Деловая переписка с зарубежными партнерами - OXFORDST.RU

Деловая переписка с зарубежными партнерами

ПИСЬМА ЗАРУБЕЖНЫМ ПАРТНЕРАМ

ПИСЬМА ЗАРУБЕЖНЫМ ПАРТНЕРАМ

Если вы отправляете письмо за границу иностранному бизнесмену, то писать письмо следует на его родном или английском (как международном) языке. Существуют нюансы, касающиеся написания таких писем. Начнем с названия вашей фирмы, адреса получателя, даты и самого адресата. Поскольку немногие западные люди владеют русским языком и понимают кириллицу, то красивая «шапка» и логотип вашей фирмы не скажут им ровно ничего. А если получатель не поймет, как вы называетесь, то пропадает смысл использовать «шапку». Но и без «шапки» нельзя. Так что поступают двояко: либо имеют бланки, переведенные на английский, либо ниже русского логотипа и названия дается расшифровка на английском языке.

В зарубежном варианте вам совершенно бессмысленно пользоваться привычным русскому человеку исходящим номером письма – такового там не знают (западный мир пользуется датой и темой письма).

Дата письма указывается согласно правилам страны, в которую письмо посылается. Для европейских стран порядок написания даты таков: день, месяц, год (например, 29-th January 2009). Для США: месяц, день, год (например, January 29, 2009).

Не забудьте указать внутренний адрес (например, Triandos Co., Inc.).

Теперь срочно узнайте, имеет ли ваш адресат какой-то титул, если имеет, то титул указывается перед фамилией (например, dr. Hide). В случае если титула нет, перед фамилией мужчины ставится Mr. (мистер; во множественном числе – Мгs.), перед фамилией женщины – Mrs. (мисс, миссис, во множественном числе – Mmes).

Иногда название фирмы составлено из фамилий владельцев, в этом случае используются особые сокращения – Messers для мужчин и Mesdames (Mmes) для женщин (например: Messers Hide and Jones Ass., или Mesdames Isher and Carder Ass.).

Нередко перед фамилией ставится сокращение от слова внимание (attention): Attn. (Attn. Mr. Hide). Должность адресата указывается после его фамилии: Attn. Mr. Hide, Head of Department, что в переводе на русский звучит как «вниманию господина Хайда, начальника отдела (департамента)».

А далее, если вы состоите с мистером Хайдом в переписке, указывается, что это ответ на его письмо, скажем, от 13 марта 2009 года. Выглядеть эта пометка будет следующим образом: Re.: (Regarding) your letter of March 13, 2009.

Затем, как и в русском аналоге, следует обращение к адресату. В английском языке принято использовать прилагательное Dear, то есть «дорогой», «дорогая», «дорогие». На русском это выглядит немного неформально и легкомысленно, но в западной традиции это практически аналог нашего «уважаемый». Так что можете смело использовать Dear в различных сочетаниях: как в обращении к отдельному лицу (Dear Sir, Dear Madam, Dear Mr. Hide, Dear John), так и к группе людей (Dear Sirs, если они европейцы).

Американцы обычно употребляют вместо последнего словосочетания аналог нашего обращения «господа» – Gentlemen. Причем Gentlemen и Dear Sirs используется как обращение и в случае, если ваше письмо адресуется какой-то фирме, а не ее руководителю.

Английский текст письма составляется так же, как и русский. Не забывайте только, что в английской традиции некоторые слова пишутся в письме только с большой буквы. Это: а) имена, адреса, обращения; б) каждое слово названия фирмы; в) каждое слово официального названия должности; г) название объектов переписки.

Есть и еще один отличительный нюанс: нельзя употреблять сокращения модальных и вспомогательных глаголов (это выглядит неуважительно), так что не пишите shan’t или can’t, пишите shall not, can not. Завершите текст вежливым прощанием. Для этого используются обычно две формы: Yours truly или Faithfully. К хорошему знакомому или другу вы можете обратиться как Yours (very) sincerely или Cordially yours.

В самом письме можно пользоваться следующими английскими оборотами.

В начале письма:

Во вступлении и в заключении письма:

В конце письма можно указать следующее (по необходимости):

Если вы вручаете иностранцу визитную карточку, то можете поставить карандашом в левом нижнем углу условное сокращение (вполне понятное для иностранца):

Данный текст является ознакомительным фрагментом.

Продолжение на ЛитРес

Читайте также

Прощальные письма

Прощальные письма Привет, еда! Пишу тебе прощальное письмо, так как чувствую, что у нас с тобой назрели серьезные проблемы. Я ни разу с тобой не общался, поэтому мне есть что тебе сказать! Я злюсь на тебя за то, что ты имеешь надо мной власть. Я не могу не доесть то, что лежит у

ПИСЬМА ОТЕЧЕСТВЕННЫМ ПАРТНЕРАМ

ПИСЬМА ОТЕЧЕСТВЕННЫМ ПАРТНЕРАМ Для облегчения восприятия формы письмо строится согласно устоявшейся структуре. Всякое деловое письмо начинается с обращения к тому, кому оно адресовано. Для этого в «шапку» письма выносятся должность и фамилия, имя, отчество адресата.

Письма знакомым

Письма знакомым Отправьте по электронной почте письма своим знакомым, живущим в других городах. Каждое письмо должно быть индивидуальным и написано в том стиле, как вы привыкли общаться с этим знакомым (или переговорите с ними по скайпу по этому же

10 правил деловой переписки по email с зарубежными коллегами и партнерами [чек-лист]

Знание иностранного языка абсолютно не сулит взаимопонимание с зарубежными партнерами и контрагентами. Искусство ведения переписки, как и другие мягкие навыки деловых людей, менеджеры ВЭД познают и совершенствуют годами.

Добрым и гуманным по натуре людям, а также тем кто «ценит отношения больше сделки» вероятно будут знакомы описываемые в данной рекомендации правила успешной переписки. Но таких людей довольно мало.

Итак, 10 правил деловой переписки по email с зарубежными коллегами и партнерами:

  • ПРИ ЛЮБЫХ ОБСТОЯТЕЛЬСТВАХ ПРОЯВЛЯЙТЕ ВЕЖЛИВОСТЬ

В письменной речи проще контролировать эмоции. Однако, далеко не всегда в переписке с коллегами и партнерами люди остаются вежливыми и внимательными. Для этого в тексте используйте прилагательные положительного качества («отвратительно» следует зменить на «возможно улучшить»). Помните пословицу «Что написано пером, не вырубить топором».

  • ПЕРЕД КРИТИКОЙ ПРИВОЗНОСИТЕ ЧЕЛОВЕКА

Рабочая ситуация часто требует давать обратную связь и высказывать точку зрения идущую в разрез с ожиданиями партнера/коллеги. Нет смысла умалчивать об ошибках и промахах, лучше попытаться помочь их нивелировать, быстрее прийти к положительному результату и выйти на желаемый уровень. Перед критикой сначала постарайтесь найти положительные стороны в работе коллеги, а лишь потом мягко проведите коррекцию (принцип сэндвича).

  • НЕ ОЦЕНИВАЙТЕ ПОВЕДЕНИЕ И ВЗГЛЯДЫ ЧЕЛОВЕКА

При вынесения решения следует сослаться на себя и свое субъективное мнение. Вы не бог и не судья. Мы работаем со взрослыми людьми и розыгрыш ситуации «родитель-ребенок» не приведет к выигрышу обеих сторон (подход win-win)

  • САМОРЕАЛИЗОВЫВАТЬСЯ, А НЕ САМОУТВЕРЖДАТЬСЯ

Людям, придерживающимся саркастического подхода к жизни и самоутверждающимся за счет других, трудно добиться чего-то большего. А тем, кто совершенен — место в музее. Преуспевающие люди научаются пребывать в положительном расположении духа. Они видят ценность в удержании опций открытыми и надежде на улучшение ситуации. Только кажется, что земной шар большой!

  • НЕ НАВЯЗЫВАЙТЕ СВОЕ МНЕНИЕ

Нет ничего удивительного в расхождении ваших взглядов с иностранцами. Тому причиной разные ценности в обществе и разные подходы к реализации проектов. Будет достаточно осведомить о своей точке зрения и описать свой подход, а ваш коллега сам сделает выводы.

  • ПРИГЛАШАЙТЕ К ОБСУЖДЕНИЮ И ПОДДЕРЖИВАЙТЕ ДИСКУССИЮ
Читайте также  Анатомия ЦНС спинного мозга

Нередки случаи потери в переписке важных деталей. Живой контакт «лицом к лицу» мигом исключит недопонимание и устранит сомнение. Попытавшись дважды найти консенсус, в третий раз пригласите зарубежного коллегу/партнера поговорить по телефону, а еще лучше провести совместную видео-конференцию.

  • ОТКАЗЫВАЙТЕ ВЕЖЛИВО

Большинство людей уходит в две крайности — они либо не отказывают, но при этом не выполняют обещанное, либо уклоняются от ответа и вместо него дают некий положительный отвод. Нежелание и/или неумение расставлять приоритеты в итоге приводит к череде лжи и утежелению отношений.

Отказывать важно, но следует это делать правильно. В случае отказа исключите личный фактор или же обвинения и постарайтесь выявить затруднительные обстоятельства. Отказывая обязательно объясните почему в этот раз что-то не получится (например, сотрудничество) и выскажите свое намерение осуществлять поиск других возможностей решения вопроса.

  • НЕ ИСПОЛЬЗУЙТЕ ОТРИЦАТЕЛЬНЫЕ ЧАСТИЦЫ

Отрицание излишне накаляет ситуацию. Исключив в деловой переписке отрицательные частицы «нет» и «никогда», вы не вызовите напряжения или раздражения. Повелительное наклонение в ее повествовательной или отрицательной формах также не уместно в деловой переписке.

  • ПОДБОДРИТЕ ЧЕЛОВЕКА В КОНЦЕ ПИСЬМА

Каким бы не был сюжет вашего электронного письма не помешает оригинальное его завершение. Помимо традиционных «best regards, sincerely yours” держите про запас и более изощренные фразы “have a good day, keep smiling, kind regards, till soon, my best to you, warmly, take care, thanks for your consideration, looking forward, hope this helps, cheers! ciao, best wishes, talk soon, more soon, respectfully, as ever, very best”. Рабочий день без того переполнен напряженными моментами, поэтому оригинальное и креативное окончание деловых писем упрочит деловые отношения и подбодрит партнера.

  • ПРЕВРАТИТЕ ПОДПИСЬ В МАРКЕТИНГОВЫЙ ИНСТРУМЕНТ

Дистанционное общение страдает узостью и сухостью. Добавьте немного креативности и благодаря этому вы сможете больше узнать друг друга, найти объединяющие сферы и помочь совершенствоваться: включите ссылки на сайт (личный блог), социальные медии, авторскую книгу, ваши ближайшие мероприятия, новое маркетинговое предложение, статью, кейс, проведенное исследование, бесплатную услугу, бесплатную консультацию или демо-версию.

Теперь у вас есть шаблон для отшлифовки корпоративной переписки. Придерживайтесь описанных правил не только при переписке с иностранцами, и с вашими соотечественниками в т.ч. ЕСЛИ МЫ ЧТО-ТО УПУСТИЛИ, ДАЙТЕ НАМ ЗНАТЬ, ПОЖАЛУЙСТА.

/В разработке статьи принимал участие Рустам Абдуллаев. Рустам Абдуллаев проходил стажировку в МАРБ в мае-июне 2016 г. по договоренности с канадским Колледжем LaSalle, расположенным в городе Монреаль провинции Квебек./

Коммерческая переписка с зарубежными партнерами

Автор работы: Пользователь скрыл имя, 27 Сентября 2011 в 13:42, контрольная работа

Краткое описание

Деловой стиль — это совокупность языковых средств, функция которых обслуживание сферы официально-деловых отношений, т. е. отношений, возникающих между органами государства, между организациями или внутри них, между организациями и частными лицами в процессе их производственной, хозяйственной и юридической деятельности.

Содержание работы

Введение 3
1. 1 Правила и формы коммерческой переписки с зарубежными партнерами 4
1.2 Лексика и стиль корреспонденции, общепринятые в международном деловом мире 9
1.3 Особенности коммерческой корреспонденции на английском, немецком, французском языках 17
Заключение 23
Список литературы 24

Содержимое работы — 1 файл

Коммерческая переписка с зарубежными партнерами.docx

1. 1 Правила и формы коммерческой переписки с зарубежными партнерами 4

1.2 Лексика и стиль корреспонденции, общепринятые в международном деловом мире 9

1.3 Особенности коммерческой корреспонденции на английском, немецком, французском языках 17

Список литературы 24

Введение

Служебная переписка является важной частью делового этикета, «общением в миниатюре». Она способствует установлению прочных связей с потребителем, улучшению взаимосвязи различных служб, а также увеличению оборота предприятия, фирмы.

В жизни любого человека документы играют огромную роль. Практически в любой сфере нашей деятельности требуются какие-либо документы. Что же означает слово документ? В Федеральном законе от 27 ноября 1994 г. даётся следующее определение термина «документ».

Документ-это материальный объект, имеющий юридическую (правовую) значимость с зафиксированной на нем информацией, предназначенный для передачи во времени и пространстве в целях его хранения и использования.

Деловой стиль — это совокупность языковых средств, функция которых обслуживание сферы официально-деловых отношений, т. е. отношений, возникающих между органами государства, между организациями или внутри них, между организациями и частными лицами в процессе их производственной, хозяйственной и юридической деятельности.

В тексте документа обычно выделяются две смысловые части: в одной излагаются причины, основания и цели составления документа, в другой — выводы, предложения, просьбы, рекомендации, распоряжения. Различают две категории документов: для внешнего и внутреннего пользования. Документы не однородны по степени унификации и стандартизации. Одну группу составляют документы, в которых единообразной является не только форма, но и типовое содержание. В другую группу входят документы, имеющие унифицированную форму, но вариативное содержание, т.е. значительно различаются по имеющейся в них информации.

В данной контрольной работе мы рассмотрим правила коммерческой переписки с зарубежными партнерами

1. 1 Правила и формы коммерческой переписки с зарубежными партнерами

В развитых странах очень большое внимание уделяется формальной стороне официальной деловой переписки. Отсутствие, например, традиционного комплимента в конце письма существенно меняет тональность послания и может серьезно задеть адресата. Этикет деловой переписки необходимо строго соблюдать, если вы хотите не испортить отношения с зарубежными партнерами. Расскажем об этом ниже.

1. Деловое письмо — один из главных каналов связи предприятий, организаций и учреждений с внешним миром. С помощью писем ведутся переговоры, выясняются отношения, выражаются просьбы и претензии, оформляются приглашения, даются указания. Письма сопровождают другие документы и материальные ценности.

Деловое (служебное) письмо — это обобщенное название различных по содержанию документов, которые служат средством общения с учреждениями и частными лицами, сообщения или уведомления о чем-нибудь.

Письмо должно быть составлено, как правило, на языке адресата. При невозможности это сделать (трудности с переводом на сравнительно редкие языки) допустимо составление письма на английском языке как наиболее распространенном в деловых отношениях. Направление письма на русском языке (кроме случаев, когда Вы знаете, что Ваш партнер свободно владеет им) крайне нежелательно, так как могут возникнуть трудности с переводом, задержка его, а также искажение текста. Можно рекомендовать направление двух текстов письма: основного — на русском языке (с подписями) и параллельного — на языке адресата или на английском языке.

Письмо должно быть по возможности кратким, четко выражать мысль отправителя и не допускать двояких толкований.

Деловые письма могут быть формальными (официальными) и неформальными. Последними обычно обмениваются люди, хорошо знакомые друг с другом.

Такое письмо (или только обращение) может быть написано от руки, тогда как официальное обязательно должно быть напечатано (кроме некоторых особых случаев, о чем будет сказано ниже); автор неформального письма может написать в обращении не «Уважаемый господин Смит», а «Дорогой Билл». Адрес получателя пишется только на конверте. Адрес отправителя — и на конверте, и на странице с текстом (в правом верхнем углу). И неформальные, и формальные письма должны быть без помарок, на чистом, аккуратно обрезанном листе.

Читайте также  Ансамбль і його види

Тем, кто обычно печатает неформальные письма на машинке или компьютере, следует отказаться от этой замечательной техники, если нужно отправить благодарственное письмо, приглашение, поздравление или соболезнование. И, конечно, во всех случаях письмо должно быть подписано от руки.

Прежде всего, нужно помнить следующие правила:

1. Деловые письма принято писать на отпечатанных типографским способом бланках фирмы ( организации, учреждения). Бланк содержит наименование и адрес отправителя. Эта информация должна легко читаться и при этом быть оформленной профессиональным дизайнером. Мнение получателя письма о вашей фирме зависит, помимо прочего, от внешнего вида бланка, уровня полиграфического исполнения, качества бумаги.

Реквизиты на бланке, предназначенном для переписки с иностранными партнерами, должны быть на английском языке (можно продублировать на государственном). Кроме полного адреса фирмы, должны быть указаны номера телефонов, телекс и факс. Деловые письма следует писать только на лицевой стороне будь то фирменный бланк или обычный чистый лист.

2. Если письмо занимает более одной страницы, то в конце ее пишут: «продолжение следует» («continued over»). В международной деловой практике текст, как правило, умещают на одной странице.

3. Для нумерации пользуются арабскими цифрами, на первой странице цифра не ставится.

4. Письмо должно быть напечатано на машинке или компьютере. Ширина поля с левой стороны — не менее двух сантиметров (для того, чтобы удобнее было подшить). Текст печатается через два или хотя бы полтора интервала. Абзац начинается с красной строки — пять интервалов от поля. Обращение к адресату принято писать без абзаца. Переноса слов следует избегать.

5. Исправления в тексте письма, даже самые аккуратные, не допускаются.

6. Желательно, чтобы письмо в конверте было согнуто не более, чем один раз (текстом внутрь). Для особо важных писем подбирают конверт такого формата, чтобы лист остался несогнутым. На конверте можно разместить все реквизиты, имеющиеся на бланке, включая фирменный знак. Большие конверты, в которых письма отправляются несогнутыми, должны быть из плотной бумаги, чтобы их содержимое не измялось при пересылке.

7. Траурные конверты (с черной подкладкой внутри) следует использовать по прямому назначению.

8. Резолюции на полученной корреспонденции принято делать только карандашом. Если — чернилами, то резолюция должна быть на отдельном листе, который подкалывают к письму.

9. Ответ на телеграфный запрос должен быть дан в течение трех дней. На письмо — до истечения десяти дней. Если нет возможности вовремя дать подробный, исчерпывающий ответ, то следует в течение трех дней сообщить, что письмо принято к сведению, а окончательный ответ дать не позднее, чем через тридцать дней.

Деловое письмо состоит из заголовка, даты, наименования и адреса получателя письма, вступительного обращения, указания на общее содержание письма, основного текста, заключительной формулы вежливости, подписи. Структура письма позволяет также включать ссылку на конкретных лиц, данные о наличии копий.

Заголовком делового письма служит наименование и адрес фирмы-отправителя (напечатанные типографским способом на фирменном бланке).

Если вы печатаете письмо на чистом листе, то в правом верхнем углу напишите свое имя и фамилию, под ними — номер квартиры, дома, название улицы и района; еще ниже — название города, почтовый индекс, название государства.

Дата ставится справа, двумя интервалами ниже заголовка. Сокращение дат (25.06.2000) в международной переписке не допускается. Месяц и число года нужно писать полностью, например: 25 июня 2000 г. В США принято ставить сначала месяц, а затем день и год: июнь 26, 2000.

Дата обозначает день отправки, а не написания письма.

Наименование и адрес получателя. Эта часть письма повторяет данные адресата, указанные на конверте. Данные адресата пишутся слева, двумя интервалами ниже ссылки (если она есть). Перед фамилией лица, которому адресовано письмо, пишутся его инициалы, а перед инициалами необходимо поставить одно из сокращений: «Г-ну» («Господину», по-английски — «Mr.») или «Г-же» («Госпоже», по-английски — «Mrs. »). Слова «господин» и «госпожа» всегда пишутся сокращенно.

Если у адресата есть титул или звание, то вместо обращения, например «М-ру В. Смиту», следует указать: «Проф. В. Смиту». В Германии используется формула: «господин + титул или звание + фамилия». Игнорировать дворянские титулы, воинские и академические звания невежливо. Низшие академические звания — бакалавр и магистр — употребляются редко.

Иногда (в США — крайне редко) вместо «Mr.» после полного имени адресата ставится «Esq.» («Esquire» — «эсквайр»), как знак уважения.

При наличии нескольких титулов или звании употребляется только один из них.

Наиболее почетные звания и титулы, такие, как полковник, генерал, академик, президент и т. п., желательно писать полностью, особенно на конверте.

Во второй строке пишется должность адресата.

В третьей — наименование фирмы.

Ниже — почтовый адрес получателя: номер дома, название улицы, города, штата (графства, провинции, округа, префектуры и т. п.), почтовый индекс и название страны назначения. Если адресат имеет почтовый ящик, то вместо номера дома и названия улицы указывается номер почтового ящика. Порядок написания адресных данных должен строго соблюдаться.

Иногда частное письмо человеку, адрес которого неизвестен, отправляется по адресу фирмы, в которой он работает.

Пометка «Личное» («Private») после фамилии означает, что вскрыть письмо может только тот, кому оно адресовано. В США в этом случае пишут «Personal». Пометка «Конфиденциальное» («Confidential») означает, что письмо может распечатать также личный помощник или секретарь адресата.

Составные части письма

Вступительное обращение дублирует фамилию (или имя и фамилию), указанную в адресе. Если имя адресата неизвестно и не указывалось выше, можно использовать следующие (строго официальные) варианты обращения: Sir, Madam, DearSir, DearMadam. Если отправитель письма лично знаком с адресатом или хочет установить с ним дружеские отношения, следует писать так: «Уважаемый м-р. » («DearMr.»).

Вступительное обращение в письме, адресованном двум или более мужчинам, фирме (организации, учреждению) выглядит так: «Sirs» или «Gentlemen». «Sirs» более популярно в Великобритании, «Gentlemen» — в США.

Если письмо адресовано двум или более женщинам или фирме (организации, учреждению),полностью состоящей из женщин, употребляется обращение «Mesdames», в США может быть также использовано обращение «Ladies».

Обращение в письме, которое вы собираетесь отправить в Германию, необходимо строить по формуле: «Уважаемый господин профессор + фамилия».

Общие международные правила оформления англоязычных деловых писем

В России при оформлении делового письма следует руководствоваться требованиями ГОСТ Р 7.0.97-2016, которые помогают унифицировать расположение многих реквизитов. В международной практике подобного документа нет. И каждая компания самостоятельно разрабатывает бланки деловых писем с учетом сложившихся традиций. Правила составления деловой корреспонденции и ведения переписки сформировались более 150 лет назад. Принято считать, что впервые они были введены в Англии.

Рассмотрим более подробно международные правила оформления делового письма (но стоит отметить, что оформление корреспонденции для европейских и американских коллег имеет некоторые отличия). Уже с первого взгляда видно, что расположение привычных для нас реквизитов значительно отличается от российских стандартов (см. возможные варианты в Примерах 1 и 2). Поэтому при составлении деловых писем зарубежным партнерам стоит учитывать их правила.

Читайте также  Глобальное потепление и его влияние на экологическую ситуацию

См. статью «Англоязычная деловая переписка по электронной почте» в № 7′ 2018

Пример 1. Возможные варианты расположения некоторых реквизитов

Пример 2. Структура стандартного делового письма на английском языке

Бланк письма и адрес отправителя

Письмо может оформляться как на фирменном бланке организации, так и на чистом листе бумаге.

При составлении письма российская компания может использовать либо двуязычный бланк, согласно требованиям ГОСТ Р 7.0.97-2016, либо специально разработанный бланк для международной переписки. В случае использования двуязычного бланка наименование организации и справочные реквизиты о компании на русском языке пишут слева, на английском – справа.

Каждая страна имеет свои формы собственности и организационно-правовые формы, что отражается в законах. Поэтому переводить русские аббревиатуры этих терминов на английский язык неверно с юридической точки зрения, это может исказить реальное значение организационно-правовой формы компании.

В комментариях к письму Банка России от 20.04.2005 № 64-Т: SWIFT BIC (международный стандарт ISO 9362) даются следующие рекомендации:

  • форма собственности и организационно-правовая форма приводятся в сокращенном виде после указания наименования заглавными латинскими буквами: ООО, ZAO, OAO, AKB;
  • наименование организации указывается без кавычек и апострофов в сокращенном виде заглавными буквами на английском языке или транслитерируется латинским алфавитом в соответствии с таблицей транслитерации, сформированной на основе Межгосударственного стандарта ГОСТ 7.79-2000 (ИСО 9-95) «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Правила транслитерации кирилловского письма латинским алфавитом».

Если письмо оформляется на бланке, то он уже, как правило, содержит:

  • наименование компании (возможно только на английском языке либо еще и на русском – сравните Примеры 1 и 2). Должна быть выполнена полная транслитерация русского названия и организационно-правовой формы латиницей, например ООО «Уральский цветок» станет Ural’skij czvetok OOO. Аббревиатуру также следует транслитерировать, при желании можно дать в скобках расшифровку, например, НПП «Спецпроект» – NPP Speczproekt (Speczproekt Research and Production Enterprise);
  • логотип, если он есть;
  • адрес и иные контактные данные: сайт, электронную почту, телефон. Эти сведения могут располагаться как в верхнем правом углу, так и в самом низу листа (сравните Примеры 1 и 2, см. реквизит, обозначенный цифрой «5»). По международным правилам элементы адреса надо указывать в следующем порядке: сначала номер дома, название улицы, номер офиса и только потом город, почтовый индекс и страну.

Если письмо многостраничное, то вторая и последующие страницы нумеруются. Номера страниц проставляются посередине нижнего поля документа и могут дополняться словами «page 2», «page 3» и т.д. Второй и последующие листы письма могут печататься как на бланке, где в колонтитуле указывается только наименование компании или логотип, так и на чистых листах бумаги.

Не следует оставлять на последнем листе письма 1 строчку последнего абзаца, только подписи, указания на приложения или рассылку копий – это может привести к печальным последствиям из-за потери этого листа. Лучше полностью перенести концовку текста вместе с подписью и дополнительной информацией на последний лист документа.

Письмо можно составить и не на фирменном бланке, а на чистом листе бумаги. Тогда контактные данные автора письма, как правило, располагают в верхнем правом углу:

Пример 3. Наименование и адрес автора письма

Шпаргалка делопроизводителя

Ваш персональный гид в мире документов

Страницы

  • ГЛАВНАЯ
  • ВОПРОС/ОТВЕТ
  • СЛОВАРИК
  • ОБРАЗЦЫ ДОКУМЕНТОВ
  • НОРМАТИВКА
  • ТЕСТ
  • КАРТА САЙТА
  • О СЕБЕ

04 сентября, 2017

Пять отличий русского и английского делового письма. Часть 1

Деловое письмо — универсальный документ для общения на любом языке. Умение грамотно составить деловое письмо на родном языке и на языке делового партнера открывает большие возможности для установления прочных связей с людьми и организациями.

Деловая переписка в России и англоязычных странах ведется в официально-деловом стиле. Официально-деловой стиль — это язык документов и деловых бумаг.

Основные черты для делового письма на русском и английском языках схожи:

При более детальном изучении русской и английской деловой переписки мы нашли 5 важных отличий .

Зачем нам о них знать?

  • Чтобы правильно понимать зарубежных партнеров и грамотно употреблять английские слова и выражения.
  • Чтобы лучше понимать почему мы употребляем те или иные выражения в своем языке.
  • Чтобы научиться отличать клише от штампов, и правильно их использовать.
  • Чтобы научиться полезным навыкам составления деловых писем у зарубежных партнеров и использовать их для улучшения своего письма.

Основные отличия в деловой переписке на русском и английском языках:

В России официально-деловой стиль — замкнутая система. В нее редко попадают выражения из других стилей. Результатом этого является большое использование штампов — устойчивых выражений, шаблонных фраз. За ними иногда трудно понять смысл высказывания.

Доводить до сведения
Достигнуть договоренности
На период проведения
Оказывать помощь
Нельзя не отметить
Порядок получения
Иметь место

Следует отличать штампы от клише — готовых общеизвестных оборотов . При их уместном употреблении они не портят деловую речь, а упрощают.

В результате
В итоге
Таким образом
Во-первых, во-вторых
В первую очередь
Например

В английском деловом письме также встречаются клише, однако язык английской деловой переписки более прост для понимания. В нем все реже используются большие грамматические конструкции и объемные фразы, за которыми теряется смысл. С каждым днем в английском деловом письме больше встречаются разговорные выражения, эмоционально окрашенные слова.

Итак, несколько эмоционально окрашенных фраз в деловом английском:

We are surprised that we have not yet received the order. Мы очень удивлены, что до сих пор не получили заказ.

We are extremely sorry. Нам чрезвычайно жаль.

I am truly grateful for your advice. Я искренне благодарен за Ваш совет.

I was delighted to hear the news that… Я был восхищен, узнав, что.

Таким образом, первое отличие — это наполнение деловой переписки. В России это клише, штампы, нейтральные слова. В англоязычных странах присутствуют разговорные выражения и эмоционально окрашенные слова. Строгий официально-деловой стиль характерен на Западе только для официальных документов.

Второе отличие — это начало письма. Чтобы показать свою заинтересованность в долгосрочных отношениях, деловая переписка на английском языке начинается с установления контакта с деловым партнером. Для этого американцы и англичане благодарят, интересуются чем-либо, вспоминают какие-то общие дела. Задача таких писем — не просто донести информацию, а построить с адресатом доверительные отношения.

We thank you for the letter Благодарим за Ваше письмо.

Many thanks for your letter Большое спасибо за Ваше письмо.

At your request, we sent you По Вашей просьбе мы выслали Вам

В деловом письме на русском языке установление контакта пропускается. Письмо начинается с объяснения причин обращения.

Ставим вас в известность
Настоящим уведомляю
Предлагаем вам уникальную возможность увеличить объем продаж
Вынуждены сообщить
В соответствии со статьей
В связи с возникновением новых обстоятельств
В ответ на Ваше письмо

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: