Делопроизводство в современной Италии - OXFORDST.RU

Делопроизводство в современной Италии

Делопроизводство в современной Италии

УДК: 32.077.1

Особенности документационного обеспечения в Италии.

Features of documentation support in Italy.

Авторы: МанукянАртушАветикович, Рубцова Татьяна Юрьевна – Российская Федерация, г.Краснодар, Академия маркетинга и социально-информационных технологий — ИМСИТ, студенты 2 курса факультета экономики и права.

Authors:ManukyanArtushАvetikovich, Rubtsova Tatyana Yuryevna- Russian Federation, Krasnodar,Academy of marketing and social and information technologies-IMSIT, 2nd year students of the faculty of еconomics and law.

Аннотация:Документационное обеспечение управления – это важнейшая составляющая всех уровней и видов управления. В последние время происходит особо активное внедрение в работу службы делопроизводства информационных технологий. В ходе политических и социально-экономических факторов научно-технического прогресса. Эра электроники диктует свои собственные технологии, а иногда и своеобразие не только формы делопроизводства, но и содержания документационного обеспечения управления.

Annotation: Management documentation is the most important component of all levels and types of management. Recently, there is a particularly active introduction of information technologies in the work of the office management service. In the course of political and socio-economic factors of scientific and technological progress. The era of electronics dictates its own technologies, and sometimes the originality of not only the form of office work, but also the content of management documentation.

Ключевые слова: делопроизводство, архив, система, органы, журналы.

The keywords: records management, archive, system, bodies, journals.

В специализированных зарубежных источниках и научной литературе работа с документами (RecordKeeping) трактуется как производство и сохранение в форме записанной информации полного, точного и достоверного свидетельства управленческой деятельности. В российском документоведении и архивоведении эквивалентов термину «RecordKeeping» не существует. Также в США организация, занимающаяся вопросами документации, называется «Национальный архив и управление документацией» (NationalArchivesandRecordsAdministration (NARA)). А в Германии употребляется термин «Schriftgutverwaltung», который переводится как «управление письменными документами». В Великобритании для обозначения термина «управление документами» используется понятие «RecordsManagement».

В целом работа с документами включает в себя: создание документов в ходе управленческой деятельности, а также способы обеспечения соответствия создаваемых документов определенным требованиям; проектирование, внедрение и эксплуатацию системы работы с документами (системы управления документами); управление документами, используемыми как в управленческой деятельности, так и в качестве архива.

Делопроизводство в современной Италии существует с тех времен, когда Итальянские государства находились под властью Наполеона. Французское правительство привило Италии классификацию документов и систему регистрации, основные черты которой сохраняются и сегодня. Через четырнадцать лет после образования Итальянской Республики правительство открыло в Риме – Архивио Централе деллоСтато(Центральный Государственный Архив).

Можно сказать, что современное делопроизводство в Италии началось с издания Королевского указа 1900 года (в документе были изложены основополагающие принципы работы канцелярий и архивных учреждений государственного правительства). Но несмотря на это, лишь в 1963 году сформировалась структура делопроизводства в том виде, в котором она официально существует и сейчас. Так же был издан ДекретодельПрезидентеделлоРепублика(Президентский указ), который определял основные требования к архивному хранению и делопроизводству, которые применяется и по сей день. Рассмотрим суть этих требований.

Итальянская система регистрации была изложена в Королевском указе 1900 года и мало чем отличается от других европейских систем. Каждая категория документов, объединенная общим заголовком или темой, соответствует ряду документов в журнале регистрации. Также для каждой категории документов заводится отдельный журнал. Как и в большинстве систем регистрации, каждый документ, поступивший или созданный в канцелярии, подлежит обязательной регистрации в журнал. Зарегистрированные документы последовательно нумеруются; записи входящих и исходящих документов ведутся в журнале раздельно. Факт регистрации документа является официальным подтверждением не только самого существования документа, но и его подлинности.

При регистрации входящих документов в журнале проставляется дата получения, имя отправителя и предмет дела. При регистрации исходящих документов указывается дата создания, адресат и предмет дела. Кроме того, все документы регистрируются в журнале той канцелярии, в которую они поступают.

В итальянской канцелярии обычно используется какая-либо стандартная схема классификации дел в сочетании с журналами регистрации, точно так же как в европейских. Королевским указом 1900 года была введена «систематическая классификации по мандатам (поручениям)». Эта шаблонная система предусматривает общие и специальные предметные категории, составляющие основу ведения дел в государственных министерствах.

Общие категории дел позволяют классифицировать административные документы, общие для всех или для большинства министерств, а специальные категории отражают потребности отдельно взятого министерства, которые обусловлены спецификой его деятельности. Эти предметные категории составляют иерархию классов и подклассов, к каждому из которых присваивается собственный буквенно-цифровой код. Похожая система широко используется в Северной Америке.

Помимо журналов, о которых говорилось раннее, в итальянских канцеляриях используется специальная категория журналов регистрации, называемых репорторио. Они представляют из себя список всех дел по каждой предметной категории, индексы которых состоят из двух журналов регистрации с алфавитными списками лиц, создавших, отправивших или получивших документы, а в третий журнал заносятся предметные индексы зарегистрированных документов.

Документы, которые перестали часто использовать, перемещаются из государственных ведомств в «депозитарные архивы» – промежуточные хранилища, представляющие собой сложную общегосударственную систему хранения. Раз в год документы из внутриведомственных архивов направляются в депозитарные архивы, где они хранятся в течение 40 лет с момента поступления. После истечения данного срока ценные исторические документы переводятся в соответствующее архивное хранилище, а все остальные подлежат уничтожению.

В президентском указе 1963 года определены сроки архивного хранения для всех категорий государственных документов, включая документы правительства, областей и провинций, а также муниципалитетов.

Центральное Архивное Управление, которое расположено в Риме, осуществляет руководство государственной сетью архивных учреждений, в которую входят Центральный Государственный Архив, Органы архивного надзора, региональные архивы отдельно взятых территорий и провинций и другие организации.

Органы архивного надзора функционируют независимо от государственного архива и решают вопросы регионального уровня в отношении документов, находящихся в собственности частных лиц или организаций.

Подведем итог. Делопроизводство в Италии начало свое развитие достаточно поздно, в отличии от остальных стран. Большое влияние на данный процесс оказало Французское правительство в таких областях как, классификация документов и система регистрации. На сегодняшний день, итальянская система документационного обеспечения управления походит на европейские системы делопроизводства.

Список литературы

1. Беззубенко, Н.С. Информационное обеспечение управления: учебное пособие /Н.С. Беззубенко. – Тула, 2008;

2. Рысков, О.И. Управление документами в европейских странах / О.И. Рысков // Делопроизводство. – 2006. – № 4;

3. Кузнецов, И.Н.Документационное обеспечение управления и делопроизводство/ Учебное пособие.- М., 2012.

История становления делопроизводства в различных странах

Автор работы: Пользователь скрыл имя, 07 Декабря 2013 в 19:03, реферат

Описание работы

Делопроизводство древнего мира достигло своего апогея в Риме времен Империи. Римляне создали сложную структуру делопроизводства, причем не только в самом Риме, но и вне его: Египте, Греции и других римских колониях. Все римские институты власти и системы управления на тот момент основывались на правовом фундаменте, что наглядно отражало значенияе систем делопроизводства в общественной жизни Рима.

Файлы: 1 файл

История становления делопроизводства в разных странах.doc

Реферат на тему: «История становления делопроизводства в различных странах»

Делопроизводство в Италии.

1. Делопроизводство в Древнем Риме

Делопроизводство древнего мира достигло своего апогея в Риме времен Империи.

Римляне создали сложную структуру делопроизвод ства, причем не только в самом Риме, но и вне его: Египте, Греции и других римских колониях.

Все римские институты власти и системы управления на тот момент основывались на правовом фундаменте, что наглядно отражало значенияе систем делопроизводства в общественной жизни Рима.

Рассматривая систему делопроизводства и ее составляющие, можно сказать, что в качестве носителей информации римляне использовали дерево (прежде всего, в силу высокой стоимости папируса), а также керамические пластинки – «черепки».

Документы на деревянных табличках, вышедшие из активного пользования, скреплялись вместе и образовывали так называемые кодексы, представлявшие собой подборки связанных документов. Все таблички в кодексе последовательно пронумеровывались и снабжались индексами для последующего поиска. Хранились таблички в так называемом таблинуме, являющегося аналогом современного архива.

Читайте также  Виды экологического туризма

В 79 году до н.э. в Риме был построен Табуляриум, который являлся центральным хранилищем для документов со всей Республики. Не смотря на это, в ведении правительства также находился Аэрариум – это отдельный архив для документов магистратов и других государственных чиновников.

Стоит отметить, что в период Республики свободный доступ к архивам предоставлялся каждому гражданину Рима.

Спустя время (с 27 года до н.э. по 476 год н.э.) на смену демократии Римской Республики пришел императорский диктат. В этот период Табуляриум утратил значение центрального правительственного хранилища – императоры стали хранить свои документы в депозитариях. В это время во всех провинциях были созданы «децентрализованные» хранилища, куда помещались документы как центральной, так и местной власти. Кроме того, существовали муниципальные центры документации.

В общем и целом, период Древнего Рима с точки зрения становления делопроизводства характеризуется тем, что именно в нем была сформирована первая в истории Западной цивилизации «общегосударственная» система. Совокупность центрального хранилища и рассредоточенных по всей Империи хранилищ различных уровней власти послужила прототипом для создания общегосударственной структуры делопроизводства и структуры, которая используется и по сей день.

2. Делопроизводство в итальянских городах-государствах

Средневековые итальянские города- государства внесли свой вклад в развитие систем делопроизводства – пожалуй, более существенный, чем любая Европейская страна.

Государственные архивы в этих государствах подразделялись на различные бюро, каждое из которых отвечало за хранение документов и дел местного правительства. Как правило, документы распределялись по делам по предмету, формату, или типу операций и располагались в хронологическом порядке.

Кроме того, временам итальянских городов-государств принадлежит история происхождения «журналов регистрации», содержащих в себе по тем временам новшество, а именно, отдельные регистры для входящих и исходящих документов.

3. Делопроизводство в современной Италии

Делопроизводство в современной Италии существует с начала XIX века – с тех времен, когда Итальянские государства находились во власти Наполеоновской Франции. Французское правительство привило Италии классификацию документов и систему регистрации, основные черты которой сохраняются и сегодня. Через четырнадцать лет после образования Итальянской Республики, которое произошло в 1861 году, правительство открыло в Риме Центральный Государственный Архив.

В нем хранились документы, изданные центральными административными органами национального правительства Италии. Кроме того, Архив управляет иерархией государственных архивных организаций на всей территории Италии и формирует структуру общегосударственного делопроизводства.

Подводя итоги, можно прийти к выводу, что современное делопроизводство в Италии началось с далеких времен. Однако лишь в 1963 году сформировалось окончательная структура делопроизводства в том виде, в котором она официально существует и сейчас. В это время вышел Президентский указ, определивший основные требования к архивному хранению и делопроизводству, которые, с незначительными изменениями, применяется и по сей день.

2. Делопроизводство во Франции.

На примере Франции можно наглядно спроследить, насколько длительный временной период становления прошла система делопроизводства.

Во Франции первыми документами были наскальные рисунки. Во времена позднего бронзового века во Франции (12000 – 700 гг. до н.э.) появились первые образцы пиктографического письма в качестве символических украшений на некоторых сосудах. В период формирования Галлии (5-2 века до н.э) письменных источников не нашлось, потому как у них не было письменности.

Письменные документы появились позже, лишь во времена формирования Новой власти в Галлии (1 век до н.э. – 1 век н.э.) . Это было связано с началом более тесной интеграции Галлии в римский мир. Во многих районах Галлии стал действовать сенат, а так же были созданы другие управляющие должности. Начиная с 27 г. до н.э. проводились переписи с целью оценить численность населения и его имущество, чтобы произвести раскладку налогов и различных податей.

Если во времена Римской империи все население подчинялось единому закону – писаному римскому праву, то после варварских вторжений этому праву продолжали подчиняться и подлежали суду на его основе только галло-римляне и духовенство.

Новые пришельцы следовали собственным законам, в основе которых лежали частная месть, денежная и судебная ордария, отличались меж собой на практике и полностью противоречили духу римского права. Король франков был источником права, закона, правосудия, назначал графов и епископов.

В 789 году Карл Великий опубликовал знаменитое «Всеобщее обращение» в котором повелевал открыть школу при каждом монастыре. Это возрождение образования очевидным образом опирались на становление делопроизводвства, возрождение письменности и латыни.

В 843 году был подписан Верденский договор. Это одновременно первый европейский договор и первое свидетельство рождения Франции.

С конца 11 века монахи аббатства Сен-Дени писали официальную историю королей Франции. В середине 13 века при Людовике Святом появился парламент, которому было поручено вершить суд именем короля. В конце века была создана счетная палата. Языком культуры становился французский язык.

При Карле 5, Карле 7 и Людовике 11 формировались органы современного государства, а следовательно, усиливалась роль документооборота и делопроизводства в целом. В 1470 году в Париже началось книгопечатанье, в 1530 году по инициативе Франциска I была создана Коллегия королевских чтецов, а уже в 1665 году основана Академия наук и создан первый международный журнал под названием «Журнал ученых».

В 1751 году вышла «Энциклопедия». Это был первый подобный толковый словарь в 33 томах, включавший в себе все знания того времени.

После Великой французской революции (1789 – 1794 гг) Франция особенно осознала ценность своих документов. И в 1794 году были созданы Национальные Архивы Франции.

В конце 18 века – начале 19 веков сформировалась политика, считавшая французский язык языком нации, а диалекты языками измены.

В 19 веке были приняты первый уголовный кодекс Франции, а также множество не менее важных документов.

В 20 веке регулярно стали проводить референдумы, касающиеся принятия различных законов. Была принята и 3 раза обновлена Конституция, был введен новый уголовный кодекс, утверждено множество документов, носящих свою силу и по сей день.

Таким образом, делопроизводство прошло большой путь становления. От первых наскальных рисунков до современных документов. И прошло оно его в первую очередь за счет систем делопроизводства, которые позволяли накапливать колоссальные по тем временам объемы знаний.

Делопроизводство в современной Италии

Библиографическая ссылка на статью:
Игнатьева А.Е. Делопроизводство в Российской Федерации и зарубежных странах: сравнительный анализ // Гуманитарные научные исследования. 2016. № 12 [Электронный ресурс]. URL: https://human.snauka.ru/2016/12/18254 (дата обращения: 14.09.2021).

Когда речь идет о делопроизводстве и организации работы с документами в РФ, нельзя не обращать внимание на опыт в этой области в зарубежных странах. Наши соотечественники, подходя к изучению ведения документооборота на предприятиях, порой ориентируются на страны, где этому уделяют большее внимание. Российский рынок с давних времен, как и во многих государствах, развивается по законам мирового рынка. В связи с этим, сравнивая российское и зарубежное направления развития делопроизводства, довольно часто мы наблюдаем схожие черты. Однако система документооборота, организация его процесса на предприятиях нашей страны имеет и свои специфические особенности. Это касается как государственного, так и частного сектора учреждений.

Необходимо отметить, что в настоящее время виднеется глобальный процесс к унификации и стандартизации работы с документами. Это происходит как в нашей стране, так и во всем мире.

Развитие делопроизводства тесно связано с научно-техническим прогрессом своей страны. Делопроизводство формируется достаточно долго, оно претерпевает множество изменений и, в конце концов, приходит к исходному варианту.

Каждый этап развития делопроизводства имеет свои особенности, оно опирается на характер развития самого государства, терпит множество изменений. Меняются формы документов, способы и методы их ведения, постоянно появляются все новые и новые технические средства документирования, совершенствуются нормативно-правовые базы делопроизводства. Подобный процесс развития делопроизводства наблюдается не только в нашей стране, но и в других.

В целом российское делопроизводство было в состоянии самостоятельно искать методы работы с документами, однако всегда использовался и зарубежный опыт документирования [1]. В связи с этим, актуальным будет сравнение зарубежного и отечественного развития систем документооборота.

Читайте также  Виды маркетинговых исследований

Фокусируя внимание на характер движения документов внутри организации, в России наблюдается жесткая должностная иерархия, т. е. отечественный документооборот строится по вертикальному принципу, обеспечивая движение документа от руководителя к исполнителю и обратно. В западных же странах, как правило, используется горизонтальный характер движения, когда документ направляется сразу исполнителю, минуя при этом руководство.

В России традиционно документы регистрируются в специально предназначенных журналах, куда заносится вся информация о документах, их перемещениях и другие сведения. Но сейчас журнальную регистрацию практически вытеснила электронная, или автоматизированная, форма регистрации документов, которая ведется с помощью специального программного обеспечения. В российском делопроизводстве регистрацию, как правило, проводит специальный орган, контролирующий исполнение документов. Обычно к нему относится персонал, который не имеет никакого отношения к самим документам и их содержанию. В западных странах Европы и Америки подобного органа нет. Необходимо, также, отметить, что в нашей стране после того, как документам присвоили номера, их зарегистрировали, необходимо провести экспертизу ценности. В странах западной Европы до регистрации документа проводят экспертизу и определяют сроки его хранения.

В качестве примера можно рассмотреть процесс регистрации в Италии, где каждая категория документов, которая объединена общей темой или заголовком, соответствует определенному ряду документов в регистрационном журнале [2]. Как правило, каждая категории документов регистрируется отдельно. Все документы последовательно нумеруются; записи исходящих и входящих документов принято вести раздельно. Когда регистрируют входящие документы, проставляют дату получения, предмет дела и имя отправителя. Когда исходящие – дату создания документа, предмет дела и адресат.

Помимо упоминавшихся выше журналов, в канцеляриях Италии используется специальная категория регистрационных журналов, которые называются «репорторио». Они представляют собой список всех дел по каждой предметной категории. Индексы к данным журналам состоят из двух журналов регистрации со списками лиц, отправивших, создавших или получивших документы, в алфавитном порядке, в третий журнал заносят предметные индексы уже зарегистрированных документов.

Также важно сказать, что именно в Римской Империи сформировалась первая в истории цивилизации Западной Европы «общегосударственная» система документационного обеспечения управления [3]. Совокупность рассредоточенных по всей Римской Империи хранилищ разных уровней власти и центрального хранилища стала прототипом для создания общегосударственной структуры документационного обеспечения управления, использующейся, и по сей день.

Современный мир невозможно представить без электронного оборудования. Во многих государствах, таких как Германия, Англия, Франция и других развитых странах, благодаря широкому применению многообразных информационных и компьютерных технологий, делопроизводство и документооборот давно ведется уже практически полностью на безбумажных носителях. Нормативное регулирование электронного документооборота на сегодня приобретает первостепенное значение при организации и функционировании современных систем документооборота на предприятии в развитых странах. В России же, несмотря на все современные технологии, делопроизводство до сих пор строится в основном на бумажных принципах, которым лишь помогают системы электронного документооборота [4]. У нас нормативные и методические разработки в развитии информационных технологий отстают от западных, несмотря на то, что в последнее время законодательство в области работы с документами значительно обновилось.

Для обеспечения потребностей развития электронного документооборота необходимо выработать единообразные нормы, унифицировать и гармонизировать законодательство об электронном документообороте. Здесь стоит обратить внимание и на деятельность Международной организации по стандартизации (ИСО), которая при необходимости разрабатывает новые стандарты, в том числе и в сфере делопроизводства. Несмотря на различия в законодательстве многих государств международные требования в области документооборота находят свое отражение в национальных стандартах зарубежных стран и стандартах России. Многие российские ГОСТы были составлены благодаря такой организации как ИСО [5].

Так, российским организациям следует учитывать традиционные российские принципы работы с документами, но для повышения конкурентоспособности также не стоит забывать и о прогрессивных западных методах работы. Из этого следует, что руководителю необходимо требовать от работников профессиональных знаний в данной области, а также стимулировать их к активному поиску оптимальных решений и обращаться к международному опыту.

В заключении необходимо добавить, что сейчас у многих стран, в том числе и России, существует общая главная проблема управления документами. Это, конечно, переход от бумажного мира ХХ в. в электронный мир ХХI в.

Особенности нормативного регулирования организации работы с документами в Италии

1.3.4 Особенности нормативного регулирования организации работы с документами в Италии

Италия – древняя страна с богатой историей делопроизводства, насчитывающей в буквальном смысле несколько тысячелетий.

Италия – относительно молодое государство, однако история делопроизводства на этих землях началась не менее 2000 лет назад, еще во времена Римской Республики и сменившей ее впоследствии Римской Империи. Эти два государства породили одну из величайших цивилизаций, когда-либо существовавших в мире, и внесли огромный исторический вклад в развитие делопроизводства.

Делопроизводство в современной Италии существует с начала XIX века – с тех времен, когда Итальянские государства находились во власти Наполеоновской Франции. Французское правительство привило Италии классификацию документов и систему регистрации, основные черты которой сохраняются и сегодня. Через четырнадцать лет после образования Итальянской Республики, которое произошло в 1861 году, правительство открыло в Риме – Центральный Государственный Архив (ArchivioCentraledelloStato). Расположенный в Риме, Архив хранит документы, изданные центральными административными органами национального правительства Италии. Кроме того, Архив управляет иерархией государственных архивных организаций на всей территории Италии и формирует структуру общегосударственного делопроизводства.

Можно сказать, что современное делопроизводство в Италии началось с издания Королевского указа 1900 года, где были изложены основополагающие принципы работы канцелярий и архивных учреждений государственного правительства.

Однако лишь в 1963 году сформировалось структура делопроизводства в том виде, в котором она официально существует и сейчас. В 1963 году принят Президентский указ (DecretodelPresidentedelloRepublica), определивший основные требования к архивному хранению и делопроизводству, которые, с незначительными изменениями, применяется и по сей день. Рассмотрим суть этих требований.

Итальянская система регистрации была изложена в Королевском указе и мало чем отличается от других европейских систем.

Каждая категория документов, объединенная общим заголовком или темой (titolario) соответствует ряду документов в журнале регистрации (protocollo). Как правило, для каждой категории документов заводится отдельный журнал. Как и в большинстве систем регистрации, каждый документ, поступивший или созданный в канцелярии, подлежит обязательной регистрации в журнал. Зарегистрированные документы последовательно нумеруются; записи входящих и исходящих документов ведутся в журнале раздельно. Факт регистрации документа является официальным подтверждением не только самого существования документа, но и его подлинности.

При регистрации входящих документов в журнале проставляется дата получения, имя отправителя и предмет дела. При регистрации исходящих документов указывается дата создания, адресат и предмет дела. Кроме того, все документы регистрируются в журнале той канцелярии, в которую они поступают.

Предметная классификация дел

В европейских канцеляриях обычно используется какая-либо стандартная схема классификации дел в сочетании с журналами регистрации, и Италия в данном случае не является исключением. Королевским указом была введена «систематическая классификации по мандатам (поручениям)». Эта стандартная система (titolario) предусматривает как общие, так и специальные предметные категории, составляющие основу ведения дел в государственных министерствах.

Общие категории дел позволяют классифицировать административные документы, общие для всех или для большинства министерств (такие, например, как личные дела), в то время как специальные категории отражают потребности отдельно взятого министерства, обусловленные спецификой его деятельности. Различные предметные категории составляют иерархию классов и подклассов, каждому из которых присваивается собственный буквенно-цифровой код. Похожая система широко используется в Северной Америке.

Помимо журналов, о которых говорилось выше, в итальянских канцеляриях используется специальная категория журналов регистрации, называемых репорторио (reportorio). Эти журналы представляют собой перечень всех дел по каждой предметной категории. Индексы к журналам состоят из двух журналов регистрации с алфавитными списками лиц, создавших, отправивших или получивших документы, тогда как в третий журнал заносятся предметные индексы зарегистрированных документов.

Читайте также  Ноосфера и экология Земли

Организация работы с вышедшими из активного пользования документами

Вышедшие из активного пользования документы перемещаются из итальянских государственных ведомств в так называемые «депозитарные архивы» – промежуточные хранилища, представляющие собой сложную общегосударственную систему хранения. Раз в год документы из внутриведомственных архивов направляются в депозитарные архивы, где они хранятся в течение 40 лет с момента поступления. По истечении этого срока документы, имеющие историческую ценность, переводятся в соответствующее архивное хранилище, а все оставшиеся – уничтожаются.

Описанная система предполагает, как правило, по одному такому архиву на каждое головное министерство (directorate) государственного правительства, и по одному – на каждую префектуру или региональное правительство.

В Президентском указе определены сроки архивного хранения для всех категорий государственных документов, включая документы правительства, областей и провинций, а также муниципалитетов.

Как уже отмечалось, расположенное в Риме Центральное Архивное Управление осуществляет руководство государственной сетью архивных учреждений, в которую входят Центральный Государственный Архив, Органы архивного надзора (Sovrintendenze archivistiche), региональные архивы отдельно взятых территорий и провинций (Archivi de Stato) и другие организации.

В большинстве центральных, региональных и провинциальных министерств государственного правительства выделяются Наблюдательные Комиссии, контролирующие исполнение правительственных программ в сфере делопроизводства. В состав наблюдательной Комиссии входят глава соответствующего министерства (или назначаемое должностное лицо), другие руководители высшего звена, а также представитель государственного архива.

Комиссии осуществляют общий административный надзор за системой делопроизводства в министерствах и ведомствах, в том числе за зданиями и иными владениями внутриведомственными и депозитных архивов. Они оценивают качество имеющихся систем хранения документов, и определяют документы, подлежащие изъятию. Подлежащие изъятию документы передаются в Министерство культурного и природного достояния, где принимается окончательное решение об их уничтожении.

Органы архивного надзора

Органы архивного надзора функционируют независимо от государственного архива и решают вопросы регионального уровня в отношении документов, находящихся в собственности частных лиц или организаций.

Реферат Делопроизводство в современной Италии

Работа добавлена на сайт bukvasha.ru: 2015-10-28

Государственное образовательное учреждение

высшего профессионального образования

Челябинский юридический институт

Министерства внутренних дел Российской Федерации

ДОКЛАД
ПО ОСНОВАМ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА
НА ТЕМУ: ОСНОВЫ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В ИТАЛИИ

Выполнил: студент 134 группы

Касимов И. А.
Проверил :

Старший преподаватель кафедры УИПП

Бетенев В.В.
Челябинск 2009
Содержание
1) Делопроизводство в современной Италии……………………………….3

3) Предметная классификация дел…………………………………………..4

4) Наблюдательные комиссии……………………………………………….5

5) Органы архивного надзора………………………………………………..5

Делопроизводство в современной Италии

Делопроизводство в современной Италии существует с начала XIX века – с тех времен, когда Итальянские государства находились во власти Наполеоновской Франции. Французское правительство привило Италии классификацию документов и систему регистрации, основные черты которой сохраняются и сегодня. Через четырнадцать лет после образования Итальянской Республики, которое произошло в 1861 году, правительство открыло в Риме – Архивио Централе делло Стато (ArchivioCentraledelloStato, Центральный Государственный Архив). Расположенный в Риме, Архив хранят документы, изданные центральными административными органами национального правительства Италии. Кроме того, Архив управляет иерархией государственных архивных организаций на всей территории Италии и формирует структуру общегосударственного делопроизводства.
Можно сказать, что современное делопроизводство в Италии началось с издания Королевского указа 1900 года (в документе были изложены основополагающие принципы работы канцелярий и архивных учреждений государственного правительства). Однако лишь в 1963 году сформировалось структура делопроизводства в том виде, в котором она официально существует и сейчас. В это время вышел Декрето дель Президенте делло Република (DecretodelPresidentedelloRepublica, Президентский указ), определивший основные требования к архивному хранению и делопроизводству, которые, с незначительными изменениями, применяется и по сей день. Рассмотрим суть этих требований.
Регистрация документа

В предыдущих статьях мы уже описывали основные принципы систем регистрации документов, повсеместно используемых в Европе. Итальянская система регистрации была изложена в Королевском указе 1900 года и мало чем отличается от других европейских систем. Каждая категория документов, объединенная общим заголовком или темой (titolario) соответствует ряду документов в журнале регистрации (protocollo). Как правило, для каждой категории документов заводится отдельный журнал. Как и в большинстве систем регистрации, каждый документ, поступивший или созданный в канцелярии, подлежит обязательной регистрации в журнал. Зарегистрированные документы последовательно нумеруются; записи входящих и исходящих документов ведутся в журнале раздельно. Факт регистрации документа является официальным подтверждением не только самого существования документа, но и его подлинности.
При регистрации входящих документов в журнале проставляется дата получения, имя отправителя и предмет дела. При регистрации исходящих документов указывается дата создания, адресат и предмет дела. Кроме того, все документы регистрируются в журнале той канцелярии, в которую они поступают.
Предметная классификация дел

В европейских канцеляриях обычно используется какая-либо стандартная схема классификации дел в сочетании с журналами регистрации, и Италия в данном случае не является исключением. Королевским указом 1900 года была введена «систематическая классификации по мандатам (поручениям)». Эта стандартная система (titolario) предусматривает как общие, так и специальные предметные категории, составляющие основу ведения дел в государственных министерствах.
Общие категории дел позволяют классифицировать административные документы, общие для всех или для большинства министерств (такие, например, как личные дела), в то время как специальные категории отражают потребности отдельно взятого министерства, обусловленные спецификой его деятельности. Различные предметные категории составляют иерархию классов и подклассов, каждому из которых присваивается собственный буквенно-цифровой код. Похожая система широко используется в Северной Америке.
Помимо журналов, о которых говорилось выше, в итальянских канцеляриях используется специальная категория журналов регистрации, называемых репорторио (reportorio). Эти журналы представляют собой перечень всех дел по каждой предметной категории. Индексы к журналам состоят из двух журналов регистрации с алфавитными списками лиц, создавших, отправивших или получивших документы, тогда как в третий журнал заносятся предметные индексы зарегистрированных документов.
Организация работы с вышедшими из активного пользования документами

Вышедшие из активного пользования документы перемещаются из итальянских государственных ведомств в так называемые «депозитарные архивы» – промежуточные хранилища, представляющие собой сложную общегосударственную систему хранения. Раз в год документы из внутриведомственных архивов направляются в депозитарные архивы, где они хранятся в течение 40 лет с момента поступления. По истечении этого срока документы, имеющие историческую ценность, переводятся в соответствующее архивное хранилище, а все оставшиеся – уничтожаются.
Описанная система предполагает, как правило, по одному такому архиву на каждое головное министерство (directorate) государственного правительства, и по одному – на каждую префектуру или региональное правительство.
В Президентском указе 1963 года, о коем уже упоминалось выше, определены сроки архивного хранения для всех категорий государственных документов, включая документы правительства, областей и провинций, а также муниципалитетов.
Как уже отмечалось, расположенное в Риме Центральное Архивное Управление осуществляет руководство государственной сетью архивных учреждений, в которую входят Центральный Государственный Архив, Органы архивного надзора (Sovrintendenze archivistiche), региональные архивы отдельно взятых территорий и провинций (Archivi de Stato) и другие организации.
Наблюдательные комиссии

В большинстве центральных, региональных и провинциальных министерств государственного правительства выделяются Наблюдательные Комиссии, контролирующие исполнение правительственных программ в сфере делопроизводства. В состав наблюдательной Комиссии входят глава соответствующего министерства (или назначаемое должностное лицо), другие руководители высшего звена, а также представитель государственного архива.
Комиссии осуществляют общий административный надзор за системой делопроизводства в министерствах и ведомствах, в том числе за зданиями и иными владениями внутриведомственными и депозитных архивов. Они оценивают качество имеющихся систем хранения документов, и определяют документы, подлежащие изъятию. Подлежащие изъятию документы передаются в Министерство культурного и природного достояния, где принимается окончательное решение об их уничтожении.
Органы архивного надзора

Органы архивного надзора функционируют независимо от государственного архива и решают вопросы регионального уровня в отношении документов, находящихся в собственности частных лиц или организаций.

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: