления или каких-либо деловых процессов, то на каждом предприятии, организации и фирме создается свой документооборот. Под документооборотом понимается регламентированная совокупность взаимосвязанных операций, выполняемых над документом в строго установленном порядке, на определенном рабочем месте с использованием определенных методов и средств, т. е. технологии обработки, начиная от момента возникновения документа и заканчивая сдачей его в архив. Документооборот на предприятии может быть двух типов:

  • операционный – ориентированный на обработку первичных и получение сводных и аналитических документов;
  • универсальный – отражающий информационные потоки слабоструктурированной информации, используемые при исполнении управленческих решений или деловых процессов и процедур.

Основные требования к организации документооборота заключаются в следующем:

  1. Движение документов на разных этапах должно быть прямоточным, и должны быть сведены к минимуму возвраты на предыдущие ступени. Наибольшее число возвратов происходит на этапе разработки документа.
  2. Путь движения документа должен быть кратчайшим.
  3. Все документы в процессе документооборота секретарь должна направлять исполнителям в соответствии с их документационными обязанностями. Основу правильной организации работы составляет четкое разделение обязанностей между работниками предприятия. Это повышает ответственность работника и в то же время исключает дублирование операций при работе с документами, а также перепоручение своей работы другому работнику. Распределение труда должно фиксироваться в должностных инструкциях.
  4. Каждый документ в процессе движения должен проходить следующие операции: регистрация, контроль, направление в дело. Каждая операция должна выполняться один раз.

Для каждого типа документов должен быть разработан свой маршрут движения.

Основные задачи делопроизводства

Главная цель делопроизводства – информационное обеспечение управления.

Основные задачи делопроизводства вытекают из главной цели. К ним следует отнести:

  • создание документов, т. е. фиксация их на каком-либо носителе;
  • передача документов для их последующего исполнения или принятия по ним решений;
  • регистрация документов для осуществления контроля их исполнения;
  • систематизация и хранение документов, быстрый поиск их по мере надобности.

Большая часть информации, используемая для управления, фиксируется в различных документах.

Нормативная база делопроизводства

Нормативную базу делопроизводства составляют законы и нормативно-правовые акты. Они регламентируют создание и продвижение документов в процессе деятельности организаций, учреждений и предприятий.

Составляющие нормативной базы делопроизводства показаны на слайде 5.

  • Законодательные и правовые акты РФ
  • ГОСТы – государственные стандарты,
  • Нормативные документы
  • Классификаторы
  • ГСДОУ – государственная система документационного обеспечения управления

Основные нормативные документы

  • ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. УНИФИЦИРОВАННАЯ СИСТЕМА ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ. Требования к оформлению документов.
  • Отраслевые стандарты
  • Стандарт предприятия «Инструкция о порядке делопроизводства»
  • Должностные инструкции

Классификация документов

Общее представление и признаки классификации

Документы можно классифицировать по различным признакам:

  • по происхождению (служебные, личные);
  • по сложности (простые, сложные);
  • по срочности (весьма срочные, срочные, несрочные);
  • по гласности (секретные, для служебного пользования, несекретные);
  • по форме (типовые, индивидуальные);
  • по срокам хранения (постоянного, временного, долговременного хранения).

Можно перечислить еще множество признаков классификации. Рассмотрим наиболее употребительные виды классификации.

На слайде представлена классификация документов по характеру информационных связей предприятия.

Внешними считаются также документы, поступающие из других организаций или предназначенные для других организаций.

Внутренними документами можно назвать такие, которые создаются и имеют хождение только внутри предприятия или учреждения.

Классификация управленческих документов по функциональному назначению представлена на слайде.

Для организации эффективного управления, независимо от вида предприятия, необходимы организационно-распорядительные документы. Такие документы часто называют общим термином – управленческие документы . Рассмотрим подробнее виды управленческих документов.

К организационным документам предприятия можно отнести:

  • устав предприятия;
  • описание его структуры;,
  • штатное расписание;
  • правила внутреннего распорядка;
  • должностные инструкции сотрудников.

К распорядительным документам относятся:

  • приказы,
  • распоряжения и
  • решения по основной деятельности.

К документам по личному составу относятся документы, устанавливающие отношения между гражданином и предприятием:

  • приказы по личному составу (о приеме, увольнении, переводе на другую должность и т. п.),
  • трудовые книжки,
  • индивидуальные контракты (договоры) с сотрудниками,
  • личные дела,
  • лицевые счета по заработной плате.

К информационно-справочным документам относятся письма, факсы, докладные записки, телефонограммы и др.

Документы, имеющие хождение на предприятии, можно классифицировать по направленности документопотока .

Входящие – документы, которые поступили на предприятие от других организаций.

Исходящие – документы, которые предприятие (организация) отправляет другим предприятиям.

Внутренние – документы, имеющие хождение внутри предприятия, которые содержат информацию, позволяющую решать внутрипроизводственные задачи.

Среди делопроизводителей распространена классификация документов по содержанию .

Первичные – документы, в которых зафиксированы исходные данные.

Сводные – документы, в которых собраны данные из нескольких первичных документов.

Документооборот можно представить в виде нескольких потоков, циркулирующих в организации:

  1. Поток поступающих документов (входящая документация) – это внешние документы, которые несут в себе первичную информацию: решения, приказы, постановления, распоряжения вышестоящих органов, письма, запросы, акты, телеграммы, телефонограммы.
  2. Поток отправляемых документов (исходящая документация) – это документы, которые несут в себе информацию, выработанную на предприятии в целях передачи ее в другие организации: письма, справки (личные), отчеты, приказы и распоряжения (для подконтрольных организаций), телеграммы, телефонограммы, акты.
  3. Поток внутренних документов (внутренняя документация) – это документы, которые содержат информацию, позволяющую решать внутрипроизводственные задачи: приказы и другая распорядительная документация, протоколы, служебные записки, акты.

Рис. 1. Документооборот на предприятии

Правила составления документов

Установка формата бумаги и размеров полей

Документы оформляются в основном на бумаге формата А4 (реже на А5), а некоторые документы, содержащие таблицы, графики, схемы, – на бумаге формата А3.

Читайте также  Нарушение ощущений восприятия внимания

Каждый документ, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля.

Поле – пространство по краям листа бумаги, свободное от размещения информации.

Электронная библиотека

Прежде чем начнём описывать информационные связи, приведём несколько определений /1/.

Любая организация, учреждение, предприятие является сложной системой, представляющей собой взаимосвязанные элементы.

Организация — общественное или государственное объединение (союз ветеранов, Госстрах, политическая партия и т. д.).

Учреждение — организация, ведающая какой-либо отраслью работы (школа, научно-исследовательский институт, поликлиника и т. д.).

Предприятие — производственное учреждение (завод, фабрика, мастерские и т. д.). Как видно, эти понятия определяются одно через другое. Достаточно часто одно понятие подменяется другим, например, учреждение называют предприятием, организацию — учреждением. Широко бытуют словосочетания торговое предприятие, научная организация, финансовое предприятие, научно-исследовательское учреждение, малое предприятие. В нашу жизнь вошло множество других терминов, имеющих сходное значение: фирма, холдинг, концерн, компания. В пособии будет использоваться термин «предприятие», так как может производиться не только материальный продукт, но и интеллектуальный, информационный, денежный и т. д. На производственную основу поставлены даже некоторые медицинские услуги, например восстановление зрения при помощи лазерных технологий.

Чтобы системы, которые будут именоваться предприятиями, достигали целей, ради которых они были созданы, следует организовать их структуру, режим деятельности, взаимодействие подразделений.

На рис. 1.1 изображены наиболее распространенные подразделения, обеспечивающие функционирование предприятия. Стрелками показаны основные связи предприятия: между его подразделениями и с другими (внешними) предприятиями и организациями.

Рис. 1.1. Основные подразделения предприятия

Во главе предприятия стоит администрация. Так называют руководящий персонал. Администрация, независимо от профиля и размера предприятия, осуществляет функции общего руководства и контроля деятельности всех его подразделений (отделов, служб, цехов, бюро и т. п.). В состав администрации входят директора, их заместители, советники, распорядители и другие ответственные работники.

Большая часть информации, используемая для управления, фиксируется в различных документах.

Документ (документированная информация) — зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Согласно определению, документом может быть текст, рисунок, графика, фотография, аудио- и видеозапись. Документ обеспечивает сохранение и накопление информации.

Специальные службы помогают администрации в решении управленческих задач, занимаясь подготовкой и продвижением документов, доведением их до исполнителей и заинтересованных лиц. Как правило, на предприятии существует несколько служб, занимающихся работой с документами. К ним относятся: канцелярия, отдел кадров, бухгалтерия, архив и другие специализированные службы (юридическая, плановая и пр.).

Канцелярия — это отдел, ведающий служебной перепиской, оформлением текущей документации по обеспечению основной деятельности предприятия. В канцелярии производится обработка (регистрация, переадресация в подразделения, сортировка) документов, поступающих извне.

Отдел кадров решает вопросы, связанные с подбором сотрудников, приемом на работу, увольнением, продвижением по службе, выходом сотрудников на пенсию. В этих подразделениях регистрируются данные о работниках в виде учетных карточек, личных дел, трудовых книжек.

Бухгалтерия занимается финансовыми вопросами предприятия и расчетом заработной платы сотрудников. Через бухгалтерию осуществляется оплата налогов, отчисления в пенсионный и другие фонды, производятся социальные выплаты трудящимся (пособия, оплата по больничным листам и т. п.). Архивные работники обеспечивают сохранность документов в течение определенного законом периода, их учет, а также уничтожение по истечении срока хранения.

Почти любое предприятие имеет в своей структуре службы обеспечения.

Эти службы заботятся о непрерывности производственного цикла, снабжая предприятия всем необходимым: оборудованием, оснасткой, материалами, комплектую­щими деталями и узлами, документацией.

Основой любого предприятия являются производственные подразделения. Их деятель­ность направлена на выполнение основной функции, ради которой создавалось предприятие. Если это материальное производство, то в состав этих подразделе­ний могут входить производственные цеха, конструкторские бюро, технологиче­ские отделы. Производственными подразделениями условно можно назвать и службы, обеспечивающие основную функцию в организациях, не связанных с материальным производством. В научных организациях это экспериментальные лаборатории, научные отделы, в торговых — службы, занятые оптовыми закупка­ми и реализацией товара.

Жизнеспособность предприятия зависит от его взаимодействия с другими предприятиями и организациями, а также от согласованной работы руководства и сотрудников. Это взаимодействие невозможно без своевременного и полного обмена объективной информацией. Поэтому для успешного выполнения возло­женных на предприятия функций необходимо наладить внутренние и внешние информационные связи предприятия.

Внутренние связи обеспечивают производственный процесс и взаимодействие руководства с работниками. Внешние связи обеспечивают связь предприятия с внешним миром: вышестоящими организациями, контролирующими органами, партнерами, потребителями товаров или услуг и т.п.

Внешняя среда для предприятия многообразна (рис. 1.2). Вышестоящими органами для предприятия могут быть министерства и ведомства (главки, тре­сты и т. п.). От них на предприятие поступает руководящая информация в виде законов, нормативов, рекомендаций, распоряжений. От предприятий в вышесто­ящие органы поступают документы, в которых отображается их деятельность (отчеты, планы, сводки).

Рис. 1.2. Внешние связи предприятия

В качестве контролирующих органов для предприятия могут выступать фискаль­ные органы (налоговая служба), пожарная инспекция, природоохранительные органы (экологическая служба), органы социальной защиты и многие другие. От них поступают нормы и инструкции, исполнение которых они контролируют.

Сотрудничать с предприятием могут предприятия-поставщики, вузы, готовящие специалистов, предприятия-партнеры, заказчики продукции, предприятия общественного питания, расположенные на их территории, и многие другие. Между ними заключаются договоры и соглашения.

Информационные связи предприятия, как правило, имеют двухсторонний харак­тер. Связь считается эффективной, если она привела к взаимопониманию сторон и завершилась необходимыми действиями или решениями.

Управление любым предприятием или организацией можно представить как информационный процесс. Информация принимается, обрабатывается, в резуль­тате обработки вырабатывается решение, оно доводится до исполнителей, дей­ствия которых контролируются. Информационный круг замыкается, что схема­тично изображено на рис. 1.3.

Рис. 1.3. Документооборот предприятия

На всех этапах информационного процесса создаются документы, в которых фиксируется разнообразная информация. Продвижение документов происходит:

— в пространстве: внутри предприятия и за его пределами;

— во времени: от момента создания или получения документа до его отправки адресату или передачи на хранение.

Так формируется документооборот предприятия.

Документооборот — это процесс продвижения документированной информации на предприятии.

В общем случае документооборот можно разделить на следующие этапы:

— обработка документов, поступающих на предприятие, в организацию или уч­реждение;

— рассмотрение документов службой управления и документационного обеспечения;

— движение документов внутри предприятия, организации или учреждения;

— обработка отправляемых адресату или на хранение документов.

Срочно?
Закажи у профессионала, через форму заявки
8 (800) 100-77-13 с 7.00 до 22.00

Информационные связи предприятия

Важный аспект диагностики предприятий — анализ информационных потоков, он помогает контроллеру понять механизм работы предприятия. В процессе изучения информационных связей и информационных потоков служба контроллинга изучает процессы возникновения, движения и обработки информации, а также направленность и интенсивность документооборота на предприятии. [c.213]

Анализ опыта автоматизации бухгалтерского учета на предприятиях по поставкам продукции показывает, что все еще имеющиеся здесь недостатки обусловлены отсутствием должной взаимосвязи системы учетной информации с системой обработки данных. Разработка к внедрение задач бухгалтерского учета осуществляется без должного прагматического анализа ценности обрабатываемой информации, информационных связей со-смежными подсистемами. Системы обработки учетных данных иногда строятся без изменения документации и документооборота, пересмотра функций и структуры аппарата управления. Между тем обязательным условием,, обеспечивающим успешное внедрение автоматизированного учета, является неуклонное соблюдение принципов таблично-автоматизированной формы учета. [c.50]

Все четыре компонента бюджетного процесса тесно связаны между собой и составляют инфраструктуру системы бюджетирования на предприятии (см. схему 2). Так, например, внутренний документооборот находится на стыке учетного и организационного блоков, так как, с одной стороны, он охватывает совокупность информационных потоков, напрямую определяемых действующей системой управленческого учета, с другой же стороны, он жестко закреплен внутренним регламентом в виде ряда внутренних нормативных актов, а это уже является частью системы управления. [c.11]

Читайте также  Договор международной экспедиции

Страхователями выступают предприятия всех организационных форм и форм собственности, в том числе акционерные общества, кооперативы, унитарные предприятия. Обобщенными объектами страхования выступают в системе управления (СУ) методология, процесс, структура и техника управления. Методология управления включает цели, законы и принципы, функции, методы, технологии управления и практику управленческой деятельности процесс управления — систему коммуникаций, разработку и реализацию управленческих решений, информационное обеспечение структура управления — функциональную и организационную структуру управления, схему организационных отношений, конкретные схемы взаимодействий высших органов управления и профессионализм персонала техника управления — компьютерную и организационную технику, офисную мебель, сети связи (внутренние или внешние типа Интернет), систему документооборота. Условиями страхования является соблюдение целостности СУ. [c.175]

Должностные обязанности. Выполняет работу по проектированию и внедрению автоматизированных систем управления производством (АСУП) на основе применения совокупности экономико-математических методов, современных средств вычислительной техники, коммуникаций и связи, элементов теории экономической кибернетики. Изучает систему и методы управления и регулирования деятельности предприятия, его производственных и функциональных подразделений, определяет возможности формализации элементов действующей системы и целесообразности перевода соответствующих процессов на автоматизированный режим. Осуществляет подготовку необходимых данных и участвует в составлении технического задания на проектирование АСУП и ее отдельных этапов и подсистем, в разработке технических и рабочих проектов. Формулирует постановку задач, выполняет работу по их алгоритмизации, выявляет возможности типизации решений отдельных элементов системы, подготавливает предложения о применении в проектировании АСУП типовых блоков и участвует в их создании. Изучает разработанные проектными организациями и действующие на других предприятиях системы автоматизированного управления производством с целью использования передового опыта проектирования и эксплуатации АСУП. Принимает участие в работе по совершенствованию документооборота на предприятии, формулирует требования к содержанию и построению технической и организационно-распорядительной документации, используемой в системе автоматизированного управления производством. Разрабатывает технологические схемы обработки информации по установленным задачам АСУП с учетом организационного и технического обеспечения по всем подсистемам. Подготавливает проекты методических материалов, инструкций и другой технической документации, связанной с созданием и использованием фондов информационного использования АСУП. Участвует в работе по отладке, опытной эксплуатации и поэтапному введению в действие комплекса технических средств АСУП. Осуществляет авторский над- [c.145]

Должностные обязанности. Осуществляет руководство разработкой и внедрением проектов совершенствования управления производством на основе использования совокупности экономико-математических методов, современных технических средств (электронно-вычислительных машин, средств связи, устройств отображения информации и др.) и элементов теории экономической кибернетики. Организует проведение исследований системы управления, порядка и методов планирования и регулирования производства с целью определения возможности их формализации и целесообразности перевода на ЭВМ, а также изучение проблем обслуживания автоматизированных систем управления предприятия и его подразделений. Участвует в составлении технических заданий по созданию АСУП и отдельных ее подсистем. Обеспечивает подготовку планов проектирования и внедрения АСУП и контроль за их выполнением, постановку задач, их алгоритмизацию, увязку организационного и технического обеспечения всех подсистем АСУП, создание и внедрение типовых блоков. Организует работу по совершенствованию документооборота на предприятии (определение входных и выходных документов, порядка их ввода и вывода, приема и переформирования, передачи по каналам связи, оптимизации документов, рационализации содержания и построения документов, удовлетворяющих требованиям АСУП и удобствам для работы соответствующих исполнителей), проектированию технологических схем обработки информации по всем задачам АСУП и технологических процессов обработки информации на ЭВМ. Осуществляет руководство разработкой инструкций, методических и нормативных материалов, связанных с информационным обеспечением АСУП (кодирование сырья, материа- [c.65]

Аудитор должен оценить, насколько модель документооборота, поддерживаемая программным обеспечением АИС, рациональна и эффективна для проверяемого объекта. Для крупных предприятий должна поддерживаться модель полного документооборота предприятия. Здесь важно проанализировать распределение функций между службами оперативного управления и бухгалтерией, информационные связи разных подразделений управления с бухгалтерией, проследить движение отдельных документов и их взаимосвязь, уяснить, как поддерживается система междокументальных связей, где хранятся электронные копии документов и как к ним обеспечен доступ бухгалтерии. Для предприятий, автономно автоматизирующих функции бухгалтерского учета, в выбранной программной системе аудитору необходимо обратить внимание на соблюдение временного лага между выпиской документа, совершением операции и отражением ее в учете на счетах, на возможность сохранения документов в системе после их печати, на связь документов и сформированных бухгалтерских проводок (глава 4). [c.339]

Глава 2 Формирование документооборота организации

В папку «Разное» можно подшить любую бумагу

Правило окончательной классификации

2.1 Информационные связи предприятия

Чтобы предприятия достигали целей, ради которых они были созданы, следует организовать их структуру, режим дея­тельности, взаимодействие подразделений и т. д. Каждое предприятие имеет определенную структуру, внутренние свя­зи, обеспечивающие взаимодействие между руководством и структурны­ми подразделениями или сотрудниками, и внешние связи с деловыми партнерами, предприятиями, органами власти. Внешние и внут­ренние связи предприятия можно рассматривать как информационные. На рисунке 2 изображены наиболее распространенные подразделения, обеспечивающие функционирование предприятия. Стрелками показаны основные связи предприятия: между его подразделениями и с внешней средой.

Как видно из рисунка, во главе предприятия стоит администрация. Так называют руководящий персонал. Администрация, независимо от профиля и размера предприятия, осуществляет функции общего руководства и контроля деятельности всех его подразделений (отделов, служб, цехов, бюро и т. п.). В состав администрации входят директора, их заместители, советники, распорядители и другие ответственные работники.

Специальные службы помогают администрации в решении управленческих за­дач, занимаясь подготовкой и продвижением документов, доведением их до ис­полнителей и заинтересованных лиц. Как правило, на предприятии существует несколько служб, занимающихся работой с документами. К ним относятся: кан­целярия, отдел кадров, бухгалтерия, архив и другие специализированные служ­бы (юридическая, плановая и пр.).

Рисунок 1 – Основные подразделения предприятия

Рисунок 2 – Основные подразделения предприятия

Канцелярия— это отдел, ведающий служебной перепиской, оформлением теку­щей документации по обеспечению основной деятельности предприятия. В кан­целярии производится обработка (регистрация, переадресация в подразделения, сортировка) документов, поступающих извне.

Отдел кадроврешает вопросы, связанные с подбором сотрудников, приемом на работу, увольнением, продвижением по службе, выходом сотрудников на пенсию. В этих подразделениях регистрируются данные о работниках в виде учетных карточек, личных дел, трудовых книжек.

Бухгалтерия занимается финансовыми вопросами предприятия и расчетом зара­ботной платы сотрудников. Через бухгалтерию осуществляется оплата налогов, отчисления в пенсионный и другие фонды, производятся социальные выплаты трудящимся (пособия, оплата по больничным листам и т. п.).

Архивныеработники обеспечивают сохранность документов в течение определен­ного законом периода, их учет, а также уничтожение по истечении срока хранения.

Почти любое предприятие имеет в своей структуре службы обеспечения. Эти службы заботятся о непрерывности производственного цикла, снабжая предприятия всем необходимым: оборудованием, оснасткой, материалами, комплектую­щими деталями и узлами, документацией.

Ядром любого предприятия являются производственные подразделения. Их деятель­ность направлена на выполнение основной функции, ради которой создавалось предприятие. Если это материальное производство, то в состав этих подразделе­ний могут входить производственные цеха, конструкторские бюро, технологиче­ские отделы. Производственными подразделениями так же могут быть экспериментальные ла­боратории, научные отделы, службы, занятые оптовыми закупка­ми и реализацией товара.

Читайте также  Духовно-нравственная безопасность Россиии

Жизнеспособность предприятия зависит от его взаимодействия с другими предприятиями и организациями, а также от согласованной работы руководства и сотрудников. Это взаимодействие не возможно без своевременного и полного обмена объективной информацией. Поэтому для успешно выполнения возложенных на предприятия функций необходимо наладить внешние и внутренние информационные связи предприятия.

Внутренние связи обеспечивают производственный процесс и взаимодействие руководства с работниками. Внешние связи обеспечивают связь предприятия с внешним миром: вышестоящими организациями, контролирующими органами, партнерами, потребителями товаров или услуг и т.п.

Внешняя среда для предприятия многообразна (рисунок 3). Вышестоящими органами для предприятия могут быть министерства и ведомства. От них на предприятие поступает руководящая информация в виде законов, нормативных актов, рекомендаций, распоряжений. От предприятий в вышестоящие органы поступают документы, в которых отображается их деятельность (отчеты, планы, сводки).

Рисунок 3 – Внешние связи предприятия

В качестве контролирующих органов для предприятия могут выступать фискальные органы (налоговая служба), пожарная инспекция, природоохранительные органы, органы социальной защиты население и многие другие. От них поступают нормы и инструкции, исполнение которых они контролируют.

Сотрудничать с предприятием могут предприятия-поставщики, вузы, готовящие специалистов, предприятия-партеры, заказчики продукции, предприятия общественного питания, расположенные на их территории, и многие другие. Между ними заключаются договоры и соглашения.

Информационные связи предприятия, как правило, имеют двухсторонний харак­тер. Связь считается эффективной, если она привела к взаимопониманию сторон и завершилась необходимыми действиями или решениями. На рисунке изображены наиболее распространенные подразделения, обеспечи­вающие функционирование предприятия. Стрелками показаны основные свя­зи предприятия: между его подразделениями и с другими (внешними) предпри­ятиями и организациями.

Управление любым предприятием или организацией можно представить как информационный процесс. Информация принимается, обрабатывается, в резуль­тате обработки вырабатывается решение, оно доводится до исполнителей, дей­ствия которых контролируются. Информационный круг замыкается, что схема­тично изображено на рисунке 4.

На всех этапах информационного процесса создаются документы, в которых фиксируется разнообразная информация. Продвижение документов происходит:

— в пространстве: внутри предприятия и за его пределами;

— во времени: от момента создания или получения документа до его отправки адресату или передачи на хранение.

Так формируется документооборот предприятия.

Информационные связи предприятия

Информационные связи предприятия — раздел Образование, Обработка внутренних документов Чтобы Предприятия Достигали Целей, Ради Которых Они Были Созд.

Чтобы предприятия достигали целей, ради которых они были созданы, следует организовать их структуру, режим дея­тельности, взаимодействие подразделений и т. д. Каждое предприятие имеет определенную структуру, внутренние свя­зи, обеспечивающие взаимодействие между руководством и структурны­ми подразделениями или сотрудниками, и внешние связи с деловыми партнерами, предприятиями, органами власти. Внешние и внут­ренние связи предприятия можно рассматривать как информационные. На рисунке 2 изображены наиболее распространенные подразделения, обеспечивающие функционирование предприятия. Стрелками показаны основные связи предприятия: между его подразделениями и с внешней средой.

Как видно из рисунка, во главе предприятия стоит администрация. Так называют руководящий персонал. Администрация, независимо от профиля и размера предприятия, осуществляет функции общего руководства и контроля деятельности всех его подразделений (отделов, служб, цехов, бюро и т. п.). В состав администрации входят директора, их заместители, советники, распорядители и другие ответственные работники.

Специальные службы помогают администрации в решении управленческих за­дач, занимаясь подготовкой и продвижением документов, доведением их до ис­полнителей и заинтересованных лиц. Как правило, на предприятии существует несколько служб, занимающихся работой с документами. К ним относятся: кан­целярия, отдел кадров, бухгалтерия, архив и другие специализированные служ­бы (юридическая, плановая и пр.).

Рисунок 1 – Основные подразделения предприятия

Рисунок 2 – Основные подразделения предприятия

Канцелярия — это отдел, ведающий служебной перепиской, оформлением теку­щей документации по обеспечению основной деятельности предприятия. В кан­целярии производится обработка (регистрация, переадресация в подразделения, сортировка) документов, поступающих извне.

Отдел кадров решает вопросы, связанные с подбором сотрудников, приемом на работу, увольнением, продвижением по службе, выходом сотрудников на пенсию. В этих подразделениях регистрируются данные о работниках в виде учетных карточек, личных дел, трудовых книжек.

Бухгалтериязанимается финансовыми вопросами предприятия и расчетом зара­ботной платы сотрудников. Через бухгалтерию осуществляется оплата налогов, отчисления в пенсионный и другие фонды, производятся социальные выплаты трудящимся (пособия, оплата по больничным листам и т. п.).

Архивные работники обеспечивают сохранность документов в течение определен­ного законом периода, их учет, а также уничтожение по истечении срока хранения.

Почти любое предприятие имеет в своей структуре службы обеспечения. Эти службы заботятся о непрерывности производственного цикла, снабжая предприятия всем необходимым: оборудованием, оснасткой, материалами, комплектую­щими деталями и узлами, документацией.

Ядром любого предприятия являются производственные подразделения. Их деятель­ность направлена на выполнение основной функции, ради которой создавалось предприятие. Если это материальное производство, то в состав этих подразделе­ний могут входить производственные цеха, конструкторские бюро, технологиче­ские отделы. Производственными подразделениями так же могут быть экспериментальные ла­боратории, научные отделы, службы, занятые оптовыми закупка­ми и реализацией товара.

Жизнеспособность предприятия зависит от его взаимодействия с другими предприятиями и организациями, а также от согласованной работы руководства и сотрудников. Это взаимодействие не возможно без своевременного и полного обмена объективной информацией. Поэтому для успешно выполнения возложенных на предприятия функций необходимо наладить внешние и внутренние информационные связи предприятия.

Внутренние связи обеспечивают производственный процесс и взаимодействие руководства с работниками. Внешние связи обеспечивают связь предприятия с внешним миром: вышестоящими организациями, контролирующими органами, партнерами, потребителями товаров или услуг и т.п.

Внешняя среда для предприятия многообразна (рисунок 3). Вышестоящими органами для предприятия могут быть министерства и ведомства. От них на предприятие поступает руководящая информация в виде законов, нормативных актов, рекомендаций, распоряжений. От предприятий в вышестоящие органы поступают документы, в которых отображается их деятельность (отчеты, планы, сводки).

Рисунок 3 – Внешние связи предприятия

В качестве контролирующих органов для предприятия могут выступать фискальные органы (налоговая служба), пожарная инспекция, природоохранительные органы, органы социальной защиты население и многие другие. От них поступают нормы и инструкции, исполнение которых они контролируют.

Сотрудничать с предприятием могут предприятия-поставщики, вузы, готовящие специалистов, предприятия-партеры, заказчики продукции, предприятия общественного питания, расположенные на их территории, и многие другие. Между ними заключаются договоры и соглашения.

Информационные связи предприятия, как правило, имеют двухсторонний харак­тер. Связь считается эффективной, если она привела к взаимопониманию сторон и завершилась необходимыми действиями или решениями. На рисунке изображены наиболее распространенные подразделения, обеспечи­вающие функционирование предприятия. Стрелками показаны основные свя­зи предприятия: между его подразделениями и с другими (внешними) предпри­ятиями и организациями.

Управление любым предприятием или организацией можно представить как информационный процесс. Информация принимается, обрабатывается, в резуль­тате обработки вырабатывается решение, оно доводится до исполнителей, дей­ствия которых контролируются. Информационный круг замыкается, что схема­тично изображено на рисунке 4.

На всех этапах информационного процесса создаются документы, в которых фиксируется разнообразная информация. Продвижение документов происходит:

— в пространстве: внутри предприятия и за его пределами;

— во времени: от момента создания или получения документа до его отправки адресату или передачи на хранение.

Так формируется документооборот предприятия.

Рисунок 4 — Документооборот предприятия

Чем крупнее предприятие, тем больше документов циркулирует в нем. В доку­ментообороте участвуют руководители разного ранга, специалисты, менеджеры, эксперты, контролеры, хранители, пользователи информации.

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: